Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: WAIPA INVESTMENT CONFERENCE, RIO 2008
Candidato: Capacità Eventos
Cliente: APEX Brasil
Segmento: Eventos
Estado: RJ
TROFÉU ESPÍRITO SANTO
Categoria: Evento Internacional Realizado no Brasil
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

A Capacita Eventos é uma empresa de prestação de serviços que atua na organização de eventos desde 1995, cujo principal objetivo é a realização de eventos diferenciados, procurando atender às necessidades dos seus clientes; propondo um trabalho de planejamento, viabilização e execução dos serviços que envolvem a organização de um evento, assim como o gerenciamento de fornecedores que prestam serviços (fotos 1 e 2). A Capacita atua no mercado nacional de eventos empresariais e trabalha com clientes dos mais diversos portes, tanto do setor público, quanto do setor privado. Entre as ações desenvolvidas destacamos: Planejamento do evento: apresentação sobre o entendimento e a compreensão do briefing, bem como a estratégia de planejamento com a abordagem criativa.
Estratégia e organização: apresentação de material com as fases básicas do processo de preparação e montagem do evento, compreendendo: a) programação completa do evento – descrita de maneira organizada e sequencial; b) indicação de palestrantes internacionais considerando a adequação do mesmo ao tema; c) descrição das atividades a serem desenvolvidas nas fases pré-evento, durante e pós-evento, incluindo o ordenamento das atividades de coordenação geral, administrativo-financeiro, logística, comunicação, cenografia, cerimonial/protocolo e etc.; d) orçamento detalhado do evento contendo todos os itens relativos a sua execução.
Execução e implantação do evento: apresentação de dois cronogramas: a) execução físico-financeira; b) cronograma de atividades, com desdobramento de ações operacionais, fixando providências, prazos de início e término e responsáveis pela execução.
Controle e avaliação do evento: relatório pós-evento com a averiguação das fases de planejamento, organização e execução do evento, examinando o alcance dos objetivos e resultados obtidos. O documento inclui: a) preparação e aplicação do questionário de avaliação; b) avaliação dos objetivos e resultados; c) fechamento das despesas; d) prestação de contas junto a patrocinadores e apoiadores.
Ficha Técnica:
Título: Foreign Direct Investment – New Scenario and Challenges – WAIPA Investment Conference, Rio 2008
Tema: conjuntura de investimentos no novo cenário mundial
Número de participantes: 272
Local: Sofitel Copacabana Hotel
Data: de 3 a 5 /12/ 2008
Periodicidade: de 2/2 anos
Abrangência: mundial
Atividades paralelas: coquetel no Pão de Açúcar e na Cidade do Samba, city tour.
Entidade promotora: APEX Brasil e WAIPA

Galeria de imagens
Sede Capacità Eventos em Porto Alegre
Equipe Capacità Eventos trabalhando
     

 

Conceito do evento: reunir representantes seniores e delegações de um vasto número de países membros da WAIPA, incluindo: Chefes de Estado, oficiais de governos, CEOs do setor privado e representantes de Agências de Promoção de Investimento (IPAs), bem como membros da sociedade civil e acadêmica com o objetivo de discutir sobre “Investimento Estrangeiro Direto – Novo Cenário e Mudanças”. Aproveitar a oportunidade para mostrar aos membros da WAIPA a cidade do Rio de Janeiro, tendo em vista a eleição do novo presidente da entidade, Sr. Alessandro Teixeira, também Presidente da APEX Brasil, ocorrida em abril de 2008, na cidade de Accra, em Gana, durante o World Investment Forum, mais importante evento do calendário da WAIPA.

Metas:
- Reunir representantes de todos os continentes;
- Levar ao evento autoridades nacionais;
- Apresentar aos participantes internacionais do evento a cidade do Rio de Janeiro com um olhar profissional e seguro

Desafios e soluções:
1 – Contato com participantes
Desafio: cliente não tinha cadastro de telefones e emails atualizado da maioria dos participantes convidados para o evento, além disto, como se tratavam de pessoas bem importantes como Chefes de Estado, Ex-Presidentes e CEOS de grandes empresas; este contato demandava um atendimento personalizado. Outro desafio relativo ao contato com os participantes do evento estava relacionado com o fuso horário, uma vez que estávamos convidando pessoas de todo o globo para este encontro.
Solução: recrutamos uma equipe de atendentes trilingue para a efetivação do cadastro personalizado de cada participante do evento. A atualização dos mailings se deu através de averiguação do nome e empresa ou organização do participante em orgãos internacionais. O problema do fuso foi solucionado com a contratação de uma segunda equipe para o trabalho no turno da noite, a qual fornecemos celulares de nossa empresa para que o trabalho pudesse ser realizado em suas próprias casas.

2 – Apostila com informações de todos os convidados (imagem 1)
Desafio: montar uma apostila com a foto e o curriculum resumido de todos os principais speakers e participantes do evento, com versao para os seguintes idiomas: português, ingles, francês e espanhol. Foi dado um prazo para envio das informações e foi solicitado um formato padrão para recebimento, tanto da foto quanto do resumé, entretanto, a grande maioria dos convidados ultrapassou o dead-line solicitado; ao mesmo tempo sofremos uma pressão do designer e da gráfica para o cumprimento dos prazos estabelecidos para entrega do material.
Solução: tendo em vista o curto espaço de tempo para a realização desta tarefa bastante trabalhosa, foi necessário a contratação de mais de um bureau de tradução, bem como a contratação de uma terceira equipe que trabalhou no resumo e adequação dos curriculums ao formato solicitado. Esta mesma empresa ficou também responsável pela revisão dos textos para que nada fosse mal escrito em qualquer um dos quatro idiomas oficiais do evento.

3 – Montagem do coquetel no Pão de Açúcar (imagens 2, 3 e 4)
Desafio: levar até o espaço Discos do Pão de Açúcar uma pesada estrutura de cenografia, bem como equipamentos de som e luz para o coquetel do evento, sendo que o acesso para material (trem cargueiro) tem horário restrito (6h diárias – máximo 2m altura) para atendimento aos eventos.
Solução: descobrimos com a administração do local que haveria um grande show aberto ao público um dia depois, decidimos então contratar a mesma empresa fornecedora de equipamentos de som e luz para o nosso evento. Desta forma, pudemos otimizar e negociar com a empresa organizadora do outro evento o melhor uso do cargueiro, tanto para montagem quanto para desmontagem dos dois eventos. Igualmente foi contratada uma equipe extra de carregadores para que o tempo de retirada dos materiais tanto do caminhão quanto do cargueiro fosse o menor possível.

4 – Montagem e desmontagem de salas (imagem 5)
Desafio: a programação do evento exigia que nos dois primeiros dias usássemos a sala principal do evento aberta para todos os participantes. A partir do terceiro dia de evento teríamos as sessões simultâneas na parte da tarde, deste modo seria necessário a remontagem do espaço, dividindo a sala principal do evento em três salas simultâneas. O grande problema é que todas as três salas precisavam contar com a tradução simultânea para os idiomas oficiais do evento – ingles, francês, portugues e espanhol e o tempo para todo este trabalho era demasiado curto.
Solução: na noite anterior foram puxados os cabeamentos para a montagem das cabines de tradução já considerando a planta baixa do evento sub-dividida em três salas simultâneas. Durante o intervalo do almoço contamos com o staff do hotel para montagem das cadeiras e palcos e mais uma equipe extra de montadores contratada especialmente para esta tarefa. O teste de equipamentos de som, luz, projeção e tradução foi feito pelas equipes da empresa contratada – Hoffmann - que também solicitou equipes complementares para este momento específico.

Estratégia:
Prestar o melhor serviço possível aos participantes do evento, tendo em vista a relevância dos mesmos e a importância de se realizar este encontro pela primeira vez no Brasil. O objetivo maior do Presidente da WAIPA, Alessandro Teixeira, também Presidente da APEX Brasil, é convencer o Board Meeting da WAIPA que a próxima edição do evento mais importante do calendário WAIPA, o WIF – World Investment Forum seja realizado em nosso país no ano de 2010.

Diferencial:
Contrapor uma agenda pesada de debates durante os dias do evento com programações culturais e atividades ao ar livre que mostrem as belezas do Rio de Janeiro.


Programação do evento: Investimento Estrangeiro Direto: Novo Cenário e Desafios
WAIPA - Conferência de Investimentos Rio 2008
Dezembro, 3
07h00 – Registro
07h30 – Jantar de Boas-Vindas – Sala Copacabana (foto 6)
Dezembro, 4 - Líderes Globais
9h00 – Solenidade de Abertura – Sala Rio de Janeiro
Como Transformar um Panorama de Crise em um Cenário de Prosperidade
Considerações especiais - Alessandro Teixeira – Presidente WAIPA
Moderador – William Waack – Ancora do Jornal da Globo (foto 7)
Convidados:
Vicente Fox – Ex-Presidente, México (2000 – 2006)
Mike Moore – Ex-Primeiro Ministro, Nova Zelândia (1990)
Lawrence Summers – Ex-Secretário do Tesouro, EUA (1999-2001)
Aleksander Kwasniewski – Ex-Presidente, Polônia (1995-2005)
10h15 – Coffee break
12h30 – Almoço – Sala Copacabana
Dezembro, 4 - Perspectivas Econômicas Reais
14h30 – Sessão Plenária – Sala Rio de Janeiro
Fluxos de Investimentos em um Novo Cenário Econômico Mundial
Moderador – Kai Hammerich – Membro do Comitê Diretor da WAIPA
Convidados:
Shami Khorana – Presidente, HCL – America
Andrea Pal – Vice-Presidente Sênior e Gerente Global de Investimentos, Fraport
José Antônio Fernandes Martins – Vice-Presidente, Marcopolo S/A
16h00 – Coffee break
Moderador – Aparna Dutt Sharma – CEO em atuação, Fundação Índia Brand Equity
Convidados:
Mike Bible – CEO, Agility Logistics
Isabel Aguilera – Presidente, GE Espanha e Portugal
Marcelo Odebrecht – Presidente, Odebrecht S/A
20h00 – Coquetel – Pão de Açúcar
Dezembro, 5 - Nova Realidade Econômica Mundial: IED – o caminho do desenvolvimento sustentável em uma nova ordem econômica
9h00 – Discurso de Boas-Vindas – Alessandro Teixeira – Presidente WAIPA
9h15 – A Redefinição do Capitalismo em uma Nova Ordem Econômica Mundial
Moderador – Beatriz Nofal – Presidente, Agencia Nacional de Desarollo de Inversiones – Prosperar
Convidados:
Henrique Meirelles – Presidente, Banco Central do Brasil
Edmund Phelps – Nobel de Economia (2006)
Joseph Stiglitz – Nobel Economia e Economista Chefe (2001) e Sênior Vice-Presidente, Banco Mundial (1997-2000)
William Donaldson – Ex-CEO, Bolsa de Valores de Nova Iorque
12h15 – Almoço
14h15 – Grupo de Trabalho 1 – Buscando Capital em um Novo Cenário de Investimentos
Gyorgy Retfalvi – CEO, ITD Hungria
Mauricio Ribeiro – Corporação Financeira Internacional do World Bank Group
Grupo de Trabalho 2 – Encarando o Desafio: Uso Eficiente da Informação por Agencias de Promoção de Investimentos
Marthe-Angeline Minja – Diretora Geral Unidade de Gestão de Códigos de Investimentos
Jeff Finkle – Presidente do Conselho para o Desenvolvimento Econômico Internacional
Mike Christopher – Agencia para Garantia de Investimento Multilateral – MIGA
Dezembro, 5
14h15 – Grupo de Trabalho 3 – Avaliando os Papéis
Antonio Hernandez – Gerente geral de Estratégia, INTERES Invest in Spain
Paul Wessendorp – Chefe da Sessão de Facilitação de Investimentos, UNCTAD – Conferencia das Nações Unidas sobre Comércio e Desenvolvimento
Armando Heilbron – Oficial de Promoção de Investimentos, FIAS Serviço Consultivo Climático Internacional, World Bank Group
Emmanuel Olé-Naiko – Diretor Executivo, Tanzânia Investment Centre
16h00 – Coffee break
16h30 – Encerramento
20h00 – Coquetel de Encerramento - Cidade do Samba (fotos 8 e 9)
Dezembro, 6
City tour

Atividades paralelas:
Dia 3 de dezembro – Jantar de Boas Vindas – Sofitel Copacabana Hotel
Dia 4 de dezembro – Almoço - Sofitel Copacabana Hotel
Dia 4 de dezembro – Coquetel e Show Musical – Pão de Açúcar
Dia 5 de dezembro – Almoço – Sofitel Copacabana Hotel
Dia 5 de dezembro – Coquetel – Cidade do Samba e apresentação da Portela
Dia 6 de dezembro – City tour – saída do hotel com visita às praias de Leblon, Ipanema e Copacabana, subida de trenzinho ao Corcovado e visita ao centro da cidade.

Descrição das ações desenvolvidas:

Pré-evento: assessoria técnica no planejamento estratégico, organizacional e operacional do evento; elaboração do projeto do evento com detalhado plano de trabalho; elaboração do plano de comunicação e divulgação do evento em apoio à assessoria de imprensa do cliente; supervisão e controle administrativo; consultoria e assessoria no desenvolvimento de estratégias, propostas e projetos com vistas à captação de recursos e/ou patrocínios complementares ao evento; pesquisa, orçamento e contratação de mão-de-obra qualificada para atender às particularidades do evento; desenvolvimento de hot-site com abastecimento semanal de informações atualizadas sobre o evento; auxilio ao cliente na escolha e definição do hotel de realização do evento e também nos locais onde serão desenvolvidas atividades paralelas; criação, produção e acompanhamento dos materiais gráficos e promocionais do evento, tais como: folders, convites, apostilas, crachás, pastas, blocos de anotações, entre outros; envio de email marketing para os convidados internacionais e nacionais do evento, contratação e gerenciamento dos serviços de sonorização, tradução para três idiomas, projeção, transmissão e iluminação; elaboração do projeto de cenografia e arquitetura do evento; contratação e gerenciamento das equipes de recursos humanos: recepcionistas trilingues, tradutores e técnicos; preparação do mailing e rooming list dos participantes; contato operacional com palestrantes para solicitação de foto e resumé, envio de bilhete aéreo e reserva de hospedagem e organização do transfer de receptivo in e out no aeroporto e hotel oficial; coordenação da montagem de pastas, materiais e crachás do evento; envio de correspondências e convites para a solenidade de abertura do evento e programação paralela, elaboração do roteiro do mestre de cerimônias.
Trans-evento: gerenciamento e controle geral de todas as atividades que estão relacionadas ao evento e ao seu perfeito andamento, bem como os serviços realizados pelas equipes de recepcionistas, coordenadoras, técnicos em geral, equipes de montagem e demais fornecedores terceirizados; controle da entrada de participantes ao evento através de leitores com códigos de barra; controle dos serviços prestados pelo local do evento como buffet, coffee break, limpeza de banheiros e areas públicas do hotel, controle do receptivo no aeroporto e serviço de shuttle aos participantes; montagem das atividades paralelas (sociais do evento – jantar e show privativos no Pão de Açúcar e passeio no bondinho do Rio de Janeiro).
Pós-evento: fechamento com fornecedores contratados para o evento; tabulação das avaliações e análise dos resultados, apresentação e entrega de relatório final com prestação de contas ao cliente.


Material distribuído: (imagens 10, 11, 12 ,13 ,14, 15 e 16)
- Crachás
- Pastas em corino com bloco
- Canetas personalizadas
- Apostila com programa completo
- Certificados
- Avaliação
- Convite para Abertura
- Convite para Coquetel Pão de Açúcar
- Convite para Cidade do Samba
- Cartão de boas-vindas
- Tíquete de bagagens
- Tíquetes de almoço
- Cartões personalizadas Membros WAIPA
- Cardápio Jantar
- Blocos de imprensa
- Cartão de agradecimento
- Cartão de boas-vindas


Peças de cenografia desenvolvidas para o evento: (fotos 17, 18,19, 20, 21 e 22).
- tapadeira sala VIP
- tapadeira coletiva de imprensa
- tapadeira sala de imprensa
- cyber café
- palco principal
- tapadeiras atividades simultâneas
- totem com programação do evento
- placas de sinalização
- balcao de receptivo nos aeroportos do Rio de Janeiro
- cenografia especial Coquetel Pão de Açúcar


Avaliação pelos participantes: a Conferência foi avaliada como ótima e boa em quesitos como palestrantes, atendimento anterior e durante o evento, serviço aos participantes, aplicabilidade do conteúdo e organização em geral. Entre os pontos fortes do evento, destacamos a estrutura dos debates, o alto nível de palestrantes como Edmund Phelps, Joseph Stiglitz, Vicente Fox, o intercâmbio com palestrantes internacionais e a infra-estrutura. Também foram ressaltadas a qualidade do material de apoio, o atendimento dado aos participantes e a diversidade de informações obtidas a partir de diferentes perspectivas. Entre os pontos que merecem melhoria foram citados: o uso de recursos visuais nas apresentações para contextualizar e o pouco tempo disponibilizado para os participantes interagirem e fazerem questionamentos durante os painéis. Cerca de 20,51% dos participantes ficaram sabendo da Conferência através do e-mail marketing, outros 17,94% foram informados através da mala-direta do evento. A conferência foi bastante elogiada e parabenizada, tendo superado as expectativas de 64,10% do público.

Galeria de imagens
Capa da apostila do evento com resumé dos participantes em quatro idiomas
Coquetel espaço Discos do Pão de Açúcar
Lay out com vista do palco para show acústico no coquetel
Perspectiva da cenografia a ser montada no coquetel do Pão de Açúcar
Planta baixa com estudo da divisão das salas do evento
Jantar de abertura do evento no Hotel Sofitel
Painelistas e mediador no painel que reuniu Líderes Globais
Coquetel Cidade do Samba
Chegda dos participantes do evento a Cidade do Samba
Pasta, bloco e apostila distribuídos aos participantes do evento
Crachás do evento
Cartões de boas-vindas
Certificados de participação
Convite Solenidade de Abertura
Convite Cidade do Samba
Tíquetes de almoço
Perspectivas do Cyber
Placa de sinalização
Totem de programação do evento
Balcão de credenciamento
Tapadeira coletiva de imprensa
Perspectiva palco do evento
     

 

Inovação tecnológica em cenografia: o palco principal do evento foi projetado com rasgos na tapadeira de MDF de modo que foram acopladas lâmpadas de led na parte de trás, permitindo ao técnico de iluminação a alteração da cor do cenário a cada troca de atividade. Aos olhos dos participantes tínhamos um novo cenário a cada palestra. Desafio: carga utilizada maior do que a disponibilizada pelo hotel. Solução: contratação de gerador externo (fotos 1 e 2).

Estratégia de segurança: o evento contou com a participação de expoentes internacionais das ciências e política como o Ex Presidente do México, Sr. Vicente Fox , por exemplo e havia uma preocupação redobrada com o aspecto da segurança na cidade do Rio de Janeiro. Solução: contratamos profissionais do BOPE que trabalharam parte de uniforme e parte a paisana misturados entre os convidados do evento participando de todas as atividades, tanto internas (hotel Sofitel) quanto externas (receptivo aeroporto, coquetel Cidade do Samba, coquetel Pão de Açúcar e city tour).

Inovação: coquetel dos participantes foi realizado no Pão de Açúcar, sendo que os convidados acessaram ao local do evento através do bondinho. Desafio:exclusividade. Solução: a noite o local fica fechado e foi aberto especialmente aos convidados do evento. Temática usada: 50 anos da Bossa Nova com apresentação de show acústico, decoração e ambientação do local. Ao final do evento cada convidado recebeu um CD especialmente produzido pela APEX Brasil para marcar os 50 anos da Bossa Nova no Brasil(fotos 3 e 4).

Estrategia de atendimento: para garantir ao cliente a qualidade do servico que temos prestado a APEX Brasil nos ultimos dois anos (somos a empresa de eventos licitada por este cliente) optamos por levar parte de nossa equipe local de Porto Alegre para gerenciar os fornecedores contratados para prestacao de servicos terceirizados em outras capitais. Por exemplo: contratamos o equipamento de iluminacao do evento da Hoffmann mas o light designer responsavel pelo projeto de iluminacao do evento, é nosso fornecedor e parceiro do Rio Grande do Sul. Esta estratégia adotamos em relação ao técnico de vídeo, produtor, cenógrafo e a equipe de coordenação de secretaria e salas, além dos principais profissionais da empresa que atendem ao cliente (Diretora de Atendimento, Gerente e Assistente Operacional). Desafio: custos mais altos de equipe. Solução: negociar valores com os fornecedores locais de modo que o desconto obtido custeie as despesas da equipe que está se deslocando.

Galeria de imagens
Imagem do palco do evento com fundo na cor rosa
Discurso do Presidente da WAIPA e APEX Brasil com palco em fundo azul
Vista do espaço Discos do Pão de Açúcar já decorado para o evento
Vista da mesa de doces e palco do coquetel
 

 

A Waipa promove a disseminação de melhores práticas de investimentos, assim como a capacitação para a promoção e atração de investimentos e o intercâmbio entre as agências. Ao todo, a instituição tem 214 membros, que representam países de todos os continentes. O Comitê Consultivo da WAIPA é composto pelas mais importantes entidades multilaterais ligadas ao desenvolvimento e promoção de investimentos estrangeiros diretos: Foreign Investment Advisory Service – FIAS do Banco Mundial; IEDC – International Economic Development Council; OECD – Organization for Economic Cooperation and Development; UNCTAD – United Nations Conference for Trade and Development and UNIDO – United Nations Industrial Development Organization.

A realização da WAIPA Conference, Rio 2008 no Brasil significou para o nosso país a possibilidade de alavancagem de negócios internacionais nas mais diversas áreas, tendo em vista que recebemos a participação de representantes de agências de promoção de investimento de 38 diferentes países. Participaram do evento representantes da Argentina, Africa, Austria, Bahrein, Botsuana, Camarões, Canadá, China, Colômbia, Congo, Costa Rica, Cuba, El Salvador, Emirados Arabes, Equador, Eslovaquia, Espanha, Estados Unidos, Hungria, India, Israel, Itália, Jamaica, Quênia, Reino Unido, México, Nicarágua, Nova Zelândia, Paraguai, Polônia, Portugal, República da Eslovênia, República do Yemen, Suíça, Tanzânia, Trinidad Tobago e Uganda.

A participação internacional no evento representou a grande maioria dos mais de 273 presentes. Todos os participantes hospedaram-se no hotel sede do evento – Sofitel Rio de Janeiro. Cerca de 30% dos participantes do evento estenderam sua hospedagem por mais 2 ou 3 dias na cidade do Rio de Janeiro ou em São Paulo, tendo como objetivo reuniões de negócios ou mesmo turismo de eventos.

A preocupação com a sustentabilidade e com os programas sociais neste evento foi bastante grande desde o início de sua concepção. A atividade social de encerramento da WAIPA Conference se deu na Cidade do Samba, local onde ocorrem as oficinas de montagem de toda a estrutura do Carnaval na cidade do Rio de Janeiro. Os participantes do evento puderam interagir com a comunidade local, participando das oficinas de artesanato, ou mesmo ensaiando alguns passos junto a bateria da Portela. A experimentação da culinária típica se deu quando foram servidos pestiscos com sabor bem carioca. Também foi distribuído a todos os participantes do evento – ao final do coquetel – uma máscara de Carnaval elaborada pelos integrantes da comunidade da Cidade do Samba. Outra oportunidade dos participantes provenientes de 38 países conhecerem melhor as atrações culturais em nosso país foi o Coquetel no espaço Discos do Pão de Açúcar, no qual foi explorado o tema de 50 anos da bossa nova comemorado em 2008, através da distribuição de um CD exclusivo produzido pela APEX Brasil e também com o show acústico apresentado.
A Capacita Eventos desde o início de suas operações atende à Associação Qualidade RS – Programa Gaúcho de Qualidade, Produtividade e Competitividade. Desde muito cedo aprendemos em nossa empresa a necessidade de se adequar aos processos contínuos de gestão do conhecimento através dos programas de qualidade. Este aprendizado procuramos também projetar nos eventos nos quais organizamos através de pequenas ações como uso de papel reciclado (quando possível), reaproveitamento de material do evento no escritório (folhas brancas impressas) e também com a separação de lixo e ações do tipo carbon free.

 

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