Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: 41ST CONGRESS OF THE INTERNATIONAL SOCIETY OF PAEDIATRIC ONCOLOGY
Candidato: SOMA
Cliente: SOBOPE - Sociedade Brasileira de Oncologia Pediatrica
Segmento: Eventos
Estado: SP
TROFÉU LEVITATUR
Categoria: Congresso Internacional
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Coquetel de abertura

A SOMA, empresa de organização de eventos, atua em todo território nacional, há 34 anos. Tem como objetivo principal o planejamento, organização e execução de qualquer tipo de evento, podendo ser associativo, cientifico, técnico, corporativo, esportivo e social. Citamos como clientes, a Santa Casa de Misericórdia de São Paulo, os Laboratórios Baldacci S.A entre outros.

Participamos desde a captação desse congresso para o Brasil e fomos responsáveis pelo planejamento, organização e execução integralmente, assim como pelo planejamento e comercialização da exposição comercial e pela captação de recursos empresariais e de órgãos de fomento.

A International Society of Paediatric Oncology fundada há 43 anos, realiza seu congresso itinerante, anualmente.

Foi realizado pela primeira vez no Brasil e pela segunda vez na América do Sul (1995, em Montevidéu, Uruguai).

O 41st Congress of the International Society of Paediatric Oncology desenvolveu ações, associando sua imagem a um evento responsável e de vanguarda. Teve como grande diferencial a capacidade de gerar experiências inesquecíveis nas pessoas.

Galeria de imagens
Cartão confirmação
Adesivo
Anuncio Revista
Banner
Certificado
Papel Carta
Ticket
Banner
Secretaria
Entrada Congresso
Crachas
Crachas
Crachas
Ingresso Cerimonia de Abertura
Convite Jantar
Convite Cerimonia de Abertura
Ticket Headphone
Convite Jantar da Presidente
Programa Cerimónia de Abertura
Programa Cerimónia de Abertura
         

 

A partir da avaliação e definição das metas desejadas, realizamos o projeto global do Congresso, focando o menor custo de inscrição versus maior qualidade científica e social, tanto para o congressista quanto para o acompanhante. A proposta não foi só de vender um produto, realizar mais um congresso. O diferencial foi a capacidade de gerar experiências inesquecíveis nas pessoas, em diferentes ações.

Os trabalhos se desenvolveram durante 4 anos ininterruptos. Foram realizadas 4 viagens internacionais para divulgação, na edição anterior, em Berlim, e reuniões preparatórias com o Board, além de 70 reuniões entre SOMA e Comissão Organizadora e Científica e toda a cadeia produtiva de eventos.

Contou com 1.649 participantes, provenientes de 86 países, dos cinco continentes, sendo 1.175 congressistas, 312 acompanhantes e 162 expositores.

Fizemos também a organização e comercialização da Exposição Paralela. Em função da quantidade de trabalhos científicos em pôsteres, que necessitam ficarem expostos, a exposição comercial ficou reduzida a 144 m2, com 17 empresas nacionais e internacionais.

Galeria de imagens
Circulatoria
Cyber
Zen Area
Sala São Paulo
Poster
Time table
Sessão de encerramento
     

 

Iniciamos os trabalhos com a criação da marca. O estudo partiu da flora e fauna associadas a partícula de uma célula e a inclusão de elementos gráficos, pontuando a Amazônia, aguçando a curiosidade sobre o Brasil.

Ressaltamos a complexidade da divulgação desse evento, assim como a interface científica, em função da inexistência de um mailing list mundial.
A montagem do programa científico e toda divulgação do congresso foram realizadas exclusivamente por processo eletrônico, reforçada somente pela participação na edição anterior, em Berlim.

A partir da avaliação da meta desejada, realizamos o planejamento do Congresso, definindo a estratégia de marketing, o cronograma de atividades e de custos, a captação de recursos, a exposição paralela e sua comercialização.

O projeto envolveu ações científicas, sociais, esportivas e de acompanhantes, com a inclusão do terceiro setor, visando menor custo para o congressista versus maior qualidade científica e de relacionamento, encaminhando para um congresso sensorial.

O principal objetivo foi o de atualizar, qualificar e reciclar profissionais que atuam direta ou indiretamente na área, fomentado por um congresso responsável e de vanguarda.

Dinâmica do Congresso
A dinâmica do congresso foi formada por programação científica, social, atividade esportiva e de acompanhantes.

Programação Científica
Foram realizadas 141 atividades científicas, compostas por 510 professores distribuídos em 685 participações científicas, em doze salas simultâneas, através de :
- 16 Symposia
- 04 Satellites Symposia
- 19 Free Papers
- 18 Nurses Sessions
- 33 Round Table
- 25 Meetings
- 09 Key Note Lecture
- 01 Prize Session
- 01 Video Session
- 01 Board Session
- 05 Workshop
- 02 Assembléias
- 05 Closed Meetings
- 498 Posters.

Atividades Científicas Paralelas
Lançamento de livros com a presença dos autores

Atividades Sociais

Sessão de Abertura
Foi realizada na Estação Júlio Prestes. A abertura, composta por pequenos discursos, foi seguida por concerto da TUCCA Filarmonia, regido pelo Maestro João Mauricio Galindo, na Sala São Paulo.
O programa musical apresentou um didático paralelo, entre a música erudita mundial e brasileira, desde o século 18 até a bossa nova, finalizado com um eletrizante frevo de Moraes Moreira.
Os congressistas foram recebidos por farto coquetel com delícias de nossa culinária, enquanto pequenos grupos visitavam os salões regiamente decorados com destaque na iluminação. Foram instalados bares pelo foyer, com cores e sabores brasileiros e muitas frutas tropicais para a preparação de caipirinhas.
Os bartenders, alguns exóticos, além de prepararem as bebidas, foram atração para fotos com europeus e asiáticos.
Após o concerto foi servido prato quente, sobremesas, café, chás, biscoitinhos e bebidas alcoólicas digestivas.

- Jantar do Presidente
Realizado no Restaurante O Leopolldo Faria Lima, com o patrocínio do Hospital do Câncer, foi exclusivo ao Board, speakers e convidados especiais, com música da Camerata Dracos.

- Gala Dinner
Por ser uma atividade por adesão, foi projetado para 450 congressistas e atingiu a meta. Foi realizado nos salões e terraços do Jockey Club de São Paulo, criando uma dinâmica confortável a todos. Os salões foram decorados e montados com dinâmica diferentes; o da esquerda com mesas formais e o da direita, com lounges, para atender à todas as faixas. O jantar foi servido pelo Buffet Charlô, com música do Trio SP Show, seguido de show da Escola de Samba Rosas de Ouro em pequena escala, mas focando as alas de baianas, passistas, mestre sala e porta bandeira, grandes fantasias e a maravilhosa bateria com puxador de samba.
Foram ofertadas aos participantes sandálias Havaianas brancas com a identidade visual do congresso, se tornando o objeto do desejo de quem não compareceu a esse Jantar.

- Brinde de Encerramento
Ao término das atividades científicas, à saída dos salões Comandatubas, os congressistas foram recebidos por garçons com taças de Chandon e show dos Meninos do Morumbi, projeto de recuperação de crianças drogadas, da favela de Paraisópolis. As crianças estavam posicionadas na escadaria do Auditório. Inicialmente cantaram com boca chiusa, seguido de muita percussão e para finalizar, convidaram os congressistas para dançarem. Todos ficaram extremamente sensibilizados com a explanação do coordenador do Projeto e muitos se interessaram em conhecê-lo mais profundamente.

Atividades Esportivas

- Futebol no Morumbi
Os congressistas foram recebidos no Estádio do Morumbi pela diretoria do São Paulo Futebol Clube, para assistir uma partida do Campeonato Brasileiro entre Coritiba e São Paulo. Visitaram o museu, fizeram compras na lojinha, tomaram lanche vendido nos setores por ambulantes, sem nenhum preconceito.
Ficaram encantados e acharam muita graça na sonoridade dos “xingamentos e palavrões” gritados pela torcida e fizeram coro repetindo tudo, mesmo sem nada entender.
Apesar do frio intenso e grande umidade provocada pelos chuviscos constantes, se divertiram e foi um ponto alto de muita sinergia.

- Soccer Society - Europeus x Sulamericanos
Foi realizada uma partida de futebol no Hotel Transamérica entre os congressistas. As equipes estavam com uniforme personalizado,

- Tom Voute FUN & RUN
Corrida de 6 km, tradicional atividade incentivando a prática esportiva e, nessa edição, dedicada à Tom Voute, importante membro da SIOP.
Foi realizada no Parque Villa Lobos, com a proposta de “mente sã, corpo são”.
Os corredores, praticamente um tapete verde com bordas em flores coloridas, música ao fundo, além de aromas variados em seu trajeto.
Instalamos postos de distribuição de água na largada e percurso. Foram confeccionadas e fornecidas camisetas especiais para formação das equipes.
O aquecimento dos corredores, das 6h às 6h30, foi realizado por professores de educação física e animado por uma tradicional corredora e vencedora da Corrida Internacional de São Silvestre, com fundo musical.
Houve controle e tomada de tempo pela Federação Paulista de Atletismo.
Foram entregues medalhas a todos concorrentes e, para premiação, coroas de louros e troféus aos três vencedores das categorias feminina e masculina.
Foi servido café da manhã com frutas, sanduíches, salgadinhos, sucos e isotônicos.
Esta atividade estava fadada ao fracasso; apesar de plena primavera, a temperatura nessa manhã era de 8ºC, com vento úmido. No entanto, participaram 98 corredores de vários países, que se divertiram muito, gerando diferenciais competitivos.

Programa de Acompanhantes
Constituiu-se de participação na sessão de abertura, concerto e coquetel, à exposição comercial, aos coffee breaks e lunch box diariamente, pelo uso do Espaço Zen onde
profissionais aplicavam shiatsu, quick massagem, reflexologia e florais e também ao brinde de encerramento com a apresentação dos Meninos do Morumbi.

Receptivo e Traslados
Houve receptivo no Aeroporto Internacional Governador André Franco Montoro nos dias 4, 5 e 6 de outubro, nas duas saídas dos dois terminais.
As linhas dos traslados foram codificadas através de cores e os guias e ônibus identificados com a cor de cada percurso. Foram colocados traslados durante todo o dia entre hotéis e Centro de Convenções e, para os programas noturnos, diretamente de cada linha. Utilizamos 40 ônibus para cobrir as atividades diurnas e noturnas.

Serviços de Apoio
- Hospitality desk
- Internet Café
- Zen Area
- Guarda-Volumes
- Pronto-Socorro
- Sala VIP
- Media Desk

Material impresso
Todo material impresso foi confeccionado em papel “Reciclato”. A divulgação foi basicamente enviadas por e-mails marketing ao mailing utilizado, para esse fim.

E-mails MKT
Enviamos e-mails marketing, em diferentes edições, com foco, chamada e divulgação para:
- à indústria, focando a participação na exposição e a oportunidade de negócio;
- aos médicos divulgando o Congresso, programas pré e pós congresso, a chamada de trabalhos, o programa científico em suas diferentes etapas, inscrições para o Fun & Run; o programa social; adesão ao Gala Dinner, três com chamada para o término de inscrições prévias, especificando o nº de dias faltantes, e envio do cartão de confirmação de inscrição.

Galeria de imagens
Abertura - Sala São Paulo
Abertura - Sala São Paulo
Jantar do Presidente - Leopoldo
Jantar do Presidente - Leopoldo
Gala Dinner - Escola de Samba Rosas de Ouro
Gala Dinner - Escola de Samba Rosas de Ouro
Gala Dinner - Escola de Samba Rosas de Ouro
Fun & Run - Aquecimento
Fun & Run - Largada
Fun & Run - Chegada
Fun & Run - Entrega de Medalhas
Fun & Run - Entrega de Medalhas
Fun & Run - Premiação
Fun & Run - Premiação
Fun & Run - Premiação
Soccer Society
Estádio do Morumbi
Estádio do Morumbi
Apresentação Meninos do Morumbi
Apresentação Meninos do Morumbi
         

 

Não podemos demonstrar e nem comparar este congresso com a edição anterior, porque foram projetados e realizados por empresas distintas, em diferentes países e continentes. A SIOP não disponibilizou esses dados.

No entanto, podemos ressaltar que o Congresso teve um resultado altamente positivo. A entidade havia sofrido um revés financeiro em função da crise econômica dos USA e, através dessa receita, conseguiu reequilibrar o seu budget.

Na descrição desse projeto ressaltamos:
* a mão de obra empregada - 242 pessoas diariamente e 325 diárias diluídas nos eventos sociais e esportivo.
* ocupação hoteleira de 2.243 pernoites pela agência oficial, acrescida de1.830 diárias diretamente com a rede hoteleira local.
* contratação de fornecedores – toda a cadeia produtiva para eventos; estúdio criação, projeção, sonorização, tradutores, gráfica, buffets, segurança, limpeza, pasta, caneta, crachá, brindes, transporte em ônibus e Vans, mobiliário, decoração ambiental e floral, montagem de estandes, palcos, comunicação visual, ambulância, seguradora, medalhas, troféus, camisetas e havaianas.
* comercialização e participação de 16 empresas, em 144 m2 de estandes.
* geração de resultados/ negócios para toda a cadeia produtiva de turismo e eventos,
* inclusão do terceiro setor.

- Todo material de divulgação foi impresso em papel “Reciclato”, num total de 1,9
toneladas, composto em 75% por sobras de papel da Cia Suzano de Papel e
Celulose e os 25% restantes, de aparas pós consumo, coletadas em centros urbanos,
através de acordos com cooperativas de catadores de papel.
- Os Anais foram entregues em CD e não impressos, contra a tradição científica
mundial, pela preocupação em economizar o uso de papel, preservando nossas
árvores.
- A decoração ambiental e floral do Centro de Convenções, Jockey Club e Parque Villa Lobos foi realizada através de empresa focada na preservação ambiental.
- O lixo foi separado, selecionado e reciclado para reutilização.
- A sobra de todo material do Congresso tais como pastas, camisetas, alimentos e
medalhas, foram doados para o Educandário Dom Duarte, em São Paulo, que atende
mais de 1.000 crianças e seus familiares.

Cedemos espaço para entidades do terceiro setor, apresentarem suas ações, exporem e venderem seus trabalhos;

O Congresso empregou diretamente 242 pessoas, entre estudantes e profissionais, distribuídas em :
- recepcionistas, projeção e sonorização, montador de estandes, técnicos e tradução simultânea, alimentos e bebidas, limpeza, segurança, pronto socorro, fotógrafos, agência de turismo, coordenador de transporte e motoristas, produção de eventos sociais, sinalização, carregadores, além de 325 diárias para as atividades sociais e esportivas.

Além das pessoas acima relacionadas, os laboratórios/empresas expositoras,
contrataram serviços de apoio para recepção, alimentação, segurança, limpeza e pequenos shows para seus estandes nos intervalos de café, almoço e final da tarde.

Diante do exposto podemos afirmar que o Congresso atingiu seus objetivos científicos claramente expostos, exercendo responsabilidade social e com o meio ambiente.

Galeria de imagens
Poster Area
Exposição
Participantes x Retorno
   

 

 

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