Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 17ª Edição

Case: 6º CONGRESSO INTERNACIONAL BRASIL COMPETITIVO
Candidato: Capacità Eventos
Cliente: Tatiana Ribeiro
Segmento: Eventos
Estado: DF
TROFÉU LEVITATUR
Categoria: Congresso Internacional
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

A Capacita Eventos é uma empresa de prestação de serviços que atua na organização de eventos desde 1995, cujo principal objetivo é a realização de eventos diferenciados, procurando atender às necessidades dos seus clientes; propondo um trabalho de planejamento, viabilização e execução dos serviços que envolvem a organização de um evento, assim como o gerenciamento de fornecedores que prestam serviços (foto1 e foto2). A Capacita atua no mercado nacional de eventos empresariais e trabalha com clientes dos mais diversos portes, tanto do setor público, quanto do setor privado. Entre as ações desenvolvidas destacamos: Planejamento do evento: apresentação de material sobre o entendimento e a compreensão do briefing, bem como a estratégia de planejamento com a abordagem criativa.
Estratégia e organização: apresentação de material com as fases básicas do processo de preparação e montagem do evento, compreendendo: a) programação completa do evento; b) indicação de palestrantes internacionais adequado ao tema; c) descrição das atividades a serem desenvolvidas nas fases pré-evento, durante e pós-evento, incluindo o ordenamento das atividades de coordenação geral, administrativo-financeiro, logística, comunicação, cenografia, cerimonial/protocolo; d) orçamento detalhado do evento contendo todos os itens relativos a sua execução.
Execução e implantação do evento: apresentação de dois cronogramas: a)execução físico-financeira; b) cronograma de atividades, com desdobramento de ações operacionais, fixando providências, prazos de início e término e responsáveis pela execução.
Controle e avaliação do evento: relatório pós-evento com a averiguação das fases de planejamento, organização e execução do evento, examinando o alcance dos objetivos e resultados obtidos. O documento inclui: a) preparação e aplicação do questionário de avaliação; b) avaliação dos objetivos e resultados; c) fechamento das despesas; d) prestação de contas junto a patrocinadores e apoiadores.
Ficha Técnica do Evento:
Título: 6º Congresso Internacional Brasil Competitivo
Tema: 200 Anos de Estado: A Inovação na Gestão Pública
Número de participantes: 758
Local: Centro de Convenções do Complexo Brasília Alvorada
Data: 22 de julho de 2008
Periodicidade: anual
Abrangência: mundial
Atividades paralelas: Reunião do Conselho Superior do MBC
Entidade promotora: MBC – Movimento Brasil Competitivo

Galeria de imagens
Foto 1 - Sede Capacità Eventos
Foto 2 - Equipe Capacità
     

 

Competitividade é uma realidade que surge da sinergia de três variáveis: a empresarial, que tem o foco na gestão; a estrutural, com ênfase na cadeia produtiva; e a sistêmica, considerando as variáveis macroeconômicas. Essas três dimensões são complementares e exigem das empresas cada vez mais competência, conhecimento e tecnologia de gestão. Objetivando desenvolver ações que visam a promoção da competitividade nacional, o MBC realiza anualmente o Congresso Internacional Brasil Competitivo - tradicional na agenda de eventos sobre Competitividade. O principal desafio do encontro é debater, por meio de painéis, palestras e reuniões com os maiores empresários e especialistas nacionais e internacionais, temas como gestão, inovação, benchmarking, cenário econômico e qualidade.
Metas:
- Apresentar casos práticos de sucesso na melhoria da gestão pública dos órgãos que aderiram ao Programa Modernizando a Gestão Pública;
- Reunir, como palestrantes, Prefeitos e Governadores participantes do PMGP;
- Aumentar o público participante em relação ao evento de 2007.
Desafios e soluções:
1 – Contato com palestrantes (foto2):
Desafio: Confirmar a presença de Prefeitos e Governadores como palestrantes do 6º Congresso Internacional Brasil Competitivo. Por tratar-se de autoridades a confirmação de presença dos mesmos foi bastante complicada e, em alguns casos, ocorreram dias antes da realização do evento, assim como o cancelamento de presença.
Solução: A Capacità Eventos, como empresa organizadora, contatou as autoridades enviando ofício, programação do evento, informações referente à entidade realizadora MBC – Movimento Brasil Competitivo. Fizemos todo o contato inicial repassando as secretárias e chefes de gabinete o máximo de informações com o objetivo de receber as confirmações e/ou negativas o mais breve possível. Ao percebermos que somente com o nosso contato não atingiríamos o objetivo conversamos com o cliente para que ele, também, participasse desses contatos reforçando a importância da presença dessas autoridades no evento para a entidade (MBC) e para a divulgação das melhorias na Gestão Pública. Ao informarmos o cliente de que determinado Governador já recebera informações do evento e de sua participação o próprio entrou em contato e reforçou o convite, dessa forma tivemos a presença dos Governadores de Estados como Rio de Janeiro, Pernambuco, Rio Grande do Sul, Bahia, Alagoas e representantes das Prefeituras de Porto Alegre e São Paulo.
2 – Divulgação do evento:
Desafio: Por tratar-se de um evento anual que até 2007 tinha como público alvo empresários do setor privado para 2008 foi necessário atingir também as organizações públicas para que conseguíssemos ter um número maior de participantes no evento.
Solução: Além da divulgação habitual junto às empresas associadas ao MBC foi realizado uma divulgação direta para órgãos públicos através de e-mail marketing e envio de ofícios oferecendo cortesias e assim disseminando o evento nesse segmento. Para tornar o Congresso mais atrativo a programação do mesmo foi desenvolvida tendo a presença de representantes do setor público como os Governadores na categoria de palestrantes e representantes das organizações privadas como mediadores desses painéis, tivemos também uma palestra de encerramento internacional sobre Inovação, com esse formato o Congresso despertou o interesse dos servidores públicos e privados fazendo com que o evento aumentasse o público participante em 20%.
3 – Reunião do Conselho Superior:
Desafio: Paralelo a realização do Congresso ocorre a Reunião do Conselho Superior do MBC essa reunião é fechada somente para conselheiros e integrantes da diretoria desta entidade, geralmente com a presença de 40 pessoas. O Congresso contou com a presença de muitas autoridades dessa forma a reunião não poderia ser fechada ao mesmo tempo em que os assuntos tratados são de interesse interno.
Solução: A Reunião do Conselho foi aberta para os Governadores e representantes das Prefeituras além de Ministros presentes, o formato dela foi um almoço onde os integrantes do MBC aproveitaram para apresentar a entidade, divulgar suas atividades, objetivos e metas e aproveitar a oportunidade de fazer com que as cidades e Estados participem do MBC buscando a qualidade e produtividade das organizações públicas, de maneira sustentável, elevando a qualidade de vida da população brasileira. Nessa reunião não foram deliberadas questões internas do MBC.
Programação do evento: 6º Congresso Internacional Brasil Competitivo – 200 Anos de Estado: A Inovação na Gestão Pública
22 de julho
08h00 – Credenciamento
08h40 – Palestra Internacional – Kevin Murphy
09h40 – Intervalo
09h50 – Abertura Oficial (foto1)
- Pres. Fundador do MBC, Jorge Gerdau Johannpeter;
- Pres. do Conselho Superior do MBC, Elcio De Lucca;
- Embaixador dos Estados Unidos no Brasil, Clifford Sobbel;
- Gov. do Estado da Bahia, Jacques Wagner;
- Gov. do Estado do Mato Grosso, Blairo Maggi;
- Gov. do Estado do Rio Grande do Sul, Yeda Rorato Crusius;
- Gov. do Estado de Sergipe, Marcelo Deda
- Gov. do Estado de Alagoas, Teotonio Vilella
- Vice-Governador do Estado de Goiás, Ademir Menezes
- Sec. de Desenvolvimento Tecnológico e Inovação do Ministério da Ciência e Tecnologia, Guilherme Henrique Pereira;
- Diretor Presidente da Agencia Brasileira de Desenvolvimento Industrial, Reginaldo Braga Arcuri.
10h15 – “O Movimento Brasil Competitivo e o Programa Modernizando a Gestão Pública – Casos de Sucesso”
- Gov. do Estado da Bahia, Jacques Wagner
- Gov. do Estado de Alagoas, Teotonio Vilela
- Gov. do Estado de Sergipe, Marcelo Deda
- Vice-Governador do Estado de Minas Gerais, Antonio Augusto Anastásia
Mediadores do Painel:
- José de Freitas Mascarenhas, Diretor da Odebrecht
- Irani Carlos Varella, Assessor da Presidência da Petrobras
11h15 – “O Papel dos Municípios na Melhoria do Ambiente de Negócios”
- Gerente para America Latina e Caribe do Programa de Melhoria do Ambiente de Negócios, International Finance Corporation, Alvaro Quijandria
- Secretário Adjunto da Secretaria Especial de Desburocratização da Prefeitura de São Paulo, Ulisses Carraro
- Secretário Municipal de Gestão e Acompanhamento Estratégico da Prefeitura de Porto Alegre, Clóvis Magalhães
- Secretário de Gestão do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, Marcelo Viana
- Gerente de Desenvolvimento de Negócios para o Setor Público da Microsoft, Francisco Sapori que Apresentará O Projeto Prefeito Inovador
12h15 – Intervalo para Almoço
14h15 – Palestra Gestão – Vicente Falconi, INDG
15h15 - “O Movimento Brasil Competitivo e o Programa Modernizando a Gestão Pública – Casos de Sucesso”
- Gov. do Estado do Rio de Janeiro, Sergio Cabral
- Gov. do Estado de Pernambuco, Eduardo Campos
- Gov. do Estado do Rio Grande do Sul, Yeda Rorato Crusius
- Vice-Governador do Distrito Federal, Paulo Octavio
- Secretário Estadual de Gestão Pública de São Paulo, Sidney Beraldo.
Mediadores do Painel:
- Wilson Ferreira – Vice-Presidente do MBC
- Jorge Gerdau Johannpeter, Presidente Fundador do MBC
- Armando Monteiro – Presidente da CNI
16h15 – Coffee-break
16h30 – Palestra Inovação – John Kao, Kao & Company
17h30 - Encerramento
Entre as ações desenvolvidas destacamos:
Planejamento do evento: apresentação de material descritivo sobre o entendimento e a compreensão do briefing, bem como a estratégia de planejamento com a abordagem criativa para a realização do evento.
Estratégia e organização: apresentação de material descritivo com as fases básicas do processo de preparação e montagem do evento, compreendendo: a) programação completa do evento – descrita de maneira organizada e sequencial, ordenada por temário, com datas e horários e indicação dos formatos adequados a cumprir a programação; b) indicação de palestrantes internacionais considerando a adequação ao tema e à programação do evento; c) descrição das atividades a serem desenvolvidas nas fases pré-evento, durante e pós-evento, incluindo o ordenamento das atividades de coordenação geral, administrativo-financeiro, logística, comunicação, cerimonial/protocolo e etc.; d) orçamento detalhado do evento contendo todos os itens relativos a sua perfeita execução.
Execução e implantação do evento: apresentação de descritivo ao cliente considerando todas as fases do evento a serem executadas e acompanhadas, estabelecendo dois cronogramas: a) execução físico-financeira com atribuição de tarefas; b) cronograma de atividades tipo check-list, com desdobramento de ações operacionais, fixando providências, prazos de início e término e responsáveis pela execução.
Controle e avaliação do evento: relatório pós-evento com a completa averiguação das fases de planejamento, organização e execução do evento, examinando o alcance dos objetivos e resultados obtidos. O documento inclui: a) preparação e aplicação do questionário de avaliação geral entregue a todos os participantes do evento e recolhido ao término do mesmo; b) avaliação dos objetivos e resultados, bem como a inclusão de melhorias e aprimoramento; c) fechamento das despesas em nível financeiro e contábil; d) prestação de contas junto a parceiros, patrocinadores e apoiadores do evento; e) providências finais.
Serviços prestados:
Pré-evento: assessoria técnica no planejamento estratégico, organizacional e operacional do evento; elaboração do projeto do evento com detalhado plano de trabalho; elaboração do plano de comunicação e divulgação do evento em apoio à assessoria de imprensa do cliente; supervisão e controle administrativo; consultoria e assessoria no desenvolvimento de estratégias, propostas e projetos com vistas à captação de recursos e/ou patrocínios complementares ao evento; pesquisa, orçamento e contratação de mão-de-obra qualificada para atender às particularidades do evento; desenvolvimento de hot-site com abastecimento semanal de informações atualizadas sobre o evento; auxilio ao cliente na escolha e definição do hotel de realização do evento e também nos locais onde serão desenvolvidas atividades paralelas; criação, produção e acompanhamento dos materiais gráficos e promocionais do evento, tais como: folders, convites, crachás, pastas, blocos de anotações, entre outros; envio de email marketing para os convidados internacionais e nacionais do evento, contratação e gerenciamento dos serviços de sonorização, tradução para dois idiomas, projeção, transmissão e iluminação; elaboração do projeto de cenografia e arquitetura do evento; contratação e gerenciamento das equipes de recursos humanos: recepcionistas bilingues, tradutores e técnicos; preparação do mailing e rooming list dos participantes; contato operacional com palestrantes para solicitação de foto e resumé, envio de bilhete aéreo e reserva de hospedagem e organização do transfer de receptivo in e out no aeroporto e hotel oficial; coordenação da montagem de pastas, materiais e crachás do evento; envio de correspondências e convites para a solenidade de abertura do evento e programação paralela, elaboração do roteiro do mestre de cerimônias.
Trans-evento: gerenciamento e controle geral de todas as atividades que estão relacionadas ao evento e ao seu perfeito andamento, bem como os serviços realizados pelas equipes de recepcionistas, coordenadoras, técnicos em geral, equipes de montagem e demais fornecedores terceirizados; controle da entrada de participantes ao evento através de leitores com códigos de barra; controle dos serviços prestados pelo local do evento como buffet, coffee break, limpeza de banheiros e areas públicas do hotel, controle do receptivo no aeroporto e serviço de shuttle aos participantes; montagem das atividades paralelas.
Pós-evento: fechamento com fornecedores contratados para o evento; tabulação das avaliações e análise dos resultados, apresentação e entrega de relatório final com prestação de contas ao cliente.
Material distribuído:
-Crachás personalizados (imagem1)
-Pastas em corino (imagem2)
-Bloco de anotações (imagem3)
-Certificados de participação (imagem4)
-Ficha de avaliação (imagem5)
-Convite para Abertura (imagem6)
-Blocos de imprensa (imagem7)
Avaliação do evento pelos participantes: De forma geral, o Congresso atendeu as expectativas ma maioria dos participantes. Foram avaliados com muito bom os quesitos palestrantes, organização, instalações e aplicabilidade do conteúdo. Entre os pontos fortes do evento, destacamos a participação objetiva dos Governadores, a qualidade dos palestrantes, e os temas abordados. Também foram ressaltadas a importância da troca de experiências entre os setores público e privado. Entre os pontos que merecem melhoria foram citados: o atraso no início do evento e palestrantes que aproveitaram para fazer propaganda política. Cerca de 30,49% dos participantes ficaram sabendo do evento através do e-mail marketing, outros 27,35% foram informados por meio de indicações das empresas associadas ao MBC. O 6º Congresso foi bastante elogiado principalmente no que diz respeito a participação dos representantes de órgãos públicos como palestrantes.

Galeria de imagens
Imagem 1 - Crachás
Imagem 2 - Pasta evento
Imagem3 - Bloco de anotações
Imagem4 - Certificado
Imagem5 - Ficha de avaliação
Imagem6 - Convite abertura
Imagem7 - Bloco imprensa
Foto1 - Solenidade de Abertura
Foto2 - Palestras
Foto3 - Palestra internacional
         

 

Credenciamento: até o Congresso de 2007 os participantes realizavam sua inscrição por meio do hot site do evento e o comprovante de estudante e pagamento era encaminhado via fax. Muitas vezes não chegava legível ou sem identificação a qual participante partencia o pagamento, ou seja, mesmo a inscrição sendo efetuada via internet o processo não era inovador, dependia de trabalho manual. Desafio: o que oferecer ao cliente, sem um custo muito elevado, novo sistema de inscrição. Solução: procuramos empresas especializadas em sistema de inscrições, realizamos entrevistas e testes até encontrar um fornecedor que atendesse a necessidade do cliente com qualidade e custo acessível. Contratamos uma empresa terceirizada específica nessa área onde o participante faz sua inscrição através do site do evento e ao final é emitido um boleto bancário, esse boleto tem seu vencimento programado para 5 dias corridos, o participante efetua o pagamento e não é necessário enviar o comprovante, pois é possível localizar no extrato da conta e conferir com o número do boleto. Depois de localizado o pagamento lançamos no sistema e o mesmo envia a confirmação de inscrição com as informações de local e horário do credenciamento. O custo do sistema é acessível e não interfere diretamente no orçamento do evento.
Cenografia: as peças de sinalização foram desenvolvidas em marcenaria com a identidade visual do evento aplicada em adesivo recorte. Desafio – fazer um material diferenciado utilizando a identidade visual do Congresso considerando que a logo do evento é a mesma todos os anos. Solução: a alternativa encontrada foi utilização totens de sinalização com quatro faces (no evento anterior utilizamos totens com duas faces) sendo que duas delas com a logo do evento e indicação dos locais (auditório / credenciamento / sala vip), uma face com as logos dos patrocinadores e na quarta face utilizamos as cores do evento em linhas. Cenografia: para o fundo de palco foi desenvolvido um projeto todo em marcenaria com tapadeiras em MDF pintadas na cor cinza e estrutura de palco pintada na cor branca e dois telões de 4m x 3m. Desafio: apresentar ao cliente um projeto diferenciado com uma verba reduzida em relação ao ano de 2007.
Solução: conseguimos utilizar os mesmos materiais mantendo a qualidade do ano anterior, porém o projeto cenográfico foi visualmente mais simples, atingimos o objetivo de “manter o encanto do cliente” em relação a 2007 trabalhando um projeto específico de iluminação que foi o diferencial da cenografia do Congresso.
Cenografia: Além do fundo de palco e sinalização do evento foram desenvolvidos materiais de cenografia para Sala Vip, Reunião do Conselho e Secretaria todos seguindo a mesma identidade visual do evento.
Descritivo sobre equipamentos de projeção, som, iluminação e filmagem do evento:
O evento contou com o trabalho terceirizado da empresa Estação Um que ficou encarregada da montagem dos equipamentos de sonorização, projeção e informática para auditório principal, Reunião do Conselho e credenciamento. Foram locados computadores com acesso à internet e impressoras para os seguintes ambientes: sala de coordenação (2 unidades + 2 cabos livres para notebooks + 1 impressora laser), sala de imprensa (3 computadores + 2 cabos livres para notebooks + 1 impressora laser), secretaria (5 computadores + 2 impressoras Argox + 1 impressora laser). Equipamentos de tradução simultânea, considerando cabines e distribuição de fones, foram montados no auditório principal e sala Reunião do Conselho para os idiomas inglês e português. Os equipamentos de sonorização foram montados nestas mesmas salas. Os projetores multimídia com 5.000 ansi-lumens foram montados no auditório principal (2 unidades) e na sala Reunião do Conselho (1 unidade). A filmagem e retransmissão para os telões foram realizadas somente no auditório principal. Foram montadas as seguintes salas e/ou espaços no evento: sala VIP, sala de trabalho para imprensa, sala de coordenação geral, auditório principal, todos os espaços estavam equipados com sinalização específica e tapadeiras em MDF pintado com aplicação de adesivos em recorte vinílico.
Equipe de trabalho: a equipe contratada para o evento foi formada pelos seguintes profissionais: diretor de arte, light designer, técnico de câmera e video, coord. geral do evento, coord. de equipe, coord. de sala, coord. de secretaria, coord. de transporte, recepcionistas bilingues, fotógrafo e cinegrafistas. Também contamos com equipes terceirizadas de montadores, profissionais de som, luz, projeção e tradução, tradutores intérpretes, profissionais de segurança, entre outros.
O evento iniciou com a palestra internacional do Sr. Kevin Murphy - reconhecido como um dos principais estrategistas para as empresas e líderes governamentais nas economias emergentes – logo após estava previsto a Solenidade de Abertura que contaria com a presença de muitas autoridades em função do tema central do evento. Desafio: com um grande número de autoridades confirmadas para a Solenidade de Abertura o evento atrasou aproximadamente 30 minutos, precisávamos manter o público dentro do auditório até o almoço para que as atividades seguintes não ficassem vazias. Solução: Reduzimos o espaço para perguntas dos participantes, não realizamos intervalo de coffee break com isso o evento ocorreu sem intervalo no pela manhã. O evento no turno da tarde iniciou sem atrasos em função das providencias no turno da manhã, com isso conseguimos recuperar o tempo.

Galeria de imagens
Foto1 - Cenografia Fundo de Palco
Foto2 - Sala Vip
Foto3 - Totem de sinalização
   

 

O MBC foi criado em 2001 e é reconhecido como uma Organização da Sociedade Civil de Interesse Público, voltada ao estímulo e ao fomento do desenvolvimento da sociedade brasileira. Esta instituição congrega as funções do Instituto Brasileiro da Qualidade e Produtividade e do Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade. O MBC tem como objetivo principal viabilizar projetos que visam o aumento da competitividade das organizações e da qualidade de vida da população. O MBC é composto por seus Conselhos são eles: Conselho Superior: órgão deliberativo com função de estabelecer o direcionamento político-estratégico do MBC; Conselho das Partes Interessadas: órgão consultivo e de assessoramento estratégico; Conselho Fiscal: órgão de assessoramento do Conselho Superior para assuntos de fiscalização da gestão patrimonial e financeira. A captação de patrocínios é realizada pelo MBC que comercializa junto às empresas patrocínios para todo o ano. O MBC realiza seus eventos sempre por meio dos patrocinadores não contabilizando a receita de inscrições como forma de pagamento das despesas. O público participante do Congresso, é em sua maioria, de outros Estados ou cidades satélites de Brasília gerando movimentação turística em hotéis, comércio e pontos turísticos.

O MBC - Movimento Brasil Competitivo tem foco na competitividade valorizando o compromisso com o desenvolvimento sustentável.
O Sistema de Gestão da Qualidade do MBC - Movimento Brasil Competitivo visa estabelecer, documentar, implementar, manter e melhorar continuamente a eficácia deste, desdobrando a Política da Qualidade com os objetivos descritos abaixo:
- Política da qualidade: promover a competitividade através de um Sistema de Gestão da Qualidade, que melhore, continuamente, buscando a satisfação das partes interessadas.
- Abrangência: o Sistema de Gestão da Qualidade do MBC abrange o principal processo de Promoção da Qualidade, Produtividade e Competitividade, que é sustentado pelo seguinte processo fim, apoiados pelos processos meio, como segue:
•Processo Fim: projeto e desenvolvimento dos produtos.
•Processos Meio: Plano de Ação Anual e Orçamentário, Comunicação e Marketing, Desenvolvimento de RH, Administrativo, Financeiro e Jurídico, Suporte aos Comitês e aos Conselhos.

 

Compartilhe: Twitter Facebook Linkedin Plaxo Youtube