Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: EXPOSIÇÃO EU, PORTO ALEGRE
Candidato: Capacità Eventos
Cliente: Anilson Costa
Segmento: Eventos
Estado: RS
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Espaço Ciclovias da Exposição Eu, Porto Alegre - a Cidade do Futuro

A CAPACITÀ EVENTOS (posições 1/2) é uma empresa de prestação de serviços que atua na organização de eventos desde 1995, cujo principal objetivo é a realização de eventos diferenciados, procurando atender às necessidades dos seus clientes; propondo um trabalho de planejamento, viabilização e execução dos serviços que envolvem a organização de um evento, assim como o gerenciamento de fornecedores que prestam serviços. A CAPACITÀ atua no mercado nacional de eventos empresariais e trabalha com clientes dos mais diversos portes, do setor público e privado. Entre as ações desenvolvidas destacamos: Planejamento do evento: apresentação sobre o entendimento e a compreensão do briefing, bem como a estratégia de planejamento com a abordagem criativa.
Estratégia e organização: apresentação de material com as fases básicas do processo de preparação e montagem do evento, compreendendo: a) programação completa do evento – descrita de maneira organizada e sequencial; b) indicação de palestrantes internacionais considerando a adequação do mesmo ao tema; c) descrição das atividades a serem desenvolvidas nas fases pré-evento, durante e pós-evento, incluindo o ordenamento das atividades de coordenação geral, administrativo-financeiro, logística, comunicação, cenografia, cerimonial/protocolo e etc.; d) orçamento detalhado do evento contendo todos os itens relativos à execução.
Execução e implantação do evento: apresentação de dois cronogramas: a) execução físico-financeira; b) cronograma de atividades, com desdobramento de ações operacionais, fixando providências, prazos de início e término e responsáveis pela execução.
Controle e avaliação do evento: relatório pós-evento com a averiguação das fases de planejamento, organização e execução do evento, examinando o alcance dos objetivos e resultados obtidos. O documento inclui: a) preparação e aplicação do questionário de avaliação; b) avaliação dos objetivos e resultados; c) fechamento das despesas; d) prestação de contas junto a patrocinadores e apoiadores.
Ficha Técnica
Título: Exposição Eu, Porto Alegre
Tema: A Cidade do Futuro
Número de participantes: cerca de 30.000 visitantes
Local: Usina do Gasômetro
Período: de 22 de março até o dia 4 de abril de 2010.
Horário: das 9h00 às 21h00
Entrada franca
Abrangência: regional
Atividades paralelas: Cerimônia de Inauguração e Happy Hour de Confraternização
Entidade promotora: PMPA – Prefeitura Municipal de Porto Alegre

Galeria de imagens
Foto fachada externa prédio Capacità Eventos
Equipe operacional Capacità trabalhando
     

 

Apresentação:
A Prefeitura Municipal de Porto Alegre solicitou à empresa Capacità Eventos a execução de um projeto ousado para marcar o aniversário de 238 anos da cidade. Com planejamento da Secretaria de Comunicação Social da Prefeitura, a exposição “Eu, Porto Alegre – A Cidade do Futuro” apresentou como será a cidade de Porto Alegre nos próximos anos após a execução de importantes obras para a qualificação urbana e ambiental da cidade.


Local do evento: (posição 14)
O local escolhido para abrigar o evento é um símbolo em Porto Alegre. O prédio da Usina do Gasômetro abrigou a antiga termoelétrica da capital, entre os anos de 1928 e 1974, e está localizado às margens do Rio Guaíba. Até hoje conserva sua chaminé de 117 metros, que pode ser vista de vários pontos da cidade. Desde 1991, funciona como Centro Cultural aberto ao público.


Conceito:
A Exposição Eu, Porto Alegre – a Cidade do Futuro se propõe a mostrar a cidade através de sete espaços interativos e tecnológicos que revelam aos visitantes como será a Capital depois da execução de projetos para qualificar o trânsito, o transporte e a mobilidade urbana, proporcionar maior segurança e moradias mais dignas, revitalizar áreas do Centro Histórico, além de trazer investimentos e incrementar a economia da cidade, proporcionando mais qualidade de vida à população. O conceito do evento é trazer a tecnologia para perto do público, proporcionando momentos de interação sensorial e emocional aos participantes.


Descritivo dos ambientes da exposição:
Logo na chegada, o público pôde conhecer e sentir como serão as estações dos Portais da Cidade, sistema que visa à qualificação o transporte público. Ao longo do espaço da exposição, o visitante pôde conhecer uma representação eletrônica que simboliza o Projeto Integrado Socioambiental numa combinação de tratamento de esgotos e despoluição da água do Guaíba. Pedalar bicicletas dispostas em raias simuladas deram ao visitante a sensação de estar passeando por ciclovias da Capital. Um ambiente com lâmpadas e espelhos mostrou a revitalização da iluminação da cidade pelo programa Porto Alegre+Luz. Um passeio por um grande deck permitiu ao visitante ter uma ideia de como será o Cais Mauá depois de revitalizado. As obras da Copa do Mundo de 2014 foram apresentadas dentro de uma representação de estádio, em estilo de narração esportiva, a partir do momento em que o visitante tocou em uma bola de futebol fixada no centro de um gramado sintético. Na saída da exposição, o visitante se despediu conhecendo um ambiente que simboliza a mudança de centenas de famílias das vilas Dique e Nazaré para novas moradias. Dignidade e cidadania é o tom do projeto que está vinculado à duplicação da pista do Aeroporto Salgado Filho. Todos os espaços contaram com elaborados vídeos explicativos, detalhando as iniciativas através de vinhetas eletrônicas e efeitos especiais de sonorização.

Detalhamento técnico dos espaços (posição de 1 - 13)
Portais da Cidade: todo o ambiente simula uma estação de ônibus por onde os visitantes acessam a mostra. Inúmeros monitores ilustram em áudio e vídeo o ambiente. Na saída do ambiente, uma porta elétrica libera o acesso dos participantes aos demais espaços da mostra.

PISA: o visitante entra dentro de um ambiente todo azul no qual 3 grandes telas projetam a imagem de uma gota de água caindo em um recipiente. O som reproduz o áudio de um pingo! No teto, canos refletem no piso de espelhos a queda d’água e o seu movimento; criando um ambiente de purificação onde as pessoas ficam mais próximas da água. Na parede lateral, vários pequenos monitores e fones de ouvido revelam vídeos e testemunhais sobre o projeto.

Porto Alegre +Luz: espaço branco circular com lâmpadas no teto ajustadas por Dimer, sincronizado com o som ambiente, dando a sensação de ampliação da iluminação. No centro, a partir do piso roda um VT. Ao lado, um totem, também em formato redondo, que a partir do toque de uma das mãos revela a palavra água em vários idiomas.

Copa 2014: o público passa por um enorme gramado de piso sintético com duas telas circulares nas laterais, com metragem de 12 x 3.4m cada. Nas telas rodam em looping vinhetas com temas de futebol. No centro do gramado, um dispositivo em forma de bola ao ser pressionado pelo público aciona os vídeos que contam como serão os projetos gaúchos previstos para a realização do mundial de futebol em 2014.

Ciclovias: o visitante encontra 7 bicicletas com pequenos monitores de TVs posicionados de frente para uma parede. Ao pedalar a bicicleta e colocar o fone de ouvido, inicia uma projeção (à frente da bicicleta) que mostra a ciclovia, como se a pessoa realmente estivesse pedalando pela ciclovia.

Cais Mauá: o espaço consiste em um grande deck com um projetor de 15m que revela o skyline com imagens da cidade. A cada 3 minutos o projetor faz o percurso de 12 horas, desde o amanhecer até a chegada da noite. Junto ao deck, ouvimos o barulho da água do rio batendo na praia. Lunetas futurísticas apresentam o vídeo com o projeto de revitalização do Cais.

Cidadania: último espaço da Exposição que consiste em uma sala de espelhos com piso vermelho. Um vídeo em looping mostra o projeto de mudança das famílias das Vilas Dique e Nazaré e que possibilitará a ampliação do Aeroporto Internacional Salgado Filho. Pessoas se misturam às imagens do vídeo rebatidas em vários espelhos, tomando parte da cidade, em um conceito de inclusão social.

Descrição das ações desenvolvidas:
- Reuniões de briefing com o cliente para compreender a ideia do evento;
- Envio de emails e telefonemas com troca de informações;
- Visita ao local escolhido para sediar o evento;
- Levantamento de fornecedores para atender à demanda do evento;
- Levantamento de informações a serem recolhidas junto às secretarias da prefeitura com informações pertinentes aos projetos que seriam mostrados na Exposição;
- Realização de uma série de reuniões internas com parceiros e fornecedores com o objetivo de expor o conceito do evento e buscar alternativas para a viabilização através do uso de interatividade e tecnologia;
- Apresentação de uma ideia central do evento para o cliente;
- Elaboração de orçamentos iniciais considerando: cenografia, produção de vídeos, locação de equipamentos de áudio, vídeo, design, projeção, filmagem, produção de multimídia, entre outros;
- Contratação dos serviços de um bureau de design para definir o nome e a logomarca da exposição;
- Contratação de serviços de um bureau de design para definir a programação visual dos espaços da Exposição, dentro do conceito adotado;
- Elaboração de materiais impressos para divulgação do evento, como convites para a Solenidade de Abertura e flyers de divulgação do evento;
- Desenvolvimento de sinalização externa;
- Reuniões com arquitetos para definição do espaço a ser utilizado na Usina do Gasômetro;
- Levantamento das questões técnicas que envolvem a obra civil;
- Reuniões com arquitetos e equipe técnica para estudo de viabilidade das propostas desenvolvidas;
- Finalização do processo de recebimento de orçamentos e negociação com fornecedores terceirizados;
- Recebimento dos mailings e gerenciamento da divulgação dos eventos;
- Expedição dos convites;
- R.S.V.P. com autoridades, empresários e convidados;
- Aprovar programação visual com cliente;
- Realização de diversos testes para verificação das tecnologias a serem adotadas em cada um dos sete ambientes da Exposição;
- Elaboração de check list para o local do evento e fornecedores contratados;
- Contratação dos serviços terceirizados do evento;
- Contratação de equipe de recepcionistas, fotógrafo, seguranças e equipe de limpeza;
- Reunião com diretor para definição de detalhes do roteiro geral do evento e avaliação do roteiro dos vídeos ilustrativos de cada ambiente;
- Coordenação geral da realização do evento e atividades paralelas;
- Coordenação de desmontagem;
- Finalização do evento: fechamento de despesas, elaboração dos relatórios finais do evento e envio para o cliente, envio de vídeo de filmagem e CD com registro fotográfico.


Metas
1 – Divulgar ao público externo os projetos de melhorias da Prefeitura Municipal de Porto Alegre;
2 – Aproximar o poder público municipal da população;
3 – Divulgar parcerias em âmbito federal, estadual, entidades e iniciativa privada para a execução dos projetos.

Galeria de imagens
Vista projeto Cais Mauá
Detalhe luneta Projeto Cais
Projeto Ciclovias
Projeto Cidadania
Vista Projeto Copa 2014
Projeto água
Projeto Poa+Luz
Público acessando evento através do Projeto Portais da Cidade
Portais da Cidade
Projeto Copa 2014
Vista Projeto Copa 2014
Projeto Ciclovias com público
Detalhe projeto Cais Mauá
Vista do prédio da Unisna do Gasômetro
 

 

Desafios e Soluções
1 – Para produzir os materiais com conteúdos dos projetos da Exposição dependíamos dos órgãos vinculados à Prefeitura como DMAE (Projeto da água), DEHMAB (Projeto Habitação) e DMLU (Projeto do Lixo), por exemplo. Estes órgãos não disponibilizaram um profissional na área de comunicação para reunir e concentrar junto às diversas áreas internas (pesquisa, engenharia, etc) as informações necessárias para a montagem dos vídeos e conteúdos de cada projeto (como por exemplo: fotos áreas, mapas, croquis do andamento das obras, etc.).
Soluções: de forma a agilizar o processo de reunião de informações disponibilizamos uma pessoa da equipe de produção que agendou uma reunião com todos os 7 órgãos da Prefeitura e explicou em detalhes e com imagens as demandas necessárias. Ao mesmo tempo, buscamos outras informações através das páginas de internet e fornecedores internos destas mesmas organizações.

2 – Grandiosidade do projeto e tempo de montagem (Posição 2 e 3)
O projeto tinha proporções bastante ousadas que incluíam cerca de 750m2 de piso especial colocado. Além disto, como se tratava de uma exposição com uma proposta de interatividade e uma experiência sensorial, havia muitos fechamentos e acabamentos a serem executados de modo a não aparecer para o público nada dos equipamentos (todos ficaram não aparentes ou maquiados na cenografia), ou mesmo os fios de foram escondidos em cada ambiente. Apesar de haver no planejamento do projeto mais de duas semanas de montagem, a obra em si era bastante grande e no final do processo houve algum atraso. Entretanto a exposição tinha uma data a inaugurar e na reta final foi necessário dobrarmos o turno de montagem, incluindo a operação de virada de noite, bem como fizemos alguns ajustes de troca de material de modo a se cumprir o cronograma previamente estabelecido.

3 – Desafio e pioneirismo local + mobilização estudantil
A exposição Eu, Porto Alegre foi à primeira experiência bem sucedida de montagem de uma exposição totalmente interativa, aberta ao público, desenvolvida em 100% por uma equipe local do RS e utilizando-se de tecnologia e equipamentos totalmente locais. Ganhou visibilidade e mídia compatíveis com o projeto! Uma grande quantidade estudantes se interessou pela Exposição. Entretanto, a visitação precisava ser guiada e monitorada de forma que cada um dos visitantes pudesse interagir nos espaços. Não era possível que uma afluência muito grande de visitantes percorresse os espaços ao mesmo tempo! Como solução, e até por se tratar de um evento corporativo, cuja intenção era aproveitar ao máximo a quantidade total de dias em que ficaria aberta ao público e os recursos utilizados na montagem; optou-se pelo agendamento de escolas estaduais e municipais para visitação nos horários em que estes estavam mais vazios, no turno da manhã.


Atividades paralelas
- Cerimônia de Inauguração da Exposição (posição 4 - 5)
- Happy Hour de confraternização com públicos específicos



Materiais distribuídos
- Convites para a Solenidade de Abertura da Exposição
- Convites eletrônicos para Happy Hour de Confraternização com públicos específicos


Projeto de cenografia (posição 6 a 13)
- Implantação de obra civil para o desenvolvimento dos sete ambientes relativos a cada projeto exposto na exposição, em uma área de piso especial de cerca de 750m2.
- Portais da Cidade
- PISA
- Porto Alegre + Luz
- Copa 2014
- Ciclovias
- Cais Mauá
- Cidadania
O projeto arquitetônico do evento previu também as estruturas de fechamento para acesso a direcionamento da Exposição dentro da Usina do Gasômetro; além dos painéis de entrada e créditos.

Outros materiais ( posição 14-16)
- Programação visual dos espaços
- Totem com créditos da Exposição
- Sinalização externa da Usina do Gasômetro

Galeria de imagens
Montagem evento
Montagem evento
Solenidade de Abertura
Público na Solenidade de Abertura
arquitetura cais
arquitetura ciclovia
arquitetura copa
arquitetura agua
arquitetura portais cidade
arquitetura vila dique
arquitetura poa + luz
Planta baixa
programação visual
programação visual 2
sinalização externa
         

 

Resultados (posição 1)
A principal atividade que marcou a Semana de Porto Alegre em seu 238º aniversário, a “Exposição: Eu, Porto Alegre – A Cidade do Futuro” reuniu cerca de 30 mil visitantes que estiveram presentes à instalação da Usina do Gasômetro durante os 14 dias em que esteve aberta ao público. O objetivo inicial de aproximar o público dos projetos estratégicos que garantirão melhor qualidade de vida à população foi plenamente atingido, conforme definiu o Prefeito José Fogaça na cerimônia de abertura do evento: “O que vemos aqui são cartões postais do futuro para que as pessoas possam entender como a cidade se transformará. Não se trata de um sonho e de ideologias imaginárias, são projetos existentes, com recursos garantidos e com obras em plena execução. Nos 238 anos de Porto Alegre, queremos mostrar a cidade que estamos modulando, definindo e construindo nos últimos anos”. A cerimônia de abertura da exposição contou com a presença das seguintes autoridades: Vice-Prefeito José Fortunati; da Primeira-Dama Isabela Fogaça; dos secretários de Comunicação Social, Anilson Costa; de Gestão e Acompanhamento Estratégico, Clóvis Magalhães; de Cultura, Sérgius Gonzaga; de Educação, Cleci Jurach, e dos diretores do DMAE, Flávio Presser, do DMLU, Mário Moncks, do DEHMAB, Humberto Goulart, entre outras autoridades.


Estratégia, inovações e dificuldades
A estratégia adotada para o evento foi desenvolver ambientes inteligentes e interativos que “conversavam” com o público através do toque, de filmes ou pela presença física no espaço, proporcionando uma experiência única, sensorial.
Um projeto desta magnitude tende a fugir ao budget inicialmente estabelecido. Entretanto, como se tratava de um evento do setor público, precisávamos manter o projeto dentro do orçamento aprovado, de modo a garantir o pagamento de todas as partes envolvidas. Adotamos uma postura bastante rígida, desde o planejamento inicial, inserindo ajustes, de modo a se manter a premissa de finalizar o projeto dentro da verba aprovada.
As inovações propostas no evento foram todas relacionadas ao uso de novas tecnologias para apresentar o conteúdo da Exposição de maneira interativa. No RS, foi um projeto extremamente inovador ao utilizar somente recursos humanos e tecnológicos locais. A decodificação do projeto inicial demandou uma série de ensaios prévios, bem como estudos para embutir todas as instalações. Outra importante inovação se refere à programação visual adotada em toda a exposição, com uma linguagem bastante moderna, permitindo o autoentendimento do evento.
As dificuldades encontradas, além do controle de orçamento e da supervisão e andamento da obra civil, dizem respeito a algumas críticas recebidas quanto ao conteúdo abordado na mostra. Surgiram alguns releases divulgados na internet cobrando informações como prazos, custos e maquetes dos projetos apresentados. Uma das reportagens comparava a Exposição ao “horário político”, ao mesmo tempo em que elogiava a forma de apresentação.

Ações pós-evento
A Prefeitura Municipal de Porto Alegre contratou uma produtora para desenvolver um filme (vídeo) pós-evento ao estilo making off com a cobertura completa do evento e registrando todos os espaços desenvolvidos.

Ações de sustentabilidade
A Capacità Eventos desde o início de suas operações atende à Associação Qualidade RS – Programa Gaúcho de Qualidade, Produtividade e Competitividade e há cerca de nove anos ao MBC - Movimento Brasil Competitivo. Desde muito cedo aprendemos em nossa empresa a necessidade de se adequar aos processos contínuos de gestão do conhecimento através dos programas de qualidade e competitividade. Esse aprendizado nós procuramos projetar também nos eventos nos quais organizamos através de pequenas ações como uso de papel reciclado (quando possível), reaproveitamento de material do evento no escritório (folhas brancas impressas) e também com a separação de lixo e ações do tipo carbon free para recuperar a camada de ozônio.


Galeria de imagens
Matéria divulgando o evento
       

 

 

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