Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: BV NO MAR 2010
Candidato: Aquarius Eventos & Viagens de Incentivo
Cliente: Projeto Aquarius Turismo e Eventos
Segmento: Eventos
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Case: BV Financeira – Navio MSC Musica 2010

A Projeto Aquarius é uma agência brasileira reconhecida por sua eficiência no planejamento, na negociação e na produção de projetos – sejam eles, pequenos encontros ou mega eventos empresariais – em terra ou a bordo de navios.

Como empresa atuante no segmento de Turismo e Eventos há nove anos, a Projeto Aquarius oferece um conjunto de serviços especializados para eventos das mais diversas naturezas e formatos e conta com know-how de profissionais altamente qualificados, fluentes em mais de dois idiomas.

Especializada em cruzeiros marítimos – e quatro vezes vencedora do Jacaré de Ouro (Prêmio Caio) como a melhor empresa organizadora de eventos corporativos em navios em 2004, 2005, 2006 e 2009. Além de premiações em 2008 e 2009 nas categorias “Evento de Incentivo” e “Convenção Nacional”, por eventos realizados em terra.

A BV Financeira é uma empresa do Banco Votorantim que atua no mercado financeiro com diversos produtos (financiamento e refinanciamento de veículos, crédito pessoal e consignado, cartão de crédito, entre outros) feitos especialmente para atender às necessidades de seus clientes. A companhia tem diversas lojas cadastradas em todo o país, além de parceria com terceirizados e agentes financeiros.

Galeria de imagens
Saguão de embarque
Check in
Chegada dos passageiros no porto de Santos
Traslado
Receptivo no porto de Santos
Identificação de bagagem
Identificação de bagagem
Identificação de bagagem
Entrega de brindes
Entrega de brindes
Banners a bordo
Mini guia do cruzeiro
Hospitality desk
Gerador
Comunicação Visual
Comunicação Visual
Comunicação Visual
Comunicação Visual
Rádios comunicadores
Palestra no teatro
Decoração no restaurante
Abadás
Lazer na piscina
Lazer noturno
Show Calcinha Preta
Palestra no teatro
Show Calcinha Preta
Show Calcinha Preta
Show Calcinha Preta
Show Calcinha Preta
         

 

Todos os anos, a BV Financeira realiza um evento de incentivo, direcionado aos principais clientes e funcionários de todo o Brasil. No primeiro semestre deste ano aconteceu o “BV no Mar 2010”, no navio MSC Musica.

Durante esse evento, a Projeto Aquarius foi responsável pelas seguintes ações: deslocamento terrestre dos convidados para o Porto de Santos (SP); credenciamento e pré check in realizado no Porto de Santos/Concais – Salão Laranja; despacho e controle de 5.000 bagagens; embarque e desembarque de fornecedores, músicos, artistas e equipamentos em geral nos portos de Santos, Rio de Janeiro e Búzios, além de todos os materiais necessários para o evento – inclusive aqueles com demanda junto às autoridades alfandegárias e aduaneiras -; traslados diferenciados de chegada e saída do navio, especialmente para artistas e músicos; montagem e entrega individual de kits (brindes personalizados) para 3.100 pessoas; coordenação do embarque no navio e distribuição por cabines; tratamento diferenciado para as cabines Vips; instalação de faixas e banners nas áreas interna e externa do navio; sinalização do evento (comunicação visual da ação de marketing); uniformes personalizados para tripulação e staff da Projeto Aquarius; organização do cerimonial, palestras, coquetel de boas vindas e shows a bordo; coordenação de todos os jantares privativos da diretoria (com reservas de mesas para convidados pré-selecionados) durante o período da viagem; produção do canal interno de TV BV Financeira; e gerenciamento de atividades de lazer, recreação e musicais (inclusive com contratação de DJ para se apresentar às noites na danceteria do navio).

Título: BV Navio MSC Musica 2010
Tema: BV no Mar 2010
Número de participantes: 3.100
Local: Santos (SP), Búzios (RJ); Ilhabela (SP); Santos (SP)
Data: 05/03/10 e 08/03/10
Periodicidade: anual
Abrangência: nacional
Entidade promotora: BV Financeira
Projeto desenvolvido: O projeto desenvolvido levou o público da BV Financeira a bordo do Navio MSC Musica 2010, da MSC Cruzeiros. A Projeto Aquarius foi responsável pelas seguintes ações: automação do evento; credencimento e pré check in na cidade de São Paulo; deslocamento terrestre de convidados para o Porto de Santos (SP); embarque e desembarque de fornecedores, músicos, artistas e materiais em geral nos portos de Santos, Ilhabela e Búzios, além de todos os materiais necessários para o evento – inclusive aqueles com demanda junto às autoridades alfandegárias e aduaneiras -; traslados diferenciados de chegada e saída do navio, especialmente para artistas e músicos; montagem e entrega individual de kits (brindes personalizados); coordenação do embarque no navio e distribuição por cabines; tratamento diferenciado para as cabines Vips; instalação de faixas e banners nas áreas interna e externa do navio; personalização de impressos de bordo (cardápios e jornal); sinalização do evento (comunicação visual da ação de marketing); uniformes personalizados para tripulação e staff da Projeto Aquarius; organização do cerimonial, palestras e coquetel de boas vindas; produção de shows a bordo e do canal interno de TV BV Financeira, além do gerenciamento de atividades de lazer e recreação.

Origem e evolução: a Projeto Aquarius realiza este evento de incentivo da BV Financeira há oito anos. Segue abaixo a relação dos cruzeiros anteriores:
2002 - Splendour of the Seas
2003 - Costa Clássica
2004 - Costa Tropicale
2005 - Costa Victoria
2006 - Costa Romântica
2007 – MSC Armonia
2008 – MSC Opera
2009 – MSC Opera
2010 – MSC Musica

O MSC Musica é um magnífico e moderno navio recentemente construído. Oferece o melhor em descontração e em conforto: sauna, jacuzzis, um ginásio bem equipado, bem como uma elegante sala para prova de vinhos, um sushi bar original e a distinta criação de uma atmosfera acolhedora. A maioria das cabines incluem varanda. Tem capacidade para 3.000 passageiros e possui três restaurantes.

Conceito: o evento da BV Financeira é um prêmio de incentivo que tem como objetivo levar lazer aos seus melhores clientes e funcionários, em três dias de muita diversão a bordo de um cruzeiro.

Desafios e soluções: O maior desafio é superar as expectativas dos convidados a cada ano e adequar perfeitamente o navio ao target do evento. Para tanto, a Projeto Aquarius conta com uma equipe de funcionários experiente e eficiente, pronta para atender à proposta da BV Financeira. Como diferencial, a empresa organizadora oferece: relação custo x benefício, glamour, recall /12 anos, soluções estratégicas de acordo com as necessidades do cliente, infra-estrutura completa num só lugar, produção de roteiros e eventos diferenciados, variedade de navios disponíveis, infinidade de roteiros e múltiplas opções de lazer e entretenimento.

Programação do evento:
Sexta-Feira – 05/03/2010

10h30 às 12h30
Ponto de Encontro:
Hotel Bourbon Convention
• Para os participantes de outras localidades, traslado para o Porto de Santos desde os aeroportos.
• Para os participantes hospedados, saída do Hotel Bourbon para o Porto de Santos

13h00
Início do embarque no MSC MUSICA

17h00
Partida do Navio

21h00
Palestra no Teatro La Scala, Decks 6 e 7 , para colaboradores e clientes de Veículos

23h30
Show (turno único) no Teatro La Scala, Decks 6 e 7

A partir de 00h00
Discoteca na Q32 Disco, Deck 14

Sábado – 06/03/2010

10h00
Chegada em Búzios

19h00
Último tender de Búzios para o navio

20h00
Show Especial na Piscina, com o Grupo Calcinha Preta - Deck 13

A partir de 00h00
Discoteca na Q32 Disco, Deck 14

Domingo - 07/03/2010

01h00
Partida de Búzios

13h00
Chegada em Ilhabela

21h00
Palestra no Teatro La Scala, Decks 6 e 7 , para colaboradores e clientes de Consignado, CDC e Crédito Pessoal

23h30
Show (turno único) no Teatro La Scala, Decks 6 e 7

A partir de 00h00
Discoteca na Q32 Disco, Deck 14

Segunda-Feira - 08/03/2010

A partir de 07h00
Desembarque dos passageiros

Estrutura e acomodações: para atender às necessidades da BV Financeira, o navio MSC Musica dispõe de 1.275 cabines, sendo 275 internas, 173 externas, 809 externas com varandas e 18 suítes; 987 tripulantes e 13 decks. Sua infraestrutura conta com: SPA, Solarium, percurso de jogging, shuffeboard, minigolf, centro esportivo, discoteca, área infantil, vídeo game, 1 piscina infantil, 2 piscinas para adultos, 4 jacuzzis, salão de beleza, joalheria, sala de poker, cassino, shopping, galeria fotográfica, biblioteca, sala de leitura, centro médico, restaurantes, bares eteatro com capacidade para 1.240 hóspedes.

Materiais distribuídos: brindes, crachás e material informativo.

Internet e publicação interna: jornal diário, onde constavam todos os horários e locais das atividades e refeições, além do procedimento de embarque e desembarque, guia com roteiro da viagem e convites para as festas a bordo. A BV Financeira desenvolveu um hotsite para esse evento com o objetivo de realizar as inscrições dos participantes, bem como coletar informações dos mesmos a respeito dos brindes (como por exemplo, o tamanho das camisetas) que seriam distribuídos a bordo.

Galeria de imagens
Embarque de equipamentos no cais
Embarque de passageiros no cais
Embarque de passageiros
Segurança
Staff Projeto Aquarius
Embarque de equipamentos
Instalações do palco
Instalações do palco
Instalações do palco
Instalações do palco
Palco/Show Calcinha Preta
       

 

Para atender toda a parte técnica que um evento desse porte demanda, a Projeto Aquarius conta com parceria de empresas especializadas em suas áreas. Segue abaixo a relação delas e seus respectivos serviços prestados:

Filmagem: CMC Participações e Serviços;
Montagem de estandes: Pro Arte – Montadora Stand;
Equipamentos, sonorização, iluminação e efeitos especiais: Jefferson Som e Luz Serviços e equipamentos;
1. Palco:
01 – palco (11,00 x 7,00 x 5,00) metros, montado em box truss, lona branca e proteção lateral (Cristal);
- tenda (4,00 x 3,00) metros para monitor mix. Cobertura instalada no piso acima do bar da proa do navio.
2. Piso para palco:
- praticáveis de 0,60 metros de altura.
3. Som:
- sistema de som (PA e monitor) conforme rider técnico das bandas, adaptados para o local;
- consoles digitais ou analógicos;
- PA Line Array FZ, áudio compatível com o local.
4. Iluminação
- 36 refletores Par 64;
- 12 movinglights;
- 2 minibruts;
- 2 máquinasde fumaça;
- 1 rack driver digital 48 canais;
-1 avolites Pérola.

5. Back Line
- 10 praticáveis pantográficos;
- 1 bateria acústica (Mapex/ Pearl);
- 1 amplificador para baixo GK800 + caixas;
- 2 amplificadores de guitarra (Marshall e Fender);
- 1 kit completo de microfones, pedestais e cabos para atender as bandas;
- 1 power play com 8 fones (com fio);
- 1 monitor dechão conforme riders, adaptável para a situação local.

6. Pista/ luz
- 12 moving heads Spot;
- 12 colunas Q30 verticais (4 metros);
- 04 super strobos;
- 06 mini bruts;
- 36 refletores Par 64;
- máquina de fumaça;
- racks e mesa de luz.

7. Telões
- 2 telões laterais para transmissão simultânea (3,00 x 2,00) metros.

8. Equipamentos para DJ
- 1 mixer Pioneer DJM 600;
- 2 CDJs 400 Pioneer;
- 2 toca-discos Technics SL 1200 MK2;
- 1 sistemade monitor de cabine;
- reforço de sistema de som para discoteca.

9. Gruas
- guindaste com lança de 55 metros para embarque de equipamentos.

10. Geradores
- 2 geradores- 90 e 120 Kva (abastecidos);
- reabastecimento suplementar (por parte do contratante).

11. Mão-de-obra
- Equipe de carregadores no cais de Santos (embarque, desembarque e montagem): aproximadamente 25 homens. Equipe técnica: viagem de 18 pessoas (som, luz e palco).
-
Registro fotográfico: Antranik Photos & Videos;
Transporte: passagem aérea (Tivolli agência de viagens) e assessoria aeroportuária (BAS – Airport Service);
Logística de atendimento e normas de segurança: Atual Segurança;
Saúde: O navio conta com atendimento médico, medicamentos e equipamentos necessários para dar suporte aos participantes.
Salvamento e incêndio: a MSC Cruzeiros realiza em todos os seus cruzeiros, exercícios de salvamentos obrigatórios com todos os passageiros e tripulantes e também disponibiliza as orientações através de material informativo impresso e eletrônico (vídeo) encontrado nas cabines e por todo o navio. A equipe de segurança e tripulação é treinada para práticas de emergência e incêndio e faz checagem rotineira nos ambientes e espaços de todo o navio.

Serviços prestados, próprios ou terceirizados:
- Animação artística: o navio conta com uma equipe responsável pelo entretenimento do público (como por exemplo, peças de teatro, DJs e bandas), porém o time da Projeto Aquarius colaborou com dois profissionais para cuidar da animação da piscina, diariamente;
- Brindes: os brindes foram fornecidos pela BV Financeira, mas manipulados e personalizados pela Projeto Aquarius. Segue os brindes e as respectivas quantidades distribuídas:
abadá Navio 2009 (3.100), bandana Navio 2009 (3.100), sandália Havaianas (3.100), sacola PVC Navio 2008 (3.100) e porta crachá BV (3.100);
- Equipamentos de automação: Ábacos;
- Locação de equipamentos: Jefferson Som e Luz;
- Uniformes: fornecidos pela Projeto Aquarius;
- Montagem de estandes e/ou coberturas: Pro Arte Montadora Stand;
- Seguros: A BV Financeira optou por não contratar, já que possui seguro próprio;
- Segurança: a segurança das bagagens no Centro de Convenções Imigrantes e Porto de Santos foi feita por 20 profissionais. A bordo trabalharam outros 8: quatro durante o dia e quatro no período da noite. Realizada pela Atual Segurança;
- Recolhimento de detritos: MSC Cruzeiros;
- Tráfego e transporte público: não houve;
- Proteção ecológica: os navios utilizados nos eventos a bordo da Projeto Aquarius estão preparados para atender às normas ambientais e trabalham com o objetivo de eliminar ao máximo os sistemas e processos poluentes. A preocupação vai desde motores de última geração, que economizam combustíveis e poluem menos, até tintas especiais para pintura do casco, que aumentam o desempenho de navegação da embarcação reduzindo assim o consumo de combustível. Além disso, todo o lixo é tratado e armazenado conforme exigências da Organização Mundial de Saúde e órgãos reguladores do meio ambiente.

Equipe de trabalho:
- Formas de recrutamento: a empresa dispõe de uma equipe fixa de 18 funcionários e uma outra de 24 autônomos que já trabalharam nos eventos, em terra e a bordo, da Projeto Aquarius. No total mais de 200 pessoas estiveram envolvidas na realização - antes, durante e depois - do evento;

-Critérios de seleção e treinamento: através de entrevistas e seleção dos colaboradores: guias formados e devidamente cadastrados na Embratur;
- Material utilizado para divulgação como folders, convites, anúncios, veículos de comunicação interna ou externa da empresa, site, entre outros: todo o material de comunicação (folders, convites, informativos, adesivos nas colunas do bar e piscina, painel adesivo do palco fixo, adesivo nos vidros da área da piscina, banners do restaurante e recepção, testeira do palco do teatro e faixas na piscina) foi desenvolvido pela agência de publicidade Le Pêra. Apenas o jornal diário (que consta a programação do navio) ficou por conta da equipe da MSC.

O custo total, incluindo fretamento do navio, gastos com bebidas, transporte, automação, receptivo, staff, segurança, buffet, logística, montagem, taxas e credenciamento, entre outros, foi da ordem de US$ 793.669,00 [1]
(R$ 1.404.794,13). Segue abaixo a relação detalhada do investimento:

- A ocupação das cabines do navio, chegou a 100% da disponibilidade. O custo total do fretamento para receber os 3.100 convidados da BV Financeira foi de
US$ 631.350,00 [1] (R$ 1.117.489,50), divididos da seguinte forma: fretamento do navio: US$ 631.350,00; taxas portuárias: US$ 112.887,58; e taxas de serviço (gorjetas): US$ 39.431,96.

- Quanto aos gastos com bebidas, que não estavam inclusos no pacote da BV Financeira, a estimativa foi de US$ 60.000,00 [1] (R$ 106.200,00);

- A geração de empregos através da Projeto Aquarius foi de aproximadamente 200 vagas, além do staff fixo do navio MSC Musica que é de 987 tripulantes.

[1] Levando-se em consideração a cotação do dólar a R$ 1,77. De acordo com o Ministério da Fazenda.

Além desses serviços, consideramos também:

Automação
43.500,00 - automação do evento: controle de chegadas e partidas dos participantes;

Receptivo
R$ 30.000,00 - coordenação de serviços de receptivo nas cidades de origens com mais de 15 convidados, assessoria no desembarque em São Paulo e coordenação de serviços de receptivo nos aeroportos de São Paulo para embarque dos convidados às suas cidades de origem;

Projeto Aquarius
R$ 14.500,00 - staff para gerenciamento do evento (a bordo e em terra);

Ponto de encontro
R$ 25.000,00 - locação do espaço Concais
R$ 23.786,00 - segurança para acompanhar bagagens + carregadores;
R$ 23.600,00 - montagem do credenciamento; locação de pilotis (separador de filas)

Navio
R$ 215.400,00 - Show Calcinha Preta
R$ 143.200,00 - montagem de palco para show a bordo + grua + guindaste + encargos fiscais com telão;
R$ 2.500,00 - locação de rádios micro systems para cabines (4 diárias + 2 backups);
R$ 17.023,56 - Ecad para o navio (previsão);
R$ 6.480,00 - rádios de comunicação para o staff;
R$ 4.280,00 - segurança para show navio + carregadores

Outros
R$ 218.132,53 – traslados
R$ 9.800,00 - equipamentos extras equipe filmagem e fechamento lycra
R$ 9.462,00 - consumo de água a bordo (montagem, cenografia, seguranças e carregadores)
R$ 11.400,00 - montagem de kit brinde
R$ 15.920,00 - transporte de materiais/brindes
R$ 34.678,00 - banda em Búzios (produção local, alimentação, transporte, hospedagem, seguranças, carregadores)

Coordenação
R$ 73.466,20

Projeto Aquarius
Desde dezembro de 2003, a Projeto Aquarius apóia o Abrigo São Januário (situado na Aclimação, na cidade de São Paulo), que atende crianças e adolescentes que se encontram sob a guarda da justiça. A empresa assessora a instituição em um projeto de terapia floral, custeando todo o tratamento e fornecendo materiais de apoio.


Grupo Votorantim
O Grupo Votorantim, do qual a BV Financeira faz parte, entende que o crescimento dos negócios anda lado a lado com uma conduta empresarial responsável e com a criação de valor econômico, ambiental e social. Em sua visão, a companhia se compromete com os valores da Responsabilidade Social Corporativa e da Sustentabilidade. Para tornar esse compromisso uma realidade, o Grupo Votorantim vem redefinindo políticas, diretrizes e reunindo informações para se alinhar à agenda da Sustentabilidade. O Instituto Votorantim tem apoiado a empresa nessa trajetória com diversas ações.

 

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