Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: XII CONGRESSO BRASILEIRO DE UROLOGIA PEDIÁTRICA
Candidato: São Paulo Convention & Visitors Bureau
Cliente: Associação Brasileira de Cirurgia Pediátrica - CIPE
Segmento: Eventos
Estado: SP
TROFÉU LEVITATUR
Categoria: Captação de Evento Nacional
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Site Evento: XII Congresso Brasileiro de Urologia Pediátrica - www.congressocipe.com.br/2009

A iniciativa do São Paulo Convention & Visitors Bureau em inscrever o case de captação do XII Congresso Brasileiro de Urologia Pediátrica – 2009, no Prêmio Caio 2009, deu-se por tratar de um trabalho diferenciado e bem sucedido, para a cidade de São Paulo.
O processo de captação do XII Congresso Brasileiro de Urologia Pediatria, teve início com o trabalho de pesquisa em 2007, na oportunidade o evento foi realizado em Porto Alegre-RS.
Para que fosse aceita a candidatura da cidade de São Paulo, iniciamos um trabalho de sensibilização junto a Diretoria da Associação Brasileira de Cirurgia Pediátrica – CIPE, e com o então presidente Dr. José Roberto de Souza Baratella, responsável em deliberar sobre a candidatura de São Paulo como sede do próximo congresso.
Em 16 de agosto de 2007, realizamos uma ação em parceria com o WTC Hotel e a Associação Médica Brasileira – AMB, ocasião em que oficializamos a proposta de candidatura da cidade de São Paulo para sediar o XII Congresso em 2009, através de carta entregue em mãos ao presidente da Entidade.
Em julho de 2008, recebemos da CIPE, carta endereçada ao SPCVB, aceitando a candidatura de São Paulo para a realização do XII Congresso, com os requisitos necessários para o processo de avaliação das cidades candidatas, sendo imprescindível o apoio do SPCVB neste processo. Como candidata a sediar o evento estava o Rio de Janeiro.
Número de Participantes: A previsão de participantes é de um público superior a 700 congressistas, sendo cerca de 60% da região sede, 40% de outras localidades.
Local: Centro de Convenções Rebouças e Data: 04 a 06 de setembro de 2009.
Edições Anteriores: (2004 - VII- Natal, 2005 - VIII - Curitiba, 2006 - IX - São Paulo, 2007 - X - Porto Alegre, 2008-XI-Salvador).
O Congresso é promovido há 12 anos pela CIPE trata-se de uma especialidade dentro da Pediatria, atraindo profissionais de diversas localidades de nosso País, América Latina e Europa.
Atividades Paralelas: VII Jornada Paulista de Cirurgia Pediátrica, I Jornada Brasileira de Transplantes de Órgãos em Pediatria.
Exposição: 20 estandes, com o intuito de oferecer aos parceiros a oportunidade de serem vistos como organizações socialmente responsáveis, comprometida com a trajetória futura da saúde brasileira.
Associação Brasileira de Cirurgia Pediátrica – CIPE, Patrocínio: Alancer Biomédica, Apoio: Nestlé Nutrition e Colégio Brasileiro de Cirurgiões – CBC
Organização: Grupo GT5 – Planet Eventos

Galeria de imagens
Carta de Candidatura - SPCVB
       

 

O São Paulo Convention & Visitors Bureau pesquisa em diversos bancos de dados, eventos nacionais e internacionais relacionados a diversas áreas, com potencial para acontecer em São Paulo, obtendo informações de todos os eventos que são realizados em outros destinos, dentro da análise de interesse das entidades regionais e nacionais.
Em 16 de agosto, realizamos ação em parceria com a Associação Medica Brasileira – AMB e o WTC Hotel, apresentando o trabalho do SPCVB, ocasião em que oficializamos a proposta de candidatura da cidade de São Paulo para sediar o XII Congresso Brasileiro de Urologia Pediatria em 2009, através de carta entregue em mãos ao presidente da Entidade, o qual se mostrou interessado em conhecer mais de perto o trabalho de captação de eventos.
Em reunião com o presidente da Entidade, em 27 de agosto de 2007, iniciando o trabalho de prospecção, na qual foi comunicado que toda a ação deveria ser realizada no 2º semestre de 2008. Assim sendo, fizemos todo o procedimento de cadastro de informações no nosso sistema, para que na data estabelecida reativássemos o contato.
Em 13 de dezembro de 2007, a pedido da Entidade entramos em contato com a TAM Linhas Aéreas, para que fosse feita apresentação das possíveis parcerias e benefícios para nomeação da empresa aérea oficial para o evento programado para Salvador- BA 2008. Na oportunidade foi informado que uma das condições para realização do evento em São Paulo em 2009 dependeria do apoio no evento 2008 e nas reuniões da Comissão Organizadora da edição 2009.
Esta ação nos aproximou da CIPE, estreitando um elo de reciprocidade entre nosso associado e a Entidade.
Após diversas reuniões, cumprindo nosso cronograma em junho de 2008 retomamos o processo junto a Associação Brasileira de Cirurgia Pediátrica – CIPE, com o presidente da Entidade e com o Secretário Geral da Entidade, com o objetivo de agregar e fortalecer a campanha da cidade de São Paulo como destino candidatado. Nesta reunião foi apresentado as vantagens competitivas e apoios institucionais concedidos pelo SPCVB.
Como estratégia da candidatura de São Paulo, realizamos em 18 junho de 2008, na sede da CIPE, um encontro com representantes e presidentes de outras instituições. Estiveram presentes o Dr. José Roberto de Souza Baratella (Presidente da CIPE), Dr. Humberto Salgado Filho (1º Secretário da ANACIPESP), Dr. José Carnevale (Membro da Sociedade Brasileira de Urologia e Diretor do Hospital Infantil Darcy Vargas/SP), Dr. Pedro Muñoz Fernandez (Presidente da ANACIPESP), e Elenice Zaparoli (SPCVB).
Nossa intenção com este encontro era sensibilizar as entidades, da importância em realizar eventos simultâneos, assim fortaleceríamos o evento Brasileiro e as demais entidades como: Associação Brasileira de Transplante de Órgãos – ABTO, GANEP Nutrição Humana, Sociedade Brasileira de Medicina Fetal - SOBRAMEF).
Após reunião realizada em junho de 2008, recebemos ofício da Associação Brasileira de Cirurgia Pediátrica – CIPE, informando o aceite da candidatura da cidade de São Paulo á sede do XII Congresso Brasileiro de Urologia Pediátrica para 2009, a escolha e definição do destino estava vinculada a realização da visita da Comissão de Avaliação, na qual São Paulo, ficou agendada para 04 de julho de 2008. Nesta segunda fase, concorríamos com outras cidade do Estado de São Paulo.
O processo de avaliação das cidades baseia-se em critérios técnicos, operacionais e financeiros.
A visita de inspeção à cidade de São Paulo ocorreu em 04 de julho de 2008, composta pelo Dr. José Roberto de Souza Baratella (Presidente CIPE), Dr. Max Carsalad Schlobach (1º Vice-Presidente CIPE), Dr. José Carnevale (Secretário Geral), Drª Clotilde Druck Garcia – Coordenadora do Núcleo de Transplante Pediátrico, da Associação Brasileira de Transplantes de Órgãos - ABTO (POA), Drª Maria Helena Camargo Peralta Del Valle - Coordenadora da Comissão de Urologia da Associação Brasileira de Cirurgia Pediátrica / Médica do Serviço de Urologia do Hospital Pequeno Príncipe (CWB) e Prof Dr. Antonio Ernesto da Silveira - Chefe do Serviço de Cirurgia Pediátrica do Hospital das Clínicas da Universidade Federal do Paraná / Prof. Da PUC – PR / Chefe do Serviço de Urologia do Hospital Pequeno Príncipe (CWB).

Galeria de imagens
Ação com a Associação Medica Brasileira – AMB e o WTC Hotel
Reunião Presidente CIPE, Anna Paula Cesário e Eduardo Rector (SPCVB)
Reunião: Dr. Baratella (CIPE), Laura Malz (TAM Linhas Aéreas) e Elenice Zaparoli (SPCVB)
Reunião: presidente da Entidade e com o Secretário Geral da Entidade
Monitoramento
Membros da Diretoria CIPE, sede da Entidade
Carta de Oficialização de Candidatura - Parte 1
Carta de Oficialização de Candidatura - Parte 2
   

 

Para o processo de captação do XXII Congresso Brasileiro de Urologia Pediátrica, foram realizadas diversas reuniões de planejamento para traçar as estratégias que seriam utilizadas durante a visita da Comissão de Avaliação para o processo de captação, assegurando ao Presidente da CIPE, suporte técnico, operacional e uma base de informações completa que garantisse que a cidade de São Paulo detém toda a infra-estrutura para realização de um congresso.
Por solicitação da Entidade, agendamos previamente reuniões com o Centro de Convenções Rebouças, Hotel Maksoud Plaza, Bourbon Convention Ibirapuera, Instituto Sírio Libanês e ITM Expo. Nosso desafio era apresentar espaços de eventos com fácil acesso e valores competitivos, uma vez que sempre era comparado o menor valor do destino concorrente.
Os representantes do São Paulo Convention & Visitors Bureau, no dia 04 de julho de 2008, organizaram a visita de inspeção, providenciando transporte exclusivo por tempo integral, para a realização da programação da Comissão de Avaliação, recepcionando seus membros no aeroporto e seguindo com destino ao Bourbon Convention Ibirapuera, ITM Expo e Centro de Convenções Rebouças. Os outros locais não foram visitados por decisão da Comissão.
Como parceria para a realização da visita de Inspeção da Comissão de Avaliação, contatamos a Tam Linhas Aéreas, para a concessão de tarifas especiais, uma vez que nesta ocasião a empresa já era a transportadora oficial da CIPE.
Disponibilizamos serviço de receptivo pela empresa ViaLandauto, para acompanhar todo o roteiro da visita. Ressaltamos que como procedimento padrão, enviamos comunicado aos associados do SPCVB através de “Oportunidade de Negócios”, solicitando orçamento para referida visita de inspeção, mostrando nossa imparcialidade na contratação de serviços.
Durante a visita de inspeção, foi entregue material impresso do SPCVB bem como “Levantamento de Informações e Orçamentos” dos locais solicitados pela entidade. Nesta oportunidade foi realizada a apresentação oficial do SPCVB, justificando as vantagens competitivas em realizar o evento em nossa cidade.
Após o cumprimento da agenda de visita de inspeção, a Comissão permaneceu em São Paulo para reunião da diretoria. Há convite do Bourbon Convention Ibirapuera, todos os membros ficaram hospedados como cortesia. Disponibilizamos transporte aos membros da Comissão do hotel ao aeroporto.
Em 03 de outubro de 2008, recebemos Ofício da Associação Brasileira de Cirurgia Pediátrica – CIPE, informando a escolha da cidade de São Paulo a sede do XII Congresso Brasileiro de Urologia Pediátrica, inclusive que o evento seria realizado no período de 04 a 06 de setembro de 2009, no Centro de Convenções Rebouças, a definição pela cidade de São Paulo, foi baseada nos critérios de visibilidade da área de Cirurgia Pediátrica para o Brasil.
Dentro do trabalho de Apoio a Captação de Eventos do SPCVB, oferecemos material institucional da cidade de São Paulo para promoção do evento em outros destinos, estimulando assim a vinda de mais visitantes á nossa cidade:
• XI Congresso Brasileiro de Oncologia Pediátrica (Gramado-RS em, novembro de 2008;
• XIX Congresso Brasileiro de Cirurgia Pediátrica (Salvador – BA em novembro de 2008;
• II Jornada Mineira de Cirurgia Pediátrica (Belo Horizonte –MG em, abril de 2009;
• II Jornada Brasileira de Residentes de Cirurgia Pediátricas (Recife –PE em maio de 2009).
Para a promoção do evento, foi elaborado banner e marcadores de páginas específicos, material da Campanha “São Paulo é Tudo de Bom”, adesivos, mapas, lápis, cds de vídeo institucional, tags de bagagens e chaveiros.

Galeria de imagens
Visita de Inspeção - Bourbon Convention Ibirapeura
Visita de Inspeção - Bourbon Convention Ibirapeura 2
Visita de Inspeção - ITM EXPO
Visita de Inspeção - Centro de Convenções Rebouças
Guia SPCVB 2008 - Associados SPCVB
Banner Específico para a Promoção dos Eventos
Marcadores de Páginas Específicos
Adesivo São Paulo é Tudo de Bom! Utilizado no processo de captação e promoção
Kit de canetas, lápis e bloquinho (São Paulo é Tudo de Bom! Utilizado no processo de captação e prom
Mapa SPCVB (São Paulo é Tudo de Bom! Utilizado no processo de captação e promoção
Tag´s São Paulo é Tudo de Bom! Utilizado no processo de captação e promoção
Chaveiro São Paulo é Tudo de Bom! Utilizado no processo de captação e promoção
CD SPCVBV - São Paulo é Tudo de Bom! Utilizado no processo de captação e promoção
Agenda do mês subsequente com a agenda do SPCVB
Carta de Definição da escolha de São Paulo como sede a realização do evento
         

 

Como investimento pode-se considerar a contratação da empresa Organizadora de Eventos, Grupo GT5 Planet Eventos, Centro de Convenções, Restaurantes, Meios de Hospedagens, Passagens Aéreas, enfim toda a cadeia de turismo formal e informal.

Fomos solicitados, pela empresa organizadora e pelo próprio presidente da Entidade para informarmos empresa de sinalização, montadora, sugestão de Programação Social e City Tour.

Estatísticas oficiais comprovam que eventos realizados em São Paulo movimentam uma rede de serviços de toda a cidade incluindo hotelaria, transporte, restaurantes, lojas, estabelecimentos de entretenimento e colaboram para a geração de 120 mil empregos temporários (de um total de 160.000 em todo o país). Eventos movimentam 52 setores da economia como segurança, limpeza, alimentação, telemarketing, etc., antes, durante e depois do evento e dentro e fora dos locais de realização.

Como impacto, mensuramos uma média de que 40% dos congressistas que vem a São Paulo, ficam hospedados em hotéis, como este evento teve a duração de três dias, podemos contabilizar uma média de 840 diárias utilizadas no período do evento.


Galeria de imagens
SITE DO EVENTO - http://www.congressocipe.com.br/2009
       

 

Quanto aos programas aplicados pelo São Paulo Convention & Visitors Bureau podemos afirmar que em sua missão de aumentar o fluxo de visitantes à cidade através da Captação, Geração e Promoção de eventos, impulsiona diretamente a criação de mais empregos, a melhoria na qualidade de vida de seus habitantes e dentre seus valores principais enfatiza a Sustentabilidade ambiental e social.
Os eventos e feiras de negócios realizados em São Paulo movimentam toda a rede de serviços da cidade - hotelaria, transporte, restaurantes, lojas, estabelecimentos de entretenimento - e colaboram para a geração de 120 mil empregos temporários em São Paulo (são 160 mil no país), movimentando 52 setores da economia como segurança, limpeza, alimentação, telemarketing, etc., antes, durante e depois do evento, dentro e fora dos locais de realização.
Estar ciente de que o turista de negócio gasta em média duas a três vezes mais do que os turistas convencionais, torna ainda mais significativo o papel de otimizar e contribuir para que esse aumento seja sempre crescente.
A preocupação do São Paulo Convention & Visitors Bureau com a sustentabilidade reflete-se também na utilização de papel reciclado em todo o seu material impresso, seja promocional ou de escritório, bem como com políticas de incentivo interno para redução de consumo de materiais não recicláveis
O Centro de Convenções Rebouças, consciente de sua responsabilidade para com o meio ambiente, implantou em abril deste ano, a coleta seletiva de resíduos gerados pelos mais de 280 eventos que acontecem em seu espaço durante o ano.
Em apenas seis meses, gerou mais de 5 toneladas de lixo reciclável, sendo 60% originários das montadoras de estandes e os outros 40% entre os resíduos das empresas prestadoras de serviços de buffet e o próprio lixo produzido pela equipe interna do CCR. Embalagens plásticas, papelão e folheteria, e latinhas em alumínio, estão entre os materiais mais coletados.
Assim, por meio da colaboração das pessoas, foi dado um primeiro passo para a realização de eventos ecologicamente corretos,contribuindo para a preservação da natureza, sendo utilizado este processo no XII Congresso Brasileiro de Urologia Pediátrica.

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Logo: Associação Brasileira de Cirurgia Pediátrica – CIPE
Logo Grupo GT5 - Organizadora do Evento
Centro de Convenções Rebouças - Local onde foi realizado o evento
   

 

 

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