Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: EVENTO MAGAZINE LUIZA - MÓVEIS - ATITUDE
Candidato: CEP TRANSPORTES
Cliente: MAGAZINE LUIZA
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Capa especial Magazine Luiza - Premio Caio 2009

Ha 16 anos a CEP Transportes vem transmitindo confiança para o mercado, elaborando logística para eventos e transportando grupos, sabemos que o sucesso inicial de qualquer evento é a presença de seus convidados. Buscamos a profissionalização deste seguimento investindo em tecnologia, sistema, comunicação, planejamento e treinamento.

Desde nosso primeiro dia de vida assumimos desafios, responsabilidades e geramos confiança, trabalhar com pessoas e maquinas requer certas habilidades, atenção e principalmente planejamento. Pensar em todas as possibilidades e estar preparado para que elas não interfiram em nosso sucesso é a base de nosso sucesso. Chuva, sol, trânsito, alterações, atraso de vôos, mudanças repentinas, entre outras adversidades que podemos sofrer, sendo assim temos que estar preparados para tudo! Isso gera confiança!

Ao recebermos o job da Magazine Luiza para realizar a logística do evento dos vendedores especiais de móveis, entendemos o que eles necessitavam e qual era a maior adversidade baseada em eventos passados. Identificamos que todas as pessoas deveriam sair de suas casas, algumas em horários da madrugada, ir até o ponto de encontro determinado e assim embarcar em um ônibus com destino ao evento. Isso gerava algumas preocupações, tais como: perigo de descolamento da residência ao ponto de encontro transportando as malas, possíveis atrasos dos passageiros e custo adicional de deslocamento.
Todos deveriam chegar ao hotel até as 13:00 do dia 21 Junho.

Total de participantes: 332 participantes vindos de diversas cidades do Estado de São Paulo, outros estados e por meio de aéreo (aeroportos).

Aéreo
62 pessoas desembarcando em diversos horários.
Receptivo nos Aeroportos
Quantidade de veículos: 1 ônibus executivos.
Receptivo: 2 receptivos no aeroporto
Origem: GO, MG, MT, PR, RS e SC (estas cidades propiciavam logística aérea)

Terrestre
270 pessoas
Origem: Diversos estados: MG, PR, SC (estas cidades propiciavam logística terrestre) e diversas cidades, totalizando 170 Cidades de todo o Estado de São Paulo.

Baseado nestes pilares de preocupações e principalmente custos, elaboramos dentro de nossa "expertise" a proposta que conhecerão a seguir:

OBS: Outras empresas do seguimento disseram para o contratante que seria impossível realizar este tipo de logística.

Título: Evento vendedores Móveis
Tema: Atitude
332 participantes
Cidade de SP – Hotel Holiday Inn
De 21 a 23 de Junho 2009
Abrangência – Nacional

Galeria de imagens
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Logo CEP Transporte
     

 

PLANEJAMENTO LOGÍSTICO:

Separamos quem viria de aéreo e terrestre pela proximidade e viabilidade logística.
Aeroporto = 62 participantes
Terrestre = 270 participantes

Aéreo
62 pessoas desembarcando em diversos horários.
Receptivo nos Aeroportos
Quantidade de veículos: 1 ônibus executivos.
Receptivo: 2 receptivos no aeroporto
Origem: GO, MG, MT, PR, RS e SC (estas cidades propiciavam logística aérea)
Destino: Holiday Inn São Paulo

Terrestre
270 pessoas
Origem: Diversos estados: MG, PR, SC (estas cidades propiciavam logística terrestre) e diversas cidades, totalizando 170 Cidades de todo o Estado de São Paulo.
Rotas: 39 ROTAS passando por aproximadamente 8 residências cada rota
Coordenação: 20 coordenadores externos.
Destino: Hotel Holiday Inn São Paulo

Criamos “ROTAS” terrestre com a quantidade de 7 a 9 pessoas por veículo.

Utilização de estrutura de veículos
16 ônibus executivo, 5 Micro ônibus, 17 Vans executivas e 2 Carros executivos. Totalizando 40 veículos.
Coordenadores internos = 2 coordenadores
Coordenadores externos = 20 coordenadores
Motorista = 52 motoristas (Em viagens acima de 8 horas regra ANTT 2 motoristas por veículo)

Todos os motoristas receberam as rotas e mapas 1 dia antes para estudar o roteiro evitando erros de percurso.
Todos os motorista que saíram de São Paulo chegaram na parte da manhã na cidade que originaria o serviço, descansaram o dia todo para a noite iniciaram a viagem.
Após chegar à cidade, encontrar o bairro, a rua e a residência.
Direcionamos consultores dedicados com canal de comunicação (0800 gratuito e PABX) direto para tirar dúvidas e instruirmos sobre o embarque.
Realizamos telemarketing ativo informando aos participantes o horário que os veículos passariam em suas residências e deixando o canal de dúvidas casos eles tivessem.
Cada veículo passou na residência dos participantes designados e embarcou os mesmos.
Calculamos o tempo de embarque de cada passageiro com o tempo de parada para tomar café da manhã e chegar ao evento no horário determinado.
As chegadas nas residências se iniciaram com a seguinte regra: Quem viaja mais chega mais cedo no hotel e quem viaja menos chega mais tarde no hotel.
Prevemos possíveis atrasos para entrar na cidade de São Paulo devido ao transito e fizemos monitoramento o tempo todo para evitar atrasos na chegada.
Monitoramos todos os motoristas por toda a madrugada em tempo real para saber se estavam com dificuldade e assim íamos dando baixas nos passageiros já embarcado evitando possíveis erros.


CRIATIVIDADE

Embarcar os passageiros em suas residências gerando conforto, segurança e sem a existência de custo adicional de deslocamento (residência x ponto de encontro');
Elaboração das rotas minimizando impacto cansativo de viagem;
Comunicação ativa com todos os participantes transmitindo tranqüilidade no transporte;
Chegada escalonada e controlada para evitar tumulto no check in do hotel;
Colocação de coordenador na entrada da rampa principal do hotel, fazendo com que todos os veículos parassem ali, recebessem as boas vindas, instruções de check in, entrega de tags para bagagens e sua importância para coordenação da saída no término do evento.;
Entrega de tags para as bagagens já separado por ROTA auxiliando a separação das bagagens para o retorno do grupo e embarque nos veículos.


INOVAÇÕES TECNOLÓGICAS

Utilização de GPS para encontrar as residências evitando transtorno ou errar caminhos. Encontrando facilmente as cidades, bairro, rua e a residência;
Utilização de Nextel e Celular para comunicação com os passageiros;
Utilização do Google maps para auxiliar a impressão dos mapas.


DIFERENCIAIS NO ATENDIMENTO

Motoristas: Atenção total ao grupo auxiliando o embarque, colocação e arrumação das bagagens, identificação das necessidades no decorrer da viagem.

Coordenadores internos: Telemarketing ativo identificando pontos de referência nas residências para facilitar o acesso de chegada, informando o horário de embarque, passando tranqüilidade ao passageiro e informando os telefones em caso de emergência ou dúvidas;
Consultores dedicados com canal de comunicação (0800 gratuito e PABX) direto para tirar dúvidas e instruirmos sobre o embarque;
Atendimento 24 horas devido as saídas iniciadas as 21:00 do dia anterior ao inicio do evento;
Realizamos telemarketing ativo informando os participantes o horário que os veículos passariam em suas residências e deixando o canal de dúvidas casos eles tivessem;
Cada veículo passou na residência dos participantes designados e embarcou os mesmos;
Calculamos o tempo de embarque de cada passageiro com o tempo de parada para tomar café da manhã e chegar no evento no horário determinado;
As chegadas nas residências se iniciaram com a seguinte regra: Quem viaja mais chega mais cedo no hotel e quem viaja menos chega mais tarde no hotel;
Previmos possíveis atrasos para entrar na cidade de São Paulo devido ao transito e fizemos monitoramento o tempo todo para evitar atrasos na chegada;
Monitoramos todos os motoristas por toda a madrugada em tempo real para saber se estavam com dificuldade e assim íamos dando baixas nos passageiros já embarcado evitando possíveis erros.

Galeria de imagens
Chegada 1 - Chegando em São Paulo
Chegada 2 - Chegando logo cedo
Chegada 3 - Desembarque e check list
Chegada 4 - Nome na lista
Chegada 6 - Conferência
Chegada 6 - Bem vindos a São Paulo
Chegada 7 - Bem vindos
Chegada 8 - Chegando com segurança
Chegada 9 - Chegamos !
Saida 1 - Organizando veículos
Saída 2 - Simulando saída e organização
Saida 3 - Todos a postos para sair
Saída 4 - Grupo de participantes se despedindo
   

 

INOVAÇÕES TECNOLÓGICAS

Utilização de GPS para encontrar as residências evitando transtorno ou errar caminhos. Encontrando facilmente as cidades, bairro, rua e a residência.
Utilização de Nextel e Celular para comunicação com os passageiros.
Utilização do Google maps para auxiliar a impressão dos mapas.


DIFERENCIAL COMPETITIVO

Na chegada ao Hotel
Nossa meta além de transportar com segurança era estar com todos os participantes até as 13:00 no Hotel para se instalarem, almoçarem e iniciar o evento as 15:00. Não poderíamos esquecer ninguém ou ter problemas de rotas para não termos atraso. Estabelecemos a estratégia de monitorar todos os motoristas auxiliando a chegada deles nas residências, na cidade de São Paulo e precisamente no Hotel. Objetivo alcançado.
Escala do mesmo motorista para realizar a viagem de ida e volta do grupo. Cria-se identidade do motorista com o grupo e conhecimento da rota. Objetivo alcançado.

Na saída do Hotel
Todos os participantes seriam liberados as 18:00 para iniciarmos o embarque sendo que as bagagens já haviam sido entregues para nossa equipe de coordenação na parte da manhã e já havíamos separado todas as bagagens por ROTA indicadas nos tags.
Precisávamos liberar os grupos seguindo a regra abaixo:
1º. Participantes com destino Aeroporto
2º. Participantes com maior tempo de viagem
3º. Participantes com menor tempo de viagem
Ao término de entregar as malas, organizar os grupos, embarcar, conferir listagem dos passageiros (para não faltar nenhum passageiro). “Levamos o tempo total de 0:40”.
Isso só se deu possível com este tempo, pois organizamos os veículos de acordo com as prioridades de saída e a identificação em cada veículo junto com os coordenadores trabalharam eficientemente para a realização desta logística.


COMUNICAÇÃO VISUAL

Utilizamos comunicação visual em todos os veículos, ajudando os passageiros a identificar suas ROTAS de destino.
Elaboração de tags para bagagens já identificadas com as ROTAS e entregues antes de descerem do veículo.
Mantivemos 2 coordenadores em todos os dias de evento, tirando dúvidas sobre rotas, horários de saída dos veículos e conferência da listagem de passageiros no caso de dúvida.
Listagem de passageiros para todos os motoristas com nomes e documentos necessários para fiscalização e controle dos passageiros.
No check out do hotel separamos as bagagens identificadas pelos tags e separadas por nossos coordenadores com identificação das rotas. Facilitando a identificação para deixar as bagagens e depois pegá-las par embarque.
Elaboração de Banners informativos com as ROTAS, HORÁRIOS DE SAÍDA DOS
VEÍCULOS, INSTRUÇOES SOBRE AS BAGAGENS.


RELATÓRIO DE FECHAMENTO

Enviado relatório para solicitante com todas as especificações e adversidades ocorridas respaldando qualquer dúvida.

Galeria de imagens
Identificação Visual - Rota
       

 

Por ser a primeira vez que isso acontece na Cidade de São Paulo devido a Magazine Luiza ter entrado neste mercado há 1 ano, não temos comparativos deste mesmo serviço.


RETORNO SOBRE INVESTIMENTO - ROI

ver gráfico de gerenciamento financeiro.


Ao iniciarmos um porjeto, fazemos o levantamento de custo e avaliamos mediante o desafio o Markup que iremos trabalhar no projeto, levando em consideração para esta avaliação os seguintes ítens:
Cliente;
Projeção de negócios a longo ou curto prazo;
Tipo de projeto;
Mão de obra necessária;
Investimentos iniciais a serem feitos;
Custos iniciais;
Antecipação de recurso;
Prazo e forma de pagamento;
A partir destes dados elaboramos nosso custos e nosso markup, sempre aplicando no projeto a taxa de gerenciamento.

Poderão ver anexo um gráfico final do projeto seguimentado por tipo de gasto bem como a tabela com dados reais finalizado.

Temos gerados outros negócios com a empresa Magazine Luiza o que nos faz ter ganhos a longo prazo.

Galeria de imagens
Gráfico evento ML Moveis
Demonstrativo Resultado Esperado - DRE
     

 

 

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