Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: SICOT 2014
Candidato: JZ Brasil
Cliente: Sociedade Brasileira de Ortopedia e Traumatologia
Segmento: Eventos
Estado: RJ
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

O World Congress of the International Society of Orthopaedic Surgery and Traumatology – SICOT (Congresso Internacional das Sociedades Internacionais de Ortopedia Cirúrgica e Traumatologia) acontece a cada 3 anos, reunindo 5000 pessoas de todo o mundo, é realizado pela International Society of Orthopaedic Surgery and Traumatology - SICOT.

A SICOT foi fundada em 1929, com objetivo de organizar e avançar a Ortopedia e Traumatologia para níveis internacionais de tratamento dos pacientes, desenvolvendo, ensinando, pesquisando e educando. E para facilitar o intercâmbio profissional.

Atualmente tem entidades filiadas em quase 100 países, realiza a cada 3 anos um congresso mundial, as últimas edições do evento aconteceram em:
2008 – Hong Kong – Hong Kong
2005 Istanbul – Turquia
2002 San Diego – EUA
1999 Sidnei - Australia
1996 Amsterdã- Holanda
OBS: A edição de 2011 será em Praga – República Checa

Segue abaixo a transcrição do Manual de Candidatura da SICOT, onde comprova a rotatividade do evento:

“Os membros da SICOT se reúnem no Triennial World Congresses e anualmente, nos dois anos entre os congressos Trienais, no Annual World Conferences.
Qualquer delegado/secretario pode, com o apoio da Sociedade Nacional, convidar a SICOT para sediar esses eventos no seu país.
Os Delegados Nacionais que desejarem receber o evento em seu país deve escrever, telefonar ou mandar um fax para a Secretaria Geral, na sede da SICOT, solicitando os formulários de inscrição que servem como guias para a produção do dossiê de candidatura.
Os formulários para o Congresso Trienal devem ser enviados no mínimo com 7 anos de antecedência. Esses eventos geralmente acontecem em Agosto ou Setembro.
Todos os países candidatos terão direito a fazer uma apresentação de suas candidaturas ao Comitê da SICOT. As propostas são analisadas pela equipe da SICOT junto com o Comitê de Congressos. A decisão final é tomada pelo Comitê Internacional, com recomendações do Comitê Executivo.
Quando mais de 3 países se candidatam para sediar o congresso no mesmo ano, a seleção é feita pelo Comitê de Congressos.”

O processo de candidatura é feito por meio de envio de oficio formalizando o interesse do país e solicitando formulários de captação.

Os formulários foram enviados, pelo Sociedade Brasileira de Ortopedia e Traumatologia - SBOT em 2007 para a sede da sociedade internacional. A decisão ocorreu durante o congresso de Hong Kong de 24 a 29 de agosto de 2008, onde a Sociedad

Galeria de imagens
SICOT Guidelne
       

 

A campanha
Processo de captação para sediar o SICOT 2014 no Rio de Janeiro
Porque o processo foi único?
O congresso vai retornar ao Rio de Janeiro depois de 33 anos:
• Mesma cidade
• Mesmo centro de convenções
• Mesmo organizador do evento
Desafios Marketing
• Alto nível das cidades candidatas
• Sediar o congresso no Rio de Janeiro após 33 anos
• Melhorar o known-how da Ortopedia Brasileira para salvar vidas
Criatividade e Inovação
• Unimos os objetivos da SICOT com os nossos próprios objetivos
• Apresentamos uma candidatura com ações inovadoras
• Lançamos uma pitada do jeito brasileiro de viver sem deixar de apresentar a parte técnica
Sobre JZ Congressos
A JZ CONGRESSOS atua, desde 1972, nas áreas de organização e execução de eventos internacionais e nacionais. Foi pioneira na organização de eventos, desbravando o mercado, sem deixar de se atualizar e acompanhar as tendências. É uma das empresas brasileiras mais tradicionais e conceituadas na área, resultado de um trabalho sério de comprometimento com nossos clientes. São mais de 500 congressos realizados, de pequenas reuniões até congressos com 14.000 participantes.

Oferecemos um leque abrangente de serviços, que tem início na captação e promoção do evento e seguem com o planejamento, organização e coordenação, controle financeiro, recebimento de trabalhos científicos e de inscrições até a sua execução final.

Nossa equipe é composta por profissionais competentes e integrados com o objetivo da empresa. A sede da JZ Congressos fica no Rio de Janeiro, e, atualmente, possuímos filiais em Curitiba e São Paulo.

O grande volume de trabalho possibilita excelentes condições de negociação e capacidade para avaliar criteriosamente a escolha de fornecedores, dimensionando e contratando os melhores profissionais em cada área de atuação, necessários à perfeita realização de um evento.

O currículo da JZ Congressos é tradicionalmente composto de congressos da área médica, uma característica bastante favorável, pois o alto nível de complexidade destes eventos torna os profissionais da JZ mais conscientes e preparados para lidar com as mais variadas situações, de eventos empresariais a mega-congressos.
SICOT 1981
No final da década de 70 a JZ Congressos havia organizado o Congresso Brasileiro de Ortopedia e Traumatologia dos anos de 1975, 1977 979. Por essa aproximação com a área, em 1978, um grupo de ortopedistas brasileiros veio buscar ajuda para trazer o SICOT 1981 para o Brasil. Naquela época o Brasil estava se iniciando no mercado de congressos internacionais, e a JZ foi pioneira na organização desses congressos.
Todo o processo de captação era novidade e foi um desafio. Os guidelines foram enviados por correio e o médico chamado Professor Dagmar Chaves foi até Kyoto no Japão durante o XV SICOT 1978 e propôs o Rio de Janeiro para sediar a próxima edição do SICOT.
Para os delegados presentes no evento, o Brasil era um país longe e exótico, mas eles acreditaram nas palavras do Prof. Dagmar e votaram no Rio de Janeiro. O processo de candidatura era muito simples e a JZ não precisou fazer muito.
O Congresso foi organizado pela empresa em 1981 no Rio Centro – Rio de Janeiro. Recebemos 4000 participantes de todo o mundo. Tivemos a oportunidade de aprender muito sobre este evento e esse conhecimento passou a fazer parte de nossa experiência.
A nova candidatura
Em meados de agosto de 2007 a JZ Congressos estava pesquisando na ICCA e encontrou em aberto o processo de candidatura para o SICOT 2014.
Entramos em contato com o Dr. Musafir, um nos médicos de maior destaque na ortopedia brasileira e membro diretoria da SBOT. Ele aceitou na hora a idéia de trazer o congresso para o Brasil. Aproveitamos a expertise de ter organização o congresso em 1981 e os bons contatos dentro da ortopedia brasileira.

Concorrentes
• Rio de Janeiro
• Dubai
• Toronto
• Viena
Emirados Árabes – Dubai
Dubai é um novo destino para congressos, visto como um lugar exótico, luxuoso e com alta tecnologia. Sua localização é privilegiada, entre a Europa e Asia.
É um concorrente forte; eles tinham apoio de países da Ásia e alguns da Europa. E fizeram um excelente trabalho de busca de apoio. A campanha envolveu diferentes tipos de estratégias e ação. Era nosso principal adversário.
Áustria - Viena
Áustria esteve várias vezes presente no TOP 10 da ICCA, como um dos principais países sede de congressos internacionais; Viena foi a cidade número um por diversas vezes em número de congressos. Sem dúvida, Viena possui excelentes condições de sediar o SICOT. Além disso, era o único país europeu na competição.
Porém Viena não fez um bom trabalho durante o processo preliminar, estavam mau articulados e a campanha não tinha muito apoio.
Canadá - Toronto
Canadá é um forte candidato, um país desenvolvido, com ótima estrutura para eventos e fácil acesso da Europa e Estados Unidos. Toronto tinha apoio dos países da América do Norte e alguns da Europa. Sua campanha foi bem elaborada.
Brasil – Rio de Janeiro
O Brasil vem aparecendo cada vez mais no Mercado de eventos internacionais. Nos últimos anos apareceu no Top 10 da ICCA. A infra-estrutura do país vem passando por diversas melhorias.
A campanha do Rio de Janeiro foi muito bem articulada. Tínhamos o apoio da América Latina, África e alguns países da Europa.

Estratégias Brasileiras:
A JZ Congressos, em parceria com a SBOT, desenvolveu uma campanha completa para a captação do evento.
O primeiro passo foi buscar apoio dos ortopedistas brasileiros, visto que a proposta deve representar o desejo de toda a classe. Os mais proeminentes nomes da Ortopedia se engajaram na campanha.
Então fomos buscar apoio da América Latina, a SLAOT – Sociedade Latino Americana de Ortopedia e Traumatologia se uniu a nossa campanha. Essa união foi essencial para consolidar a proposta.
Após apoio político eram necessários recursos financeiros, que foram obtidos com a EMBRATUR por meio do Rio Convention Bureau.
Criamos um plano de ação, baseado nas melhores estratégias para mostrar que o Rio deveria sediar o evento. A campanha incluía folders, vídeos, brindes, stand e muita articulação com os delegados e diretoria da SICOT.
O foco principal foi atender os requisites do guideline. Preparamos o dossiê de candidatura e enviamos as cópias para a sede da SICOT. Todas as solicitações foram contempladas do dossiê, elaboramos cada frase nos preocupamos em mostrar o Rio de Janeiro como destino ideal e uma cidade fascinante.
Todos os apoios obtidos foram apresentados em forma de carta, mostrando a articulação.

Os médicos brasileiros engajados na campanha ligaram ou enviaram e-mail para aqueles delegados que eram seus amigos/conhecidos, solicitando o apoio para o Brasil.
A decisão aconteceu durante a reunião dos delegados nacionais da SICOT durante o SICOT 2008 em Hong Kong. A delegação brasileira que foi a Hong Kong para defender a candidatura do Rio de Janeiro era composta por 3 médicos da SBOT, Dr. Sergio Franco, delegado da SICOT, Dr. Geraldo Motta, tesoureiro da SBOT e Dr. Marcos Musafir membro influente na SICOT, além dos representantes da FK Viagens e da JZ Congressos.
A reunião deveria acontecer durante dois dias, no primeiro dia as cidades candidatas aproveitam para fazer os últimos contatos e conseguir mais votos, porém um tufão de intensidade 9 atingiu a cidade neste dia. Toda Hong Kong foi fechada e ninguém tinha permissão para sair nas ruas.

Com um dia a menos, tivemos que trabalhar pesado. Montamos o stand promocional no lobby ao lado da sala de reuniões. Era nossa chance de distribuir material promocional e exibir vídeos turísticos. Todas as cidades candidatas estava no mesmo espaço e a disputa foi acirrada.

Distribuímos sandálias Havaianas para os delegados, com a estampa do Pão de Açúcar.
Um folder trazia um resumo das informações do dossiê, incluindo infra-estrutura e apoio de diversos níveis do governo brasileiro.

Apresentação
As apresentações aconteceram em ordem alfabética; cada país tinha 7 minutos para mostrar as razões pelas quais deveria sediar a conferencia.
A base da apresentação brasileira foi mostrar os apoios da ortopedia brasileira e latino americana, além da estrutura da cidade. O momento principal foi a exibição do vídeo especialmente preparado para a captação, pois uma imagem fala mais do que mil palavras. A música brasileira e as imagens do Rio envolveram emocionalmente os delegados.

Nossa última cartada foi o orçamento mais barato. Sabemos que o orçamento é uma parte muito importante para o congresso. E esse foi um dos requisitos que a SICOT exigiu que fosse apresentado. Todas as cidades candidatas apresentaram uma estimativa de orçamento para o congresso.
A estratégia brasileira foi combinar o Congresso Mundial da SICOT com o Congresso Brasileiro de Ortopedia. Esse congresso geralmente reúne mais de 6 mil participantes, e pode ser responsável por diversos itens do orçamento, fazendo o lucro da SICOT aumentar substancialmente.

Após as 4 apresentações, a diretora comercial da SICOT, mostrou um slide comprando os 4 orçamento. O Brasil tinha o menor. Essa estratégia foi essencial para a vitória do Rio de Janeiro. Esse foi o diferencial de ter um organizador profissional de congressos envolvido no processo de captação.
A Eleição
A eleição aconteceu em alguns passos.
No primeiro round Viena foi eliminada.
39% Rio de Janeiro
32% Dubai
25% Toronto
4% Viena

O segundo round foi mais difícil, mas foi a vez de Toronto deixar o processo.
41% Rio de Janeiro
34% Dubai
25% Toronto

E finalmente, no terceiro round, o Brasil ganhou de Dubai por 55% a 45%.
55% Rio de Janeiro
45% Dubai

Uma vitória apertada que nos deixou muito orgulhosos de fazer parte desse time.

Galeria de imagens
Bidding Book
Imagem do Tufão que quase atrapalhou tudo
Foto dos dos itens produzidos
Imagem da Apresentação e do Vídeo
Orçamento diferencial
Gráfico da 1º votação
Gráfico da 2º votação
Gráfico da votação final
Equipe Responsável
Stand
Stand 2
Materiais promocioais
Defesa de candidatura
   

 

O turista de negócios e eventos gasta consideravelmente mais do que o turista de lazer, visto que esta viagem muitas vezes é financiada pela empresa ou instituição onde trabalha. Ainda que esta viagem seja financiada por seus próprios recursos, tal gasto é encarado como investimento, já que lhe proporciona qualificação profissional. Desta forma, este tipo de turista é menos suscetível a crises econômicas, já que a viagem tendo escopo profissional é necessária, e ainda exige notas fiscais, uma vez que necessita reembolso ou comprovação de gastos gerando arrecadação.

O Congresso possui um grande potencial de geração de negócios para o país, de acordo com a “Pesquisa do Impacto Econômico dos Eventos Internacionais realizados no Brasil – 2007/2008” realizada pela Embratur, o turista estrangeiro que visita o Brasil com o objetivo de participar de eventos, gasta em média por dia US$ 285,00, que equivale a R$ 513,00/dia (cotação de outubro 2009). Com isso podemos dizer que o Congresso tem expectativa de gerar durante seus cinco dias mais de 5 milhões de reais somente com os gastos dos participantes internacionais, além de gerar novos empregos, movimentar a economia local, principalmente as empresas ligadas ao setor de turismo como hospedagem, alimentação, montagem de equipamentos, iluminação, transporte, entre outros.

Outras características importantes levantadas pela mesma pesquisa é que 66% dos participantes têm intenção de adquirir produtos turísticos, e mais de 65% gasta com compras e serviços pessoais.
O perfil desse público revela que 53% ganha entre 2 e 8 mil dólares mensais e 78% tem entre 25 e 54 anos, e o grau de escolaridade é muito alto, com 95% possuindo no mínimo ensino superior, sendo alto o índice de mestrado e doutorado.
96% ficam hospedados em hotéis
34% utiliza agência de viagens
36% viaja acompanhado
30% realiza viagens de pré o pós tour para outras cidades ou estados
92% tem intenção de voltar ao Brasil

 

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