Para criar o clima desejado para a convenção, foi enviado um teaser eletrônico 15 dias antes da convenção, gerando curiosidade nos participantes e que também serviu como um save the date para o evento.
O convite eletrônico foi enviado uma semana antes do evento, com todas as informações pertinentes e um número 0800 para dúvidas e informações. E, no momento do embarque para o hotel, um tag de mala personalizado foi entregue a cada participante.
Os funcionários das diversas cidades do país se deslocaram para São Paulo, para seguir em ônibus fretados para o Guarujá. Os 500 funcionários foram divididos em grupos de 52 pessoas. Durante o percurso, foram orientados a preencher a ficha de check-in do Hotel, de forma a acelerar o receptivo dos convidados. Ainda dentro dos ônibus, os convencionais receberam a camiseta do primeiro dia do evento. Todos os grupos foram acompanhados por monitores previamente treinados para orientações gerais e para responder eventuais dúvidas. Ao chegar ao hotel, um time de recepcionistas dava as boas-vindas aos convidados, acompanhadas dos dois principais personagens da Ultragaz, Ultrinho e João, bastante reconhecidos no ambiente interno da empresa. E, antes da abertura “oficial” do evento, foi servido um welcome coffee no foyer do hotel. Ao entrarem no salão da plenária – onde receberam um “kit” personalizado com o tema do evento, constituído de uma pasta zip com caneta e bloco de anotações e a programação do dia – os convidados foram surpreendidos com uma cenografia inusitada, com efeitos de luzes e projeção especialmente desenvolvidos para essa convenção. E foram saudados pela mestre de Cerimônias Jaqueline Dalabona, atriz que já participou de novelas na Band, SBT e duas mini-séries da Rede Globo, e hoje é a “voz padrão” do canal People + Arts. Assim, às 10h00 horas do primeiro dia, a MC convidou o Presidente do Grupo Ultra, Pedro Wongtschowsky, para o speech de boas-vindas a todos os presentes. Em seguida, Pedro Jorge, Presidente da Ultragaz, apresentou o tema da convenção 2008, juntamente com o vídeo emocional e motivacional preparado para a ocasião, mostrando exemplos de empresas que se reinventaram no mercado para acompanhar as mudanças, tais como Kodak, Olivetti, Apple, Havaianas e outras. Pedro Jorge finalizou sua apresentação apresentando os resultados do exercício anterior. Seguiram-se palestras sobre o novo posicionamento, com um intervalo realizado no espaço ao lado da plenária, onde foi montada uma exposição de arte composta pelos produtos da Ultragaz, feita por artistas plásticos que “reinventaram” obras de grandes artistas como Miró, Romero Britto, Gustavo Rosa e outros. De volta à plenária, os convencionais receberam óculos para vídeo 3D, e aconteceu o lançamento da campanha “E.U – Especialista Ultragaz”, por intermédio de um filme com imagens e computação gráfica em 3D mostrando especialistas em suas várias áreas de atuação. No final do período, a Mestre de Cerimônias sorteou passeios em vôos cativos no balão Ultragaz, instalado na área externa do hotel. Depois, enquanto os convencionais almoçavam, a plenária foi totalmente modificada, ou melhor, “reinventada”, e o formato do auditório foi transformado em meia lua. No entanto, antes de retornarem ao auditório, os convencionais puderam ir a seus respectivos apartamentos, onde encontraram uma carta de boas-vindas e uma caixa personalizada – o kit especialista – contendo chocolates em forma de ferramentas (para “ajudar” a reinventar / transformar) com um tag de agradecimento. E ainda um convite a todos para visitarem as carretas da Ultragaz, um projeto também desenvolvido pela Onze, que é uma ação social itinerante da empresa iniciada em 2007. No período da tarde, novas apresentações de diretores da empresa, entremeadas com vídeos com formato de mini-documentários (estilo Discovery Channel). Logo após, realizamos um business game, dividindo os convencionais em 50 grupos de 10 pessoas cada. . Cada grupo contava com um PDA (contador digital para computar on line as respostas dos grupos. O quiz teve 20 perguntas sobre assuntos diversos da Ultragaz e seus projetos. O grupo vencedor ganhou um troféu de mesa, e todos os integrantes ganharam um passeio no balão Ultragaz.
Finalizando as atividades da tarde, aconteceu uma palestra da Presidente Superintendente do Magazine Luiza, Luiza Helena Trajano. A palestra foi muito aplaudida e ela conseguiu através do seu dia-a-dia mostrar a realidade das pessoas que estavam ali presentes.
Encerradas as atividades em plenária, os convencionais voltaram para seus aposentos, onde encontraram uma camiseta para ser usada naquela noite. A camiseta foi estampada com a palavra E.U, do lado esquerdo, na frente, na direção do coração, com uma tinta especial transparente, que só é revelada quando submetida à luz negra. Antes do jantar (também decorado com o tema do evento), a Mestre de Cerimônias leu um texto (o que é ser especialista) e convidou todos a serem os especialistas da noite, quando as luzes foram apagadas e as luzes negras revelaram o logo nas camisetas. Após o jantar, Edson Iwassaki – um dos maiores ilusionistas do Brasil - fez o show da noite, mostrando mais um especialista naquilo que faz. E, para finalizar as atividades do primeiro dia de convenção, os convidados encontraram nos seus apartamentos – além da programação do dia seguinte com a respectiva camiseta – o livro “Transformando suor em ouro”.
No dia seguinte (domingo) a parte da manhã foi reservada para apresentações em plenária, e no retorno após o almoço, novamente o salão foi transformado, apresentando a campanha “Time de elite” da Ultragaz. Todo o período foi utilizado para as atividades vivenciais do Eagle’s Flight.
No salão do jantar, uma nova comunicação visual, composta pelo logotema do evento e todos os logos das campanhas lançadas, mostrando que tudo fazia parte do plano da Ultragaz para se reinventar no mercado. Logo após o jantar, show com a banda Rod Hanna, com os convencionais recebendo adereços dos anos 80.
Na volta aos apartamentos, novamente a programação do dia seguinte, com instruções para o check-out, e a camiseta a ser usada no terceiro dia.
O último dia foi marcado pelo lançamento de uma campanha de incentivo interna e as palestras de Luís Paulo Luppa e Daniel Godri.
Logo após o almoço, os convencionais embarcaram nos ônibus para o retorno à cidade de São Paulo.
