Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: XVI CONGRESSO BRASILEIRO DE NEFROLOGIA
Candidato: JZ Brasil
Cliente: Sociedade Brasileira de Nefrologia
Segmento: Eventos
Estado: SP
TROFÉU LEVITATUR
Categoria: Captação de Evento Nacional
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

O Congresso Brasileiro de Nefrologia é organizado pela Sociedade Brasileira de Nefrologia – SBN, que foi fundada em 1.960 como uma associação sem fins lucrativos, com sede na Cidade de São Paulo.

Qualifica-se como associação de especialidade médica, reconhecida com exclusividade em todo território nacional com o status de Departamento de Nefrologia da Associação Médica Brasileira, representando, com exclusividade, os profissionais médicos associados que exercem a especialidade.

A SBN é integrada por Seções Regionais e Sub-Regionais dotadas de personalidade jurídica, patrimônio e administração próprios com sede e jurisdição nos Estados, Distrito Federal e Territórios da Federação.

SBN tem por finalidades principais:

a) a difusão, promoção e incentivo da Nefrologia, congregando médicos, cientistas, técnicos e pessoas físicas que se interessem pela especialidade e sua aplicação em benefício da humanidade;
b) a promoção de congressos, publicações, simpósios e cursos de especialização e reciclagem;
c) conceder o Título de Especialista em Nefrologia;

A SBN realiza a cada dois anos o Congresso Brasileiro de Nefrologia. A escolha da próxima sede do Congresso bem como a eleição do Presidente do Congresso acontece com 4 anos de antecedência durante a Assembléia Geral Ordinária que ocorre dentro do Congresso.

As Regionais interessadas em sediar o Congresso devem apresentar a sua proposta à Assembléia Geral Ordinária nos termos do Regimento do Congresso Brasileiro de Nefrologia.

O Congresso geralmente acontece em conjunto com o Congresso Brasileiro de Enfermagem em Nefrologia, realizado pela SOBEN – Sociedade Brasileira de Enfermagem em Nefrologia.

O Congresso em São Paulo será a 26º edição, as últimas edições aconteceram em:
1998 – Porto Alegre – 1785 participantes
2000 - Natal – 1975 participantes
2002 – Brasília – 1480 participantes
2004 – Salvador – 1462 participantes
2006 – Gramado – 2194 participantes
2008 – Curitiba – 2413 participantes
2010 – Será em Vitória
Ficha Técnica do Evento:
Título: XVI Congresso Brasileiro de Nefrologia
Tema: tratamento e avanços da nefrologia
Número de participantes: 2500
Local: São Paulo
Data: 2012
Periodicidade: bienal
Abrangência: nacional
Atividades paralelas: exposição de produtos e serviços ligados a área de atuação dos nefrologistas
Entidade promotora: Sociedade Brasileira de Nefrologia
Entidades Apoiadoras: Sociedade Brasileira de Enfermagem em Nefrologia

A organização de um congresso é algo que envolve muitos detalhes, cada congresso possui suas especificidades. O perfil de do público, os patrocinadores e suas particularidades, as necessidades da programação científica, entre outros são detalhes relevantes na organização.
Quando o organizador do congresso já conhece esses detalhes, a organização se torna mais simples. Seguindo essa filosofia a JZ Congressos, procura sempre que possível seguir organizando o mesmo evento por diversas edições, acompanhando sua rotatividade pelas cidades brasileiras.
Esse é o caso do Congresso Brasileiro de Nefrologia, já organizamos a edição de 2002 em Brasília e de 2008 em Curitiba. Por isso quando nos deparamos com a candidatura de 2012 em aberto decidimos que era uma importante oportunidade para dar continuidade a esse processo.
Após uma análise das últimas cidades que haviam sediado o congresso, identificamos que São Paulo não o recebia a várias edições e sendo assim procuramos o Dr. Luis Yu, médico nefrologista, filiado a SBN e com grande influencia na nefrologia paulista.
A proposta foi aceita, pois o Dr. Luis Yu visualizou no congresso a oportunidade de levar a São Paulo as discussões sobre as novas tecnologias do segmento. O estado é o maior em número de representantes dentro da SBN.
Como toda candidatura depende de um conjunto de apoios e articulações, buscamos o apoio da Sociedade Paulista de Nefrologia, por meio do presidente Dr. Márcio Dantas, que foi quem fez a proposta oficial para a SBN. Além disso, vários médicos foram contatados e aderiram à campanha.

Outro apoio essencial foi o do São Paulo Convention & Visitors Bureau. O SPCVB preparou toda a campanha de candidatura da cidade de São Paulo, com ações que serão citadas no próximo item.


Sobre JZ Congressos
A JZ CONGRESSOS atua, desde 1972, nas áreas de organização e execução de eventos internacionais e nacionais. Foi pioneira na organização de eventos, desbravando o mercado, sem deixar de se atualizar e acompanhar as tendências. É uma das empresas brasileiras mais tradicionais e conceituadas na área, resultado de um trabalho sério de comprometimento com nossos clientes. São mais de 500 congressos realizados, de pequenas reuniões até congressos com 14.000 participantes.

Oferecemos um leque abrangente de serviços, que tem início na captação e promoção do evento e seguem com o planejamento, organização e coordenação, controle financeiro, recebimento de trabalhos científicos e de inscrições até a sua execução final.

Nossa equipe é composta por profissionais competentes e integrados com o objetivo da empresa. A sede da JZ Congressos fica no Rio de Janeiro, e, atualmente, possuímos filiais em Curitiba e São Paulo.

O grande volume de trabalho possibilita excelentes condições de negociação e capacidade para avaliar criteriosamente a escolha de fornecedores, dimensionando e contratando os melhores profissionais em cada área de atuação, necessários à perfeita realização de um evento.

O currículo da JZ Congressos é tradicionalmente composto de congressos da área médica, uma característica bastante favorável, pois o alto nível de complexidade destes eventos torna os profissionais da JZ mais conscientes e preparados para lidar com as mais variadas situações, de eventos empresariais a mega-congressos.

Estratégias:
A JZ Congressos, em parceria com o São Paulo CVB, desenvolveu uma campanha completa para a captação do evento.
Criamos um plano de ação, baseado nas melhores estratégias para mostrar que São Paulo deveria sediar o evento. A campanha incluía vídeo, brindes, material promocional, stand e muita articulação com os delegados e diretoria da SBN.
Com dois meses de antecedência foi enviado um oficio candidatando a cidade, expondo as razões e citando os médicos envolvidos.
A defesa da candidatura aconteceu durante o 24º Congresso Brasileiro de Nefrologia em Curitiba em 2008, com apresentação em assembléia geral, onde todos os membros da SBN têm direito a voto.
Os itens produzidos foram:
Dossiê de Candidatura:
A SBN solicita uma série de informações técnicas da cidade. Conhecendo bem o perfil do evento a JZ optou por sugerir o WTC como centro de convenções sede. Pois o espaço das salas atende as necessidades do evento e principalmente porque no entorno há uma quantidade de hotéis suficiente para receber o número de congressistas esperado.
A cidade de São Paulo, por seu tamanho e população, sofre com problemas de transito e deslocamento, por isso escolher um local com hotéis a uma distância possível de ser feita a pé foi essencial para o sucesso da candidatura. Isso reduz os custos com transporte para o evento e facilita o acesso para os congressistas.
O dossiê foi produzido pelo São Paulo CVB em alta qualidade, contemplando informações técnicas do centro de convenções, hotelaria, aeroporto, transporte, opções de locais para eventos sociais e muitas fotos. Todos os apoios obtidos foram apresentados em forma de carta, mostrando a força da candidatura.
Material Promocional:
Para divulgar a candidatura ao grande público, o São Paulo SVB criou materiais práticos e de baixo custo.
• Cartões postais da cidade com o nome do evento
• Banner “São Paulo espera os nefrologistas em 2012”
• Adesivo “Vote em São Paulo”
• Materiais de divulgação turística da cidade
Stand:
A SBN cedeu um stand na área de exposição do 24º Congresso Brasileiro de Nefrologia. Esse espaço foi essencial para conseguir votos dos congressistas.
Uma recepcionista foi contratada para fazer o atendimento no stand, divulgando a candidatura de São Paulo por meio da entrega de brindes, cartões postais da cidade e outros materiais promocionais.
Adesivos com “Vote em São Paulo” foram colados nos crachás dos congressistas que apoiavam a candidatura. Ao final do segundo dia de evento já era possível ver pelos corredores a intensa adesão.
Defesa de Candidatura:

A defesa de candidatura aconteceu no 4º dia de congresso. Havia 15 minutos para apresentar as razões para escolher São Paulo.
Não havia cidades concorrentes, mas a votação tinha que obter aprovação da maioria. Por isso todas as ações prévias foram essenciais para garantir o voto de cada membro da SBN.
Montamos uma mesa na entrada do auditório onde aconteceu a Assembléia, para distribuir o último e mais interessante brinde: mão feita de papelão colorido, com o símbolo da cidade de São Paulo, com um dedo levantado que poderia ser usado no momento da votação.
Este brinde, inusitado, fez muito sucesso entre os congressistas.
Apresentação & Vídeo
O Dr. Luiz Yu foi quem defendeu a candidatura, a apresentação mostrou todos os dados relevantes da cidade, enfatizando os pontos como o alto número de médicos filiados a SBN no estado, facilidade de acesso aéreo, opções de hotel no entorno do centro de convenções.
Para abrilhantar a apresentação foi incluso um vídeo de São Paulo, onde diversas personalidades da cidade convidam as pessoas para irem a São Paulo. O vídeo muito bem produzido mostra imagens culturais e atrativas.
Perguntas do público foram baseadas na viabilidade financeira do evento, visto que São Paulo é conhecida por ser uma cidade com altos custos se comparada a outras cidades brasileiras. Mas a economia com transporte e o alto poder de atração de público são os diferenciais para manter a saúde financeira do evento.
Decisão:
Após as perguntas respondidas, o presidente da assembléia solicitou que quem estivesse de acordo com a realização do congresso em São Paulo levantasse a mão. E o que se viu foi inúmeras mãozinhas de papelão dando o aval para a cidade!
Os custos para a realização dessa captação foram divididos entre a JZ Congressos e o São Paulo Convention, não havia muito recurso disponível, então procuramos fazer opções criativas com baixo custo de produção.

Galeria de imagens
Reunião preparatória
Dossiê de Candidatura
Banner
Cartão Postal
mãozinha
Apresentação - comissão
Apresentação - diferenciais da cidade
Apresentação - facilidade de acesso
Apresentação - Hotéis walking distance
Apresentação - vote em São Paulo
Foto da defesa de candidatura
Foto defesa candidatura 1
     

 

O turista de negócios e eventos gasta consideravelmente mais do que o turista de lazer, visto que esta viagem muitas vezes é financiada pela empresa ou instituição onde trabalha. Ainda que esta viagem seja financiada por seus próprios recursos, tal gasto é encarado como investimento, já que lhe proporciona qualificação profissional. Desta forma, este tipo de turista é menos suscetível a crises econômicas, já que a viagem tendo escopo profissional é necessária, e ainda exige notas fiscais, uma vez que necessita reembolso ou comprovação de gastos gerando arrecadação.

O Congresso possui um grande potencial de geração de negócios para a cidade. Não existem pesquisas que mostrem o gasto médio do turista de eventos, mas alguns outros dados podem mostrar a rentabilidade do congresso.

Hospedagem:
O valor de hospedagem é de R$ 160,00 a R$ 300,00 por dia. Dando uma média de R$ 230,00. São 5 dias de congresso com 2500 participantes
Valor estimado de hospedagem: R$ 2.875.000,00

Alimentação
Considerando um gasto médio de R$ 25,00 por refeição, 2 refeições por dia, nos 5 dias com 2500 participantes
Valor estimado: R$ 1.562.500,00

Serviços
Com base nas edições anteriores, podemos afirmar que este congresso tem um custo de R$ 2.000.000,00 com a contratação de serviços de:
Centro de convenções
Passagens
Coffee-breaks
Equipamentos áudios-visuais
Tradução Simultânea
Recepcionistas
Segurança
Limpeza
Eventos Sociais
Organização
Materiais gráficos
Sinalização
Entre outros

Sendo assim podemos afirmar que o congresso deixará na cidade mais de 6 milhões de reais.

Um congresso técnico científico sempre traz benefícios sociais, pois proporciona o intercâmbio científico entre profissionais, estudantes, docentes e pesquisadores de todo o Brasil, buscando disseminar conhecimento e contribuir com a redução das desigualdades sociais do país.

Os temas tratados são relevantes ao sistema de saúde brasileiro, e por isso contribuem para a melhoria da qualidade de atendimento a população.

Atualmente, 2,5% da população mundial é diabética e um sexto é hipertensa e estudos da SBN - Sociedade Brasileira de Nefrologia, afirmam que em 2025, de cada quatro pessoas uma será hipertensa, e a prevalência do diabetes passará para 6,5%, ou seja, já são encaradas como uma epidemia.

Aproximadamente 18 milhões de brasileiros sofrem de problemas renais, dos quais 70% não sabem.
Esses números mostram a real necessidade de capacitação do profissional que atua na área de nefrologia, para atender de forma adequada a população. Esse é o principal objetivo do congresso.

 

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