Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: CONVENÇÃO DÁ-LHE ALE 2008
Candidato: Fagga Eventos
Cliente: REDE ALE
Segmento: Eventos
Estado: RN
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Convenção Dá-lhe Ale 2008

Quinta maior distribuidora de combustíveis do país, com uma rede de mais de 1.700 postos espalhados por todo o Brasil, a ALE é fruto da união da mineira ALE Combustíveis com a Satélite Distribuidora de Petróleo, do Rio Grande do Norte.

Com pouco mais de 12 anos de história, a empresa, que foi fundada no interior de Minas Gerais, vem crescendo cada vez mais.

Com um histórico de importantes aquisições, como as da distribuidora catarinense Polipetro e da rede de postos Repsol no Brasil, a ALE ocupa hoje a marca de mais de 40 filiais em todas as regiões do país, gerando hoje mais de 12 mil empregos diretos e indiretos.

Para coroar esta história de sucesso, a empresa decidiu reunir os revendedores ALESAT de todo o Brasil para apresentar a nova identidade visual, alinhar conceitos e estratégias, proporcionar integração e demonstrar ao mercado a pujança de sua rede.

Assim surgiu a Convenção Dá-lhe ALE 2008, realizada em paralelo à Expo Postos & Conveniência, maior evento do setor na América Latina, que em 2008 foi realizado no Centro de Convenções de Natal (RN).

O evento, que contou com a presença do presidente e vice-presidente da ALE, relembrou a história de sucesso da empresa, mostrou aos participantes como a empresa pretende continuar crescendo e reforçou nos participantes o orgulho de fazer parte desta história.

Mas realizar uma Convenção para tantos convidados, vindos de todos os lugares do país, não era uma tarefa tão fácil. Ainda mais em uma cidade com uma malha aérea e rede de hotéis complicadas, que já estavam “abrigando” na mesma semana um grande evento do setor.

Para tornar este momento uma realidade, foi necessária muita criatividade, desde a logística de hospedagem até a criação do roteiro do evento. E o maior desafio de todos: a transformação de um pavilhão simples e com poucos recursos tecnológicos em uma plenária com todo o conforto e recursos cênicos para a realização de um grande evento como a Convenção Dá-lhe ALE 2008.

Galeria de imagens
Confraternização
       

 

Nome
Dá-lhe ALE 2008

Data
14 a 17 de outubro de 2008

Local
Centro de Convenções de Natal – Natal - RN

Principal evento já realizado pela rede ALE em toda a sua história, para garantir o sucesso da Convenção Dá-lhe ALE 2008, a promotora investiu fortemente em um conceito inovador. Desde a programação do evento até a cenografia, adaptação do espaço disponível no pavilhão e as soluções para o deslocamento e hospedagem dos convidados, participantes ALE e equipe de produção. Tudo isso sem esquecer a sustentabilidade.

Foram mais de três dias de preparação para transformar o Centro de Convenções de Natal no local ideal para um evento tão importante, o que consumiu milhares de KW de energia e uma equipe de aproximadamente 100 pessoas.

Para garantir conforto e tranqüilidade para os convidados e participantes da Convenção, a promotora firmou parcerias com a TAM, uma das maiores companhias aéreas do país, e com os principais resorts locais.

Somado a isso, uma programação diversificada, com palestrantes convidados ilustres e atrações musicais para descontrair as noites do evento.


Principais números
- 2.000 convidados (funcionários ALESAT e donos de postos de gasolina da rede ALE).
- Uma equipe de produção com cerca de 26 pessoas.
- Aproximadamente 100 pessoas trabalharam na montagem, entre cenógrafo, arquiteto, cenotécnicos e auxiliares.
- Mais de 700m² de plotagem em todo o pavilhão, além de mais de 5000m² de carpete.
- Cerca de 260 transportes realizados em ônibus do evento.
- Mais de 660 apartamentos utilizados nos quatro melhores hotéis da Cidade.
- Consumo de mais de 12 mil KW de energia durante a montagem, evento e desmontagem!
- 4230 toneladas de alimentos, 35 mil mini-sobremesas, 250 kg de frutas, 150 kg de doces caseiros, 295 litros de sorvete.
- 600 litros de chopp, 96 litros de espumante, mais de 2000 litros de refrigerantes,
- 2160 litros de água mineral, 5688 latas de cerveja, mais de 550 litros de sucos variados. Bebidas para todos os gostos!
- 20 vôos com chegada em Natal e 14 vôos de saindo de Natal.
- Tudo isso para participantes vindos de 247 cidades e 20 diferentes estados!


Patrocínio de diversos parceiros
- Souza Cruz
- Haztec
- Mastercard
- STP
- Coca-Cola
- Kibon
- NS
- ALECRED
- Elf Lubrificantes do Brasil
- Mapfre Seguros
- Skol
- TIM


Atividades extras
- Visita à Expo Postos & Conveniência 2008
- Plantio de mudas nativas no Centro de Convenções de Natal (projeto de Neutralização da Emissão de Carbono)
- Palestra de Olivier Anquier
- Show de humor Nós na Fita
- Show folclórico Cia D´Mas Dança / Zas-Tras
- Festa de encerramento com show de Alceu Valença e Ela Ramalho.

Hub de hospedagem nos 4 melhores resorts da cidade
Para atender com todo o conforto os convidados da ALE e seus acompanhantes, foi montada uma rede de hospedagem com os seguintes hotéis:
- Hotel Pestana Natal
- Hotel Blue Tree Pirâmide
- Hotel Ocean Palace
- Hotel Serhs Natal


Agenda

Dia 14 de outubro

18h50 Transfer para o Centro de Convenções de Natal (CNN)
19h Coquetel de boas vindas
20h Palavra do presidente ALE
20h30 Jantar
22h Show folclórico Cia D´Mas Dança/Zas-Tras

Dia 15 de outubro

08h10 Transfer para o Centro de Convenções de Natal (CNN)
08h30 Welcome coffee
09h Abertura oficial
09h40 Palestra de abertura do vice-presidente da ALE (Jucelino Sousa): histórico ALESAT, planejamento estratégico e plataforma da marca
11h40 Almoço
14h Palestra Gestão/Economia (Luis Carlos Ewald)
15h Palestra ALECred (Carlos Donzelli – diretor da ALECred)
17h Coffee Break
17h30 Transfer de volta para os hotéis
19h Transfer para o Centro de Convenções de Natal (CNN)
20h Show de humor Nós na Fita

Dia 16 de outubro

08h10 Transfer para o Centro de Convenções de Natal (CNN)
08h30 Welcome coffee
09h Palestra Paulo Miranda ()
09h30h Resultado Pesquisa de Satisfação Revendedores 2008
10h Palestra Liderança (Edmour Saiany)
11h Intervalo
11h20 Palestra Sustentabilidade (Sérgio Cavalieri, presidente do Conselho de Administração da ALE)
11h50 Palestra Projeto Neutralizacao do Carbono (Henrique Bertini)
12h20 Almoço
14h Visita à Expo Postos & Conveniência
Palestra de gastronomia (Olivier Anquier, chef de cozinha e apresentador de TV)
17h Transfer de volta para os hotéis
19h30 Transfer para o Centro de Convenções de Natal (CNN)
21h Jantar
22h Show com Elba Ramalho e Alceu Valença

Dia 17 de outubro

08h10 Transfer para o Centro de Convenções de Natal (CNN)
08h30 Welcome coffee
09h Palestra Motivacional (Bernardinho, técnico da seleção masculina de voleibol brasileira)
10h Palestra Marketing / Programas de Diferenciação (Jucelino Sousa, vice-presidente da ALE)
11h Encerramento (palavras do presidente da ALE, Marcelo Alecrim)
11h20 Chuva de prata e entrada das 200 crianças da escola Ivonete Maciel

Galeria de imagens
Entrada
Apresentação
Almoço de confraternmização
Palco
Apresentação Nós na Fita
Estande
Show Elba Ramalho
     

 

Reunir 2.000 convidados de todas as partes do Brasil em um único lugar por quatro dias não era uma tarefa fácil. Ainda mais se o evento precisasse ser realizado em um local que não foi criado para abrigar convenções.

Para realizar um evento de alto nível como a Convenção Dá-lhe ALE 2008, foi necessário realizar diversas melhorias na infraestrutura do pavilhão, para dar conforto aos convidados e permitir a transformação do espaço em uma plenária digna de um evento desta importância, com todos os recursos de som, iluminação, refrigeração, palco, segurança, etc.

A promotora do evento passou por diversos desafios, a começar pela seleção e deslocamento de colaboradores e fornecedores para Natal; convite, RSVP, hospedagem e deslocamento dos participantes e convidados; gerenciamento de projetos de cenografia, projeção, iluminação e sonorização para o evento e para as atividades paralelas; gerenciamento de alimentação e bebidas para equipes e convidados; recepção e atendimento a autoridades e imprensa; e o maior desafio de todos: a transformação de um pavilhão de feiras em um espaço adequado para a realização de palestras e shows.


 Pré-evento

Para abrigar a Convenção Dá-lhe ALE 2008, o pavilhão do Centro de Convenções de Natal precisou ser transformado para abrigar, ao longo dos quatro dias, uma plenária, lounge de recepção, salão de jantar, palco para shows. A montagem mobilizou uma equipe de aproximadamente 100 colaboradores, entre cenógrafo, arquiteto, cenotécnicos e auxiliares. Foram mais de 700m² de plotagem em todo o pavilhão, além de mais de 5000m² de carpete.

Tudo para criar um ambiente confortável, acolhedor, aconchegante e com todos os recursos cênicos, tecnológicos e de infraestrutura necessários para um evento deste porte.

Com um número tão grande de convidados, foi preciso realizar reservas em quatro hotéis, o que gerou também a necessidade de um planejamento de transfer eficiente para levá-los ao Centro de Convenções, onde todas as atividades seriam desenvolvidas.

Devido à dispersão geográfica do público, foi criado também um hotsite especialmente para o evento, com informações sobre a cidade de Natal, dicas úteis sobre o clima, endereço do hotel e pontos turísticos da cidade. Tudo isso além de opções de compra de passagens aéreas da TAM com tarifas promocionais e os melhores hotéis de Natal, onde cada participante escolhia para ficar hospedado durante a convenção totalmente sem custo.

Para aguçar a curiosidade dos participantes e aumentar ainda mais seu interesse, foi desenvolvida uma estratégia de teaser, que dizia “Eu vou para Natal”. Além disso, antes do evento, cada participante recebeu também um kit contendo 2 tags de mala e um passaporte com dicas úteis de Natal em sua residência.


 O evento

Para mostrar ao mercado a força da rede ALE, era preciso criar um evento à sua altura. Assim, além de palestras, foram programados shows e coquetéis, para entreter os participantes, descontrair e auxiliar o networking.

Durante os quatro dias de evento foram realizadas palestras com profissionais renomados do setor de combustíveis e altos executivos da ALE para discutir temas como: planejamento estratégico e plataforma da marca, liderança, sustentabilidade e o cenário do segmento de combustíveis.

Era um grande desafio não só de logística, transportar um grande volume de pessoas dispersas em quatro hotéis, mas também de infra-estrutura. Afinal de contas, era preciso reinventar todo o espaço e transformar um pavilhão de feiras em um espaço multiuso, capaz de atender a diversas atividades.

Para tornar a Convenção Dá-lhe ALE 2008 em realidade, foi montada uma equipe de produção com 26 pessoas. Entre cenógrafo, arquiteto, cenotécnicos e auxiliares, mais de 100 pessoas trabalharam na montagem do evento, que teve mais de 700m² de plotagem em todo o pavilhão e mais de 5000m² de carpete. Tudo isso, em apenas 4 dias.

No salão havia duas bombas de gasolina, modelo anos 50/60 que foram tranformadas em chopeiras e ao invés de gasolina, saiam chopes. Foram fabricados 600 litros ao longo do evento.


Primeiro dia

No aeroporto, os convidados foram recepcionados por guias exclusivos que acompanharam até o hotel selecionado por cada participante. Os hotéis eram: Ocean Palace; Pirâmide; Sehrs e Pestana. Em todos eles foi montado um help desk do evento.

Ao chegarem a seus apartamentos, os participantes encontraram uma carta e um kit de boas vindas. Para as mulheres, uma bolsa de buriti, com uma nécessaire e um protetor solar. Para os homens, uma nécessaire com um kit de higiene e um protetor solar para curtir o sol de Natal.

O jantar da primeira noite foi no Centro de Convenções de Natal, onde os convidados puderam se familiarizar com o clima do evento e com todos os participantes da viagem. Um show de dança folclórica foi a atração da noite, que foi apresentada pela MC Margot Ferreira.


Segundo dia

A programação se iniciou às 08h10, quando os participantes se encontraram na recepção do hotel para irem para o Centro de Convenções de Natal no transporte exclusivo do evento. As boas vindas foram dadas pelo presidente da ALE, Sr. Marcelo Alecrim, que em seguida chamou ao palco algumas autoridades presentes.

Além de altos executivos da empresa, como o presidente, Marcelo Alecrim, e o vice-presidente, Jucelino Sousa, também estiveram presentes algumas autoridades.

Depois do almoço, que foi servido também no Centro de Convenções, o economista Luis Carlos Ewald, ministrou uma palestra para os convidados. Durante o jantar, que também aconteceu no Centro de Convenções, um show de humor, com o Nós na Fita, animou os convidados.


Terceiro dia

O terceiro dia de evento, contou com a palestra do Edmour Sayani, abordando o tema de inovação, e com a presença de Paulo Miranda, presidente da Fecombustíveis, que é uma das mais importantes federações do segmento.


Outro grande momento foi a palestra sobre sustentabilidade, onde os participantes puderam conhecer as ações sócio-ambientais desenvolvidas pela ALE, como o projeto de Neutralização da Emissão de Carbono.

Após o almoço, os convidados foram visitar a feira Postos & Conveniência, que aconteceu no pavilhão ao lado, também no centro de convenções. Enquanto isso, no Sehrs, Olivier Anquier, dava um show falando sobre segredos e dicas de receitas maravilhosas e ainda fez um risoto que foi degustado por todos os presentes na palestra.

À noite, também no centro de convenções, os convidados assistiram a um show dos forrozeiros Elba Ramalho e Alceu Valença.


Último dia de evento

No último dia, para encerrar o evento com “chave de ouro”, todos assistiram a uma palestra motivacional que foi ministrada pelo técnico de vôlei da seleção masculina, Bernardinho. E, por fim, o vice-presidente da ALE, Jucelino Sousa, fez a última palestra sobre os programas de diferenciação de marketing da empresa.

Após a palestra, o presidente da ALE, Marcelo Alecrim, proferiu suas palavras de encerramento e 200 crianças da escola Ivonete Maciel entraram na convenção segurando balões de gás. Neste mesmo momento, todos os participantes receberam uma taça de pró-seco para brindar o sucesso do evento. Chuva de prata e fogos no telão selaram o grande final.

Galeria de imagens
Dia 1 - Apresentação de Dança Folclórica
Dia 1 - Apresentação de Dança Folclórica
Apresentação de Dança Folclórica
Dia 2 - Almoço de confraternização
Dia 2 - Apresentação Nós na Fita
Dia 2 - Apresentação Nós na Fita
Dia 3 - Projeto de Neutralização da Emissão de Carbono
Dia 3 - Apresentação Elba Ramalho
Dia 3 - Apresentação Alceu Valença
Dia 4 - Palestra Bernardinho
Dia 4 - Encerramento
Dia 4 - Encerramento (chuva de prata)
     

 

Para tornar a Convenção Dá-lhe ALE 2008 em realidade, a promotora fechou patrocínios com grandes fornecedores de produtos e serviços para postos de gasolina e lojas de conveniência, firmou parcerias com companhia aéreas e hotéis e contratou diversos serviços que geraram muitos negócios para a cidade de Natal e para a rede ALE.

Com a realização de um evento desta pujança em paralelo ao maior evento nacional do setor, a Expo Postos & Conveniência, a ALE pôde mostrar ao mercado a sua força, além de realizar importantes contatos com os sindicatos, federações, fornecedores e parceiros do mercado de combustíveis.


A empresa promotora foi responsável pelo gerenciamento geral da montagem, funcionamento e desmontagem das adaptações realizadas no pavilhão do Centro de Convenções de Natal, incluindo a responsabilidade dos seguintes serviços:

- Levantamento das demandas e quantitativos para contratação dos serviços necessários;
- Seleção de fornecedores;
- Recomendação de contratação e acompanhamento e medição dos serviços;
- Gerenciamento de credenciamento e RSVP;
- Gerenciamento de acesso dos convidados ao local do evento – total de 2.000 pessoas;
- Atendimento aos funcionários e donos de postos de gasolina da rede ALE de todo o Brasil e às autoridades;
- Levantamento, seleção e administração do pessoal contratado;
- Assessoria na conceituação geral e planejamento estratégico do evento;
- Elaboração e acompanhamento de orçamento e de cronograma detalhado;
- Produção e logística de entrega de todo o material gráfico e brindes do evento;
- Gerenciamento de projetos de cenografia, projeção, iluminação e sonorização;
- Logística de hospedagem e transporte dos convidados;
- Negociação com hotéis e a empresa de viagens aéreas TAM.


Qualidade do evento

Após o evento, os participantes receberam uma pesquisa para que avaliassem a Convenção Dá-lhe ALE 2008. Os números comprovaram o que já era possível perceber durante a sua realização: mais de 70% dos participantes declararam ter achado a organização do evento excelente.

“Parabéns a equipe ALE pela organização do evento, pelas excelentes palestras, pela consciência ecológica, responsabilidade social, o projeto sobre leitura, o sentido de família e de Deus em nossas vidas.”
Francisco Canindé S. Rodrigues / Ilsene Rodrigues
FS Rodrigues e Cia.

“Obrigada ALE, por momentos tão maravilhosos e inesquecíveis. Voltarei para casa motivada e determinada a ser diferente. Parabéns a todos vocês!”
Marileide Lorena Dias Couto
Posto Altinense – Lorena e Couto Ltda.


Resultados

Os resultados obtidos com a Convenção Dá-lhe ALE 2008 foram:

- Aproximação da ALE com os donos de postos de gasolina de sua rede;
- Fortalecimento da imagem da empresa com autoridades, entidades do setor de combustíveis, funcionários e parceiros;
- Maior integração entre os funcionários e os donos de postos de gasolina de sua rede;
- Divulgação de projetos sócio-ambientais e planejamento estratégico da empresa
- Ampla visibilidade da ALE em uma das maiores feiras de negócios do setor no país: a Expo Postos & Conveniência.

Quinta maior distribuidora de combustíveis do país, com uma rede de mais de 1.700 postos espalhados por todo o Brasil, a ALE tem um forte compromisso com uma gestão sustentável, responsabilidade social e empresarial, garantindo uma relação de troca e respeito com a sociedade que atenda às necessidades do presente sem comprometer as necessidades de gerações futuras.

Desde a sua inauguração, a ALE promove um levantamento de todos os aspectos e impactos ambientais de suas operações. Com base nessas informações, a empresa desenvolve procedimentos e instruções de trabalho com foco na redução dos impactos e na melhoria contínua dos processos.

Através do Sistema de Gestão Integrada - SGI, que integra as normas ISO 9001, OHSAS 18001 e ISO 14001, a ALE mantém o alto desempenho de seus processos operacionais, visando a Qualidade, a Saúde e Segurança de seus colaboradores, além da preservação do meio ambiente.

Por isso, toda a equipe de montagem e produção precisou se adaptar aos padrões de qualidade e segurança da empresa, tendo o uso obrigatório, durante todo o período pré-evento no local, de materiais de segurança ocupacional apropriados: sapatos especiais e capacete.

Além disso, foi uma ação de Carbono Zero, para neutralizar todo o carbono emitido durante a realização da Convenção Dá-lhe ALE 2008, os convidados plantaram mudas nativas no Centro de Convenções de Natal. Na ALE, a preservação do meio ambiente é coisa séria!

Galeria de imagens
Plantação de mudas
Plantação de mudas
Plantação de mudas
   

 

 

Compartilhe: Twitter Facebook Linkedin Plaxo Youtube