Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 16ª Edição

Case: INOVAÇÃO EM EVENTOS
Candidato: InEvent
Cliente: Coca-Cola
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
One System Conference 2017

Um pouco sobre a InEvent

A InEvent atua no desenvolvimento de soluções tecnológicas para aumentar a eficiência em eventos corporativos, treinamentos e viagens de incentivo. As nossas soluções digitais tem o objetivo de simplificar o gerenciamento de ponta a ponta para eventos, viagens e comunidades através de software, hardware e suporte dedicado.

Atualmente nossos principais clientes são médias e grandes empresas onde realizam eventos corporativos para parceiros, colaboradores, clientes, lançamento de produtos e feiras.

A plataforma integrada da InEvent é flexível e pode ser personalizada pelos clientes de acordo com a necessidade de cada evento e projeto. Desenvolvemos soluções que incluem: formulários web e soluções para credenciamento e check-in no qual permite fazer o check-in em menos de 5 segundos, sem filas, sem preocupações. Além disso temos soluções para envio de e-mail marketing e sms, aplicações para smartphones, controle de budget, gerenciamento de vôos, quartos e traslados, analytics em tempo real, beacons e coletores de dados.

Nosso diferencial é projetarmos as melhores soluções e integrar todas as etapas de um evento em uma plataforma digital de ponta a ponta, permitindo interação, automação e resultados dos eventos.

A InEvent conta com uma equipe de profissionais das áreas de field sales, inside sales, customer success, marketing, design e desenvolvimento de software todos apaixonados pelo que fazem com próatividade e sinergia para traduzir os melhores resultados aos nossos clientes em seus eventos.

Vídeo


Ficha Técnica do Evento
Título: One System Conference 2017
Tema: Convenção para os franqueados
Nº pax: 450
Local: Hotel Shangri-La, Palace Rd, Abshot Layout, Vasanth Nagar, Bengaluru, Karnataka
Data: 12 e 13 de janeiro de 2017.
Periodicidade: Anual
Abrangência: Internacional
Entidade Promotora: Coca-Cola


Conceito do evento

O eventos da Coca-Cola na Índia nunca haviam utilizado soluções digitais. O objetivo do evento era integrar, informar os franqueados, chamados carinhosamente pela Coca de Bottles.
Foi proposto desenvolvermos para o evento 6 novas funcionalidades na plataforma além de tecnologias para a feira que haveria no evento.

O público alvo do evento tinha um perfil com idade média de 50 anos, o que demandou ajustes na interface e uma navegação simplificada, com auxilio por email e funções automáticas.


Sobre a Coca-Cola

A Coca-Cola foi criada em 1886 em Atlanta, Georgia, é uma empresa multinacional estadunidense que fabrica e comercializa bebidas não alcoólicas. Em 1899, a Coca-Cola Company iniciou suas operações de engarrafamento com as franqueadas nos Estados Unidos. Hoje possui mais de 500 marcas em 200 países.

Sediada em Atlanta, nos Estados Unidos a Coca é uma empresa de capital aberto. A Coca-Cola Company também é um dos maiores produtores e distribuidor de bebidas do mundo.

A Coca produz um concentrado da bebida, que será vendido para os engarrafadores licenciados pela Coca-Cola no mundo todo. Os engarrafadores possuem contratos com exclusividade, onde fazem o processo de engarrafamento da bebida concentrada em latas e garrafas.

A Coca-Cola Company possui inúmeros projetos sociais e ações para estimular o esporte.
Um desses projetos sociais foi a fundação do Instituto Coca-Cola em Abril de 1999 onde promove a inclusão social por meio de programas educacionais, meio ambiente e incentivo para uma vida mais saudável.
A Coca também é uma das parceiras corporativas da FIFA. A empresa tem um relacionamento de com o Movimento Olímpico e outras competições importantes que a empresa patrocina é a NASCAR, NBA, PGA Tour, NRL e NCAA.


DESAFIOS

Uma de suas sedes no mundo, a Coca-Cola Índia, realizou um evento nos dias 12 e 13 de janeiro de 2017 para os seus franqueados. O One System Conference 2017 foi um evento voltado aos engarrafadores da Coca-Cola para se unirem, atuarem e crescerem em um único sistema. O evento teve a participação do presidente da Coca-Cola do Pacífico, da Coca-Cola Índia, executivos da Coca-Cola Ásia e mais de 250 bottlers.

A Coca-Cola tinha como objetivo trazer inovação para o evento e automatizar todos os processos deste evento. Além da inovação, também desejavam uma comunicação eficiente através de uma aplicativo mobile com boa usabilidade para os participantes do evento.

O credenciamento trazia um grande desafio pois necessitava que ocorresse totalmente de forma digital, sem nenhum papel, apenas com o dispositivo da pessoa e sem nenhuma recepcionista para fazer o atendimento personalizado. No futuro, queriam que a solução fosse totalmente self-service.

A comunicação do evento foi pensada exclusivamente para atender o público alvo do evento e garantir que não houvesse filas. Questão que foi abordada desde o planejamento e durante as customizações da solução. Por ser algo inovador, era importante manter a praticidade e velocidade para os participantes.

Uma das requisições do time de operações do evento era exibir os diversos vídeos de abertura de seus presidentes e diretores logo que o participante acessava a aplicação pela primeira vez. Isso era alinhado com a missão de ter uma comunicação efetiva com todos os seus bottlers. Era necessário também ter uma seção de comunicação permanente com seus colabores, enviando materiais em tempo real, além de fazerem enquetes para coleta de informações durante as palestras. Essas informações seriam usadas para a tomada de decisões estratégicas ao longo dos vários dias de evento, concluindo com um comunicado do presidente.

Como operar todas essas necessidades com um aplicação única? E ter certeza que os dados seriam enviados em tempo real para os mais de 300 participantes? Sem ficarem dependentes de uma conexão com a internet que talvez não fosse muito estável?

No evento estavam planejados vários stands, cada stand tinha um objetivo para atingir o público alvo. A Índia, assim como o Brasil, tem grandes oportunidades para crescimento, o que necessita de uma informação, instrução e educação cada vez mais ampla para seus bottlers. Cada estande tinha um tópico relevante para o franqueado gerir seu negócio, como um estande para finanças, outro sobre higiene, outro sobre vendas, outro sobre marketing, entre outros. Quando o participante visitasse todos os estandes, recebia uma visão geral sobre todos os aspectos para ter um franquia bem sucedida da Coca-Cola.

Porém, como a Coca-Cola poderia ter certeza de que seus convidados iriam participar das atividades de todos os estandes? E acessaram todos os materiais?


Nossa Proposta

Foram realizadas algumas reuniões de briefing com a equipe da organização de evento da Coca-Cola para alinhar como cada solução poderia ajudar nos desafios apresentados e gerar resultados no evento.

As soluções propostas para o evento foram:

Plataforma mobile personalizada: Era necessário que o aplicativo do evento fosse personalizado com a logo e informações voltadas para as necessidades da Coca-Cola, tendo uma comunidade exclusiva para os participantes e facilitando a comunicação e ações de marketing para a organização do evento pensando na experiência de uso dos participantes. A Coca-Cola também necessitava de soluções como o envio de e-mails com informações e instruções para o evento, orientações sobre como realizar o download do aplicativo do evento.

RSVP: A confirmação da presença dos participantes no ato da inscrição era importante para que a organização do evento pudesse acontecer com mais precisão. Era importante para a equipe de eventos da Coca-Cola que os dados dos convidados estivessem em segurança para propósitos de registro e confirmação de RSVP.

Credenciamento automático: O credenciamento poderia ser realizado por totens em modelo self service. Toda a automatização do credenciamento torna o processo rápido e sem filas. Os crachás também necessitavam ser personalizados com uma etiqueta especial. Tudo feito com o máximo de segurança e sigilo das informações.

Beacons & NFC: Os beacons são similares à rádios sem fio, os dispositivos detectam quando um participante está perto do stand. É possível notificar leads potenciais com mensagens personalizadas ou promoções, atraindo-o para o stand. Os leads podem ser capturados em lote, trackeados em tempo real e também inclusos em seus e-mails para follow-up ou conversas via app. Para a Coca-Cola era importante ter esses dados e a medição do tempo em que cada participantes permaneceu na feira, palestras e apresentações do evento.

Analytics: A gestão do One System Conference necessitava realizar análises de dados em tempo real para agilizar as tomadas de decisão no evento e ações de marketing. Nossa plataforma é direcionada à capturar dados dos usuários e mensurar de forma tangível os resultados do evento.

OnSite: O suporte OnSite é o suporte personalizado para garantir o sucesso do gerenciamento de seu evento. Depois das reuniões de briefing do evento o e entender as metas do evento, nossa equipe assume todos as ações necessárias para garantir a experiência e o resultado do evento.

Galeria de imagens
Palco principal
Palco principal
Evento
Evento
Credenciamento
Evento
Evento
Credenciamento
Download do app
Evento
         

 

O projeto para o evento da Coca-Cola Índia foi customizado e pensando exclusivamente no público alvo e nas necessidades deste evento em particular, o que possibilitou uma experiência única aos participantes do evento.

Foram utilizados check-in por QR Code, beacons para localização indoor na feira, credenciamento para agilizar a entrada dos participantes via QR code no ingresso, suporte OnSite da equipe da InEvent para operar o evento ao vivo, gerir todas as interações e produzir estatísticas ao vivo. Cada uma dessas tecnologias foram utilizadas da seguinte maneira:


Plataforma mobile personalizada

O aplicativo do evento foi personalizado com a logo e informações voltadas para as necessidades da Coca-Cola, tornando os processos mais fáceis para a organização do evento e pensando na experiência de uso dos participantes. Foram realizadas configurações e automação no envio de e-mails personalizados para a lista de convidados previamente alimentada na plataforma, contendo formulários para que estes realizem a inscrição, download do aplicativo mobile e confirmação de presença (RSVP digital).

Além disso, nos e-mails haviam informações sobre como fazer contato direto com a organização do evento, instruções de acessos às plataformas para realizar o download do app de acordo com o sistema operacional de cada smartphone do participante (Android ou iOS).


RSVP

A tecnologia para RSVP foi utilizada a fim de agilizar a confirmação da presença dos participantes no ato da inscrição.

Uma lista de convidados foi pré-cadastrada na plataforma de gestão de eventos e notificações foram enviadas pela organização em datas pré-definidas antes do evento. As notificações chegaram aos participantes pelo aplicativo do evento da Coca-Cola com o objetivo de confirmar quem estaria presente no evento, tornando assim o processo de RSVP rápido e personalizado.


Credenciamento automático

O acesso ao evento era restrito aos franqueados e alguns executivos, a plataforma permitiu segurança e sigilo das informações.

Logo após a inscrição, os participantes receberam a senha de acesso na plataforma, a fim de garantir a segurança da organização do evento, acesso restrito e privacidade ao compartilhar informações.

Todo o processo do credenciamento foi rápido e sem filas. Foram utilizadas impressoras para imprimir automaticamente a etiqueta que estava descrito o nome e grupo no qual o participantes pertencia. Cada grupo tinha um nome que remetia a um dos produtos da Coca-Cola (exemplo: grupo sprite, fanta, etc).

As etiquetas foram impressas automaticamente ao mostrar o QR Code na câmera do tablet que se conectava à impressora; o QR code estava no convite dentro aplicativo do evento que o convidado já havia baixado anteriormente e também foi enviado pelo e-mail com o convite após a inscrição.


Beacons & NFC

A Coca-Cola buscou uma tecnologia segura e robusta no evento para gerir diversas etapas do processo e que gerasse resultados mensuráveis para a organização.

Uma dessas tecnologias foi o uso de beacons. Os beacons foram utilizados para gerenciar e controlar o credenciamento de forma rápida e fácil. Além de reduzir os riscos de fraude no acesso ao evento.

Os beacons também fizeram a medição do tempo em que cada participantes permaneceu próximos a cada stand, além do monitoramento das palestras e apresentações do evento.

Durante a feira, os beacons sinalizavam onde cada participante estava em tempo real. Com essa informação, eram enviadas notificações push para o celular do participante com promoções e enquetes para estimular o engajamento do público.


Analytics

Foram apresentados dados estatísticos ao vivo durante todo o evento para facilitar o processo de medição do ROI. A análise de dados do evento ocorreu durante e depois do evento.

Cada stand tinha um objetivo para atingir e seu público-alvo. Quando o participante chegava ao stand a pessoa ganhava um brinde.

O diretor da Coca-Cola utilizou os telões do evento para mostrar a tecnologia utilizada durante o evento. Apresentou também quais foram os stands mais visitados usando nossa tecnologia de beacons integrada ao aplicativo e aos nossos servidores em cloud com o analytics na plataforma web.


OnSite

Nossa equipe de customer success esteve presente prestando suporte todos os dias do evento para garantir a entrega da melhor experiência aos participantes do evento.


Números do evento:

Downloads do app: 418
Acessos no networking: 33696
Engajamento: 100%
Total de mensagens via chat: 948
Número de beacons utilizados: 9
Total de pessoas credenciadas: 450



Galeria de imagens
Credenciamento automático
Beacons
Dados em tempo real
Analise de dados durante e depois do evento
RSVP
App
App
App
App
App Coca-Cola
App Coca-Cola
App Coca-Cola
App Coca-Cola
App Coca-Cola
App Coca-Cola
App Coca-Cola
       

 

O One System Conference pode ser mensurado tanto em aspectos financeiros quanto em fatores intangíveis. Podemos citar pelo menos dois deles: o retorno sobre investimento (ROI) e o relacionamento dos franqueados com a Coca-Cola Índia.

Para a Coca-Cola era importante reforçar o relacionamento com os seus franqueados e aproximá-los dos valores da Coca-Cola para continuar garantindo a qualidade dos produtos. O evento também trouxe mais informações e orientações aos franqueados sobre os produtos, o que posteriormente se transforma em diferencial estratégico para a Coca-Cola, pois consequentemente, ele se converterá em motivação e comprometimento – o que, por sua vez, retorna em números de vendas e indicadores de qualidade.

A tecnologia utilizada trouxe muitos dados importantes para a Coca-Cola poder mensurar os resultados posteriormente com seus stakeholders. Alguns ganhos com o uso das soluções foram:

- Facilidade para comunicação entre os franqueados durante todos os dias do evento;
- Acompanhamento em tempo real dos participantes na feira, encontrando os principais estandes de referência do evento;
- Guia completo de materiais educativos para os bottlers (franqueados da Coca-Cola) acessarem em até 6 meses após o evento;
- Transmissão de vídeos para os colaboradores que não estavam presentes no evento, trazendo informações e esclarecimento para todos.


A Coca-Cola pode fazer o download dos relatórios de desempenho do evento para fazer o uso das métricas e análises de possibilidades de melhorias além de avaliar quais as ações que geraram os resultados almejados

 

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