Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: RIO+20: HOSPEDANDO O MUNDO
Candidato: Terramar Eventos
Cliente: Ministério das Relações Exteriores
Segmento: Serviços
Estado: RJ
TROFÉU BRADESCO CARTÕES
Categoria: Apoio e Logística para Eventos
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Rio+20: Hospedando o Mundo

A TERRAMAR é um grupo que atua há mais de 11 anos, prestando serviços em lazer, turismo, hotelaria, e é especializada em eventos com foco no segmento corporativo.
Com uma equipe de 50 profissionais altamente experientes, a Terramar tem como objetivo agregar valor ao negócio/produto da empresa. A partir da estratégia e objetivos da empresa, a Terramar propõe operacionalizar ações, visando aproximar colaboradores, clientes e públicos de interesse com a marca/produto e consequentemente favorecer o incremento aos resultados.
Para um mercado cada vez mais exigente, oferecemos soluções práticas, eficazes e criativas.
Atuamos com transparência, ética, criatividade, excelência na qualidade e comprometimento em hotelaria, lazer e turismo; reuniões; feiras e congressos; montagem de estandes, seminários; ações promocionais, inaugurações, lançamentos de produtos, premiações; eventos de incentivo, eventos culturais e esportivos; atividades vivenciais, confraternizações, eventos temáticos entre outros. Além disso, criamos e produzimos eventos especiais de acordo com a necessidade e realidade da empresa, além do departamento de produção de shows.
Para atender as demandas da Conferência das Nações Unidas sobre Desenvolvimento Sustentável – Rio+20, realizada no período de 12 a 23 de junho, a Terramar executou serviço de agenciamento de hospedagem, alimentação e eventos, em hotéis localizados na cidade do Rio de Janeiro – RJ.

Alguns clientes: Volkswagen, Camargo Correa, Souza Cruz, RCell, Pernambucanas, KSB, DEC do Brasil, Uninove, Banco do Brasil, Espro, Della Via, Benício Advogados Associados, Good Year, UNIFESP, Construtora Pacaembu, Fonterra, Machado Meyer, Ministério das Relações Exteriores, Correios, SESC SP, Prefeituras de Campinas, Atibaia, Paulínia, São José dos Campos, Porto Feliz e Guarulhos, Secretaria Estadual de Segurança Pública, Secretaria Estadual do Meio Ambiente, Secretaria Estadual de Saúde, Secretaria Municipal de Participação e Parceria, CENPEC, FDE, CEF, ITESP, TRT, USP, DER, FUNDAP
EXCELÊNCIA É O NOSSO OBJETIVO
ENCANTAR PESSOAS É O NOSSO NEGÓCIO

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Logo Oficial do evento
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FICHA TÉCNICA DO EVENTO:

Título: Conferência das Nações Unidas sobre Desenvolvimento Sustentável – Rio+20
Tema: Desenvolvimento Sustentável
Número de participantes: 45.381
Local: Rio Centro - Rio de Janeiro- RJ
Data: 12 a 23 de junho de 2012
Periodicidade: 10 em 10 anos
Abrangência: mundial
Atividades paralelas:
Cerca de mil eventos paralelos à Conferência das Nações Unidas aconteceram no mês de junho de 2012 no Rio de Janeiro. Entre eles o encontro de prefeitos das maiores cidades do mundo no Forte de Copacabana, o encontro de cerca de 500 cientistas que trocaram conhecimentos ambientais, reuniões de empresários brasileiros e do exterior, representando cerca de 800 indústrias, para discutir documento inédito com os avanços de 16 setores da indústria na conservação do meio ambiente e assembleias entre movimentos sociais de diversas partes do mundo, a Cúpula dos Povos.
Entidade promotora: ONU
Conceito do evento: os temas centrais da Rio+20 foram a economia verde, e "estrutura institucional para o desenvolvimento sustentável". Vinte anos depois da Eco92, a economia mundial cresceu 65% e o planeta chegou a uma população de 7 bilhões de pessoas, que vivem em meio ao consumismo desenfreado, desencadeando maior produção e, consequentemente, escassez dos recursos naturais. Nos últimos anos, cientistas vêm alertando para os perigosos do rumo que está sendo tomado. É preciso corrigi-lo agora para evitar que criemos um ambiente cada vez mais hostil a nossa presença.

BRIEFING

A realização do evento para marcar a passagem dos 20 anos da Conferência das Nações Unidas sobre Meio Ambiente e Desenvolvimento (Conferência do Rio, ou Rio 92), ocorrida em 1992, foi proposta pelo Presidente Luiz Inácio Lula da Silva em seu discurso na abertura da 62ª Assembléia Geral das Nações Unidas, em 2007.

Em 24 de dezembro de 2009, por meio da resolução 64/236, a Assembléia Geral das Nações Unidas acolheu, por unanimidade, o oferecimento do Governo Brasileiro para sediar a Rio+20. Com a presença de Chefes de Estado, Governo e outros representantes dos países membros da ONU, a expectativa era de uma Conferência do mais alto nível, pois dela resultaria um documento político focado na sustentabilidade do planeta.

Sendo o Brasil o país anfitrião e responsável pelo convite aos 193 países que integram a Organização das Nações Unidas – ONU, representados por personalidades mundiais como Presidentes, Primeiro Ministros e Reis, e por ser da competência e interesse do Ministério das Relações Exteriores manter relações diplomáticas com governos de Estados estrangeiros, organismos e organizações internacionais para promover os interesses do Estado e da sociedade brasileiros no exterior, foi criado dentro do citado Ministério um Comitê, denominado CNO Rio+20 (Comitê Nacional Organizador da Rio+20), incumbido de administrar os recursos e contratos, planejar, executar, supervisionar todos os atos e providências de logística e gestão orçamentário-financeira da Rio+20, bem como cuidar de questões como o cronograma das atividades oficiais e paralelas, definição dos locais para tais atividades, participação da sociedade civil nos eventos da conferência, segurança, circulação de pessoas, transporte, hospedagem, credenciamento, sistemas de informação, voluntariado, entre outras.

Para tanto, foi aberta concorrência pública para contratação de empresa responsável pelo serviço de agenciamento de hospedagem, alimentação, serviços de lavanderia e serviços de telefonia nacional em hotéis, localizados na cidade do Rio de Janeiro - RJ, para atender as demandas da Conferência das Nações Unidas sobre Desenvolvimento Sustentável – Rio+20. A contratação de uma agência era essencial, tendo em vista que com a habitual alta ocupação dos hotéis do Rio de Janeiro – cerca de 95% - se os apartamentos não estivessem pré-bloqueados, o evento poderia fracassar por falta de vagas na rede hoteleira para atendimento aos participantes.

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Palacio do Itamaraty - sede de reuniões estrategicas
Ban Ki-moon, Secretario Geral da ONU
Rio de Janeiro - cidade sede do evento
   

 

Desafios do projeto

O primeiro desafio foi participar da concorrência realizada em novembro de 2011 com agências de todo o Brasil.

A Terramar, ao identificar que se tratava de evento sem precedentes e com relevante importância histórica para o Brasil e para o mundo, se preparou exaustivamente e foi aprovada, pesando muito para esta vitória o portfólio dos trabalhos já realizados pela agência.

Em 15 de dezembro de 2011 foi assinado o contrato e realizada a primeira reunião de briefing com o cliente. O desafio, a partir desta data, era conseguir o maior número de apartamentos possíveis na cidade do Rio de Janeiro.

A Terramar deparou-se, neste momento, com a alta ocupação do Rio de Janeiro (95% em média) versus a demanda de contratação de 11 mil apartamentos, sendo que pelo menos 130 deles deveriam ser suítes presidenciais, ou seja, sua meta era conseguir mais de 50% das unidades habitacionais do Rio de Janeiro no prazo aproximado de 45 dias, considerando que existiam apenas 30 suítes presidenciais construídas na cidade.

O planejamento elaborado para concluir esta etapa envolveu contratação de profissionais com vasta experiência de mercado, instalação de escritório na cidade do Rio de Janeiro, treinamento contínuo da equipe, desenvolvimento de parcerias e pedidos de apoio a órgãos direta ou indiretamente envolvidos com o evento como: Prefeitura do Rio de Janeiro, Secretaria Estadual, Associação Brasileira da indústria de Hotéis ABIH-RJ, Embratur, Sindtur, Convention Bureau RJ, etc.

Os departamentos comercial e jurídico bem estruturados, orientados e focados, conseguiram no prazo de um mês e meio bloquear mais de 10 mil apartamentos, realizar contratos com mais de 200 hotéis e identificar possibilidades de adaptação de suítes existentes para transformá-las em suítes presidenciais, conforme padrão exigido pelo cliente, para recepcionar os mais ilustres convidados da Conferência: Chefes de Estado e Governo.

Paralelamente ao trabalho dos Departamentos Comercial e Jurídico para contratação dos hotéis, foi desenvolvido pelo Departamento de Web e Mídias On-line da Terramar um website com mais de 200 opções de hotéis, com informações de preços, localização e fotos dos apartamentos, além de informações sobre o evento e sobre o Rio de Janeiro.
www.travelrio20.com.br
Login: rio20
Senha: terramarrio20

Na primeira semana do mês de fevereiro, teve início o atendimento às embaixadas e missões diplomáticas. Para suprir esta demanda, foi montada equipe de reservas 24 horas com atendimento em 6 idiomas. Após o primeiro atendimento feito pela Terramar, as delegações enviavam seu pedido de apartamentos ao Itamaraty, e este reunia-se com a Terramar para definição de qual hotel seria oferecido a cada delegação, seguindo critérios diplomáticos pré-estabelecidos entre o Governo Brasileiro e a ONU.

Definidas quais acomodações seriam disponibilizadas para cada delegação, a Terramar dava continuidade ao processo, enviando proposta comercial. Consultoras especializadas em hospedagem e com o conhecimento das instalações da hotelaria carioca atenderam as delegações oficiais com excelência e dedicação de fevereiro até o final do evento. Muitos eram os pedidos de trocas de hotel e alterações de número de participantes e como esta decisão estava sempre vinculada aos critérios de cunho diplomático do Itamaraty, foi preciso manter a equipe constantemente motivada e consciente da importância política e histórica do evento.

Além da equipe de reservas, também foi necessário constituir um Departamento Financeiro exclusivo para atender o evento. O setor de contas a pagar administrava o pagamento de toda a hotelaria que gerou seguramente mais de 500 transações ultrapassando dezenas de milhões de reais em pagamentos. Já o setor de contas a receber tinha o grande desafio de conseguir identificar pagamentos não identificados vindos de 185 países diferentes, além de monitorar a taxa de câmbio diariamente, uma vez que num universo de valores deste porte, apenas 1 centavo poderia significar 30 mil reais em diferença cambial.

Concomitantemente, com o objetivo de controlar das reservas, pagamentos de hotéis, recebimentos de clientes, e transmissão de informações a todos os colaboradores, conforme interesse e necessidade de cada um deles, a Terramar atuou em parceria com a empresa Via Company, especializada em soluções web que desenvolveu junto com a Terramar o SIM, inovador e exclusivo SISTEMA INTEGRADO DE MONITORIA DE RESERVAS HOTELEIRAS, destinado a mega eventos.
O grande desafio do sistema foi interligar as informações fornecidas pelas embaixadas que eram altamente confidenciais devido ao perfil dos participantes de acordo com as particularidades do inventário de apartamentos de cada hotel e exigências de cada país. A necessidade era gerenciar de mais de 10 mil apartamentos em mais de 200 hotéis considerando mais de 10 mil hóspedes que tinham datas de check in e check out diferentes e ainda as constantes alterações de nomes comuns em qualquer evento. Em resumo uma romming list compatível com um quebra cabeças altamente complexo com um prazo de execução curtíssimo.
Criamos, portanto, uma ferramenta com mais de 50 módulos gerenciais, que fornecia informações em tempo real para cada um dos mais de 1000 usuários – entre eles colaboradores da Terramar, hotéis e clientes – de acordo com seu nível de acesso e segurança prévia estrategicamente definidos.
Os colaboradores da Terramar inseriam diariamente informações referentes ao aumento do bloqueio de apartamentos captados pela equipe comercial alimentando assim a equipe de reservas com produto para oferecer aos clientes e, paralelamente, o departamento financeiro também munia o sistema de informações referentes a recebimentos para avisar ao departamento de reservas sobre a confirmação da proposta enviada e ao departamento comercial sobre a liberação de pagamento dos hotéis.
O sistema contou com hospedagem exclusiva em servidores de alta performance com redundância, evitando que qualquer informação fosse perdida em uma eventual falha, e também com hardwares dedicados para a proteção de ataques DDOS, uma vez que qualquer invasão no sistema poderia significar um dano irreparável considerando o perfil dos hóspedes e a quantidade de informações confidenciais.
Apesar da complexidade do desenvolvimento e restrito prazo, as expectativas do sistema foram superadas não só pelo atendimento a 100% das necessidades de todos os envolvidos, mas principalmente pela dinâmica e facilidade de utilização da etapa 2 de desenvolvimento do sistema: o gerenciamento do rooming list, que será citado à frente.
Março e abril foram meses dedicados à montagem e adaptação das suítes presidenciais e ao atendimento do Corpo Diplomático, Organismos Internacionais e ONGs do mundo todo. Enquanto as OIs e ONGs demandavam hospedagem de grandes grupos e infraestrutura para eventos paralelos, os países ansiavam por conseguir as melhores acomodações para seu chefe de Estado/Governo. Desta forma, mais duas equipes foram montadas. Um departamento para atender todos os eventos paralelos promovidos pelas ONGs e OIs, e um departamento de atendimento aos VIPs. O departamento de eventos realizou eventos do Copacabana Palace a hotéis 3 estrelas do centro da cidade, e também foi responsável pela montagem do stand da Terramar no Rio Centro, local de realização da Conferência. O departamento de VIPs foi responsável pela transformação das melhores suítes do Rio de Janeiro em suítes presidenciais, pelo atendimento às embaixadas quanto à apresentação destas suítes, bem como do treinamento aos hotéis para recepcionar estes ilustres convidados.

A Terramar foi incansável nos detalhes. Do enxoval às flores, tudo precisava estar perfeito! O hotel recebeu orientações sobre a cultura do país, necessidade de treinamento do idioma dos colaboradores, gastronomia, postura dos garçons exclusivos para atendimento aos Presidentes, limitações de entrada das camareiras conforme a cultura do país, forma de hasteamento das bandeiras, reforço do pessoal de segurança, colocação de tapete vermelho na recepção, bem como orientação ao pessoal de recepção quanto aos costumes, afinal um iraniano, por exemplo, não poderia falar com uma recepcionista mulher a não ser virado de costas.

Com tanto trabalho, rapidamente chegamos em maio! E, apenas um mês antes do início da Conferência, o Governo Federal decidiu fazer um acordo com os hotéis para redução nas tarifas. Sabe-se que o Rio de Janeiro é um dos destinos mais procurados do mundo e possui diárias comparadas às de Nova York. Com a evidência que a cidade ganhou após a divulgação do Brasil para sediar a Copa do Mundo de 2014 e as Olimpíadas de 2016, tornou-se estratégico e importante que a cidade fosse acessível para um grande número de pessoas de todas as partes do mundo.

A Terramar participou também deste acordo inédito envolvendo a Casa Civil, Embratur, ABIH, Ministério do Turismo e toda a hotelaria do Rio de Janeiro. E em apenas uma semana foram refeitos pela Terramar contratos com os mais de 100 hotéis que participaram do acordo, e refeitas as propostas dos 185 países que estavam sendo atendidos.

Junho se aproxima e a ansiedade de todos os envolvidos também. A etapa 2 de desenvolvimento do sistema, o Gerenciamento da Rooming List, estava finalmente pronta e foi enviado um login e senha para que cada usuário pudesse inserir suas informações, acessar suas áreas on line e ainda fazer buscas.
O acesso dos hotéis possibilitava, além da visualização do nome do hóspede, a qual delegação pertencia, em qual categoria de apartamento deveria ser acomodado, data de check in e check out além da visualização de todas as alterações que eram sinalizadas para facilitar a logística de distribuição do grupo no mesmo andar.
As delegações, por sua vez, possuíam uma pessoa como ponto focal que era responsável pelas as reservas do grupo. Este ponto focal, ao acessar visualizava em quais hotéis sua reservas estavam confirmadas e, após preenchimento do nome do hóspede que ocuparia determinado apartamento em determinado hotel, poderia emitir autonomamente o voucher por hóspede ou a rooming list completa de sua delegação.
Mesmo com toda preparação e infraestrutura desenvolvida, sabe-se num evento há sempre imprevistos e não há segunda chance. Sendo assim, dias antes do início do evento foram contratados e treinados cerca de 80 novos colaboradores munidos de rádios comunicadores que fariam parte da equipe de staff na recepção dos hotéis e no stand da Terramar no Rio Centro. Desta forma, foi possível cercar o Rio de Janeiro para que qualquer hóspede pudesse ter acesso direto à agência e resolver possíveis eventualidades.

Galeria de imagens
Primeira reunião com as embaixadas - representantes de mais de 100 países - local: Itamaraty
Copacabana Palace - o hotel mais concorrido
Suite Presidencial Fasano – mais de 200m² de puro luxo
Escritório Terramar Rio - Sala Reservas
Escritório Terramar Campinas – Departamento Financeiro
Escritório Terramar Campinas – Apoio Departamento Comercial
Equipe trabalhando - Reservas Embaixadas
Equipe trabalhando - Reservas Embaixadas - atendimento em 6 idiomas
Equipe trabalhando – Reservas ONU e Organismos Internacionais
Equipe trabalhando - Atendimento VIPs
Treinamento equipe Staff Hoteis
Equipe Stand
Equipe Staff Hotéis
Equipe Staff Hotéis
Orgulho de ser Terramar!
E orgulho de trabalhar na Rio+20!
Home Website TRAVEL RIO 20, desenvolvido por Terramar e Focal Web
Aba com informações dos hotéis no Web site Travel Rio20
Etapa 1 - SISTEMA INTEGRADO DE MONITORIA DE RESERVAS HOTELEIRAS
SISTEMA INTEGRADO DE MONITORIA DE RESERVAS HOTELEIRAS - Aba Reservas
SISTEMA INTEGRADO DE MONITORIA DE RESERVAS HOTELEIRAS - Modulo Reservas Aba Hoteis
SISTEMA INTEGRADO DE MONITORIA DE RESERVAS HOTELEIRAS - Modulo Reservas Aba Inventario Apartamentos
SISTEMA INTEGRADO DE MONITORIA DE RESERVAS HOTELEIRAS - Modulo Reservas Cadastro de reserva
Etapa 2 - SISTEMA INTEGRADO DE MONITORIA DE RESERVAS HOTELEIRAS - acesso de mais de 1000 usuarios
SISTEMA INTEGRADO DE MONITORIA DE RESERVAS HOTELEIRAS - Modulo Consulta Geral
SISTEMA INTEGRADO DE MONITORIA DE RESERVAS HOTELEIRAS - Modulo Cliente - Cadastro de Rooming List
Arquivo gerado on line dentro do Modulo cliente
Voucher Eletronico - arquivo gerado on line no Modulo Cliente
SISTEMA INTEGRADO DE MONITORIA DE RESERVAS HOTELEIRAS - Modulo Hoteis
 

 

Bandeiras hasteadas, suítes preparadas, hotéis treinados, clientes atendidos, equipe Terramar à postos e está montado o cenário para recepcionar os ilustres convidados do Brasil responsáveis pelo futuro do planeta. Dia 12 de junho de 2012 começaram a chegar as delegações. O exército estava espalhado pela cidade que respirava o evento no vai e vem dos batedores que acompanhavam os comboios das autoridades. Dia 19 de junho finalmente chegou e foi uma data memorável para a Terramar! Foram 7 mil check ins realizados simultaneamente, incluindo Chefes de Estado, fatos histórico na cidade do Rio de Janeiro.

Com todas as informações interligadas pelo sistema web, foi possível que todos os usuários fossem eles colaboradores da Terramar, Governo Federal, Polícia Federal, Embaixadas e Hotéis acompanhassem em tempo real o check in e check out de todos os participantes.
O sistema possibilitou também que a Terramar pudesse fazer alterações on line de datas de check in e check out antes e durante o evento e que o hotel visualizasse esta alteração no mesmo segundo, que as embaixadas pudessem trocar o nome dos hóspedes minutos antes da chegada do hóspede e consequentemente que o hotel enxergasse esta alteração para estar preparado para o momento do check in e ainda que o cliente final, o Governo Federal, pudesse acompanhar todas estas alterações para auxiliar a equipe que recepcionou os participantes no aeroporto, informar a Polícia Federal para que esta planejasse as necessidades de segurança inerentes a cada participante e efetuasse uma busca por nome do local de hospedagem de determinado hóspede.
Ao todo, foram atendidos 506 grupos de 185 países diferentes, totalizando 11 mil pessoas e mais de 100 Chefes de Estado ou Governo.

Dia 23 de junho, último dia do evento e check out dos participantes, finalmente a missão que parecia impossível estava cumprida...

Criatividade, talento, competência, persistência, suor e superação marcaram este mega evento que guardará para sempre uma experiência incrível a todos os colaboradores da Terramar. Um desafio único e uma vitória conquistada com excelência, objetivo fim da Terramar!

Além deste, vale ressaltar outros motivos para vencer o prêmio:
A Rio+20 foi um dos maiores eventos já realizados pelo Governo e seguramente o evento que mais trouxe personalidades mundiais ao Brasil. E a Terramar hospedou todos com muito profissionalismo e responsabilidade.
A complexa logística de hospedagem, que contemplava inúmeras variáveis, foi fundamental para garantir hospedagem a todas as delegações oficiais num mercado de altíssima ocupação. Sem uma agência oficial, os participantes ficariam sem vagas nos hotéis e o evento poderia fracassar. E a Terramar conseguiu bloquear em tempo recorde toda a hotelaria do Rio de Janeiro.
O atendimento de 10 mil pessoas em 6 idiomas diferentes com inúmeras culturas e costumes foi obrigatoriamente concomitantemente ao atendimento de interesses diplomáticos do Governo Brasileiro. E a Terramar trabalhou incansavelmente agradando a todos.
O desenvolvimento de um sistema inovador que interligou em tempo real todos os colaboradores da Terramar com todos os clientes e fornecedores foi fundamental. Este sem dúvida foi um dos grandes desafios devido ao curto prazo para desenvolvimento, bem como quanto à quantidade e sigilo de informações. E a Terramar ao concluir a etapa 2 do sistema superou as expectativas de todos envolvidos.
Por fim, pelo excelente trabalho realizado e principalmente pela sua contribuição ao sucesso da Rio+20, a Terramar possui fortes razões para ganhar o prêmio.
Desafios do começo ao fim. Superação atrás de superação. E todas as expectativas atendidas!

Galeria de imagens
Bandeiras hasteadas
Exercito nas ruas
Escolta aerea
Batedores
Abertura do Evento
Eventos paralelos
Eventos paralelos
Stand Terramar no Rio Centro
Stand Terramar no Rio Centro
Reuniões feedback staff hoteis
Foto Oficial Chefes de Estado de todo o mundo
Agradecimento do Secretario Geral da ONU à Terramar
     

 

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878