Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: 10º OFFSITE DE CRÉDITO CONSIGNADO SANTANDER
Candidato: Promo7
Cliente: Banco Santander
Segmento: Eventos
Estado: MG
TROFÉU LEVITATUR
Categoria: Congresso Nacional
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Promo7

Há mais de 10 anos no mercado, atuamos nas áreas de promoção e eventos, com profissionalismo e versatilidade, adequando nosso trabalho ao tipo de campanha ideal dos nossos clientes.

Somos uma das maiores agências de marketing promocional do país, com 21 filiais nas principais cidades brasileiras. Nosso time conta com mais de 2.000 profissionais engajados na melhor prestação de serviços aos nossos clientes.

Nossos projetos incluem a criação, execução, acompanhamento e avaliação de ações promocionais e eventos, destinados aos mais diversos públicos e a contratação de Patrimônio Humano especializado em ações de impulsão de vendas.

Transformamos o investimento em Marketing Promocional em resultados positivos e lucratividade!

Nossos clientes:
Banco Santander, Aymoré Financiamentos, HSBC, Bradesco, Itaú, CrediCard, BV Financeira, Porto Seguro, Bauducco, Tele Sena, CNA, Toyota, Unimed, Pfizer, Fischer, Galderma, Unimed, Usiminas, Gol, TAM, Neo Química, Associação Portuguesa de Desportos.

Galeria de imagens
       

 

Introdução:

Nos dias 15 e 16 de Setembro de 2011, a Equipe de Crédito Consignado (Gerentes Regionais, Comerciais e Internos) esteve reunida no Vale Suiço Resort, em Itapeva/MG, para a realização do 10º Offsite de Crédito Consignado.

Sob o tema “Seja o Maestro de Obras Memoráveis”, o objetivo do evento era propor, além das estratégias e entrega dos resultados, momentos de reflexão sobre a atuação e senso de responsabilidade de cada participante na execução dos planos traçados. Tal como em uma ópera, onde todos os artistas, desde o elenco à orquestra, são responsáveis por garantir o sucesso do espetáculo.
Ainda no tema “execução”, os participantes participaram de atividades gerenciais que tinham por objetivo analisar e trabalhar o senso de urgência e importância na realização de tarefas do dia-a-dia.

A Cerimônia de Premiação dos Destaques do Trimestre também seguiu tematizada como os grandiosos teatros, palco das grandes óperas. Todos os convidados trajavam roupas elegantes e participaram de um jantar requintado ao som do Coral do Banco Santander.

Ficha Técnica do Evento:

Titulo: 10º Offsite de Crédito Consignado Santander
Tema: “Seja Maestro de Obras Memoráveis”
Número de participantes: 140 (convidados)
Local: Vale Suiço Resort, Itapeva/MG
Data: 15 e 16 de Setembro/2011
Periodicidade: Evento trimestral em sua 10ª edição
Abrangência: Nacional


Conteúdo:

A área de Crédito Consignado Santander (produto de crédito pessoal concedido às pessoas físicas, com débito das parcelas em folha de pagamento), possui uma Diretoria apartada dos demais produtos, sendo esta com maior autonomia para atuação na comercialização do produto e para realização de projetos de eventos. A área atua com promotores terceirizados espalhados em todo país que trabalham independentes das agências, tendo sua meta estabelecida apenas na venda deste produto.
A área de Crédito Consignado possui uma equipe de 200 profissionais internos e cerca de 2500 profissionais terceirizados que atuam na impulsão de vendas, divididos em duas equipes: Rede Norte e Rede Sul.

O Offsite é um evento exclusivo da área e é realizado trimestralmente, estando em sua 10ª edição. O objetivo é reunir todos os executivos da área de todo país, durante dois dias em hotéis situados em regiões interioranas para avaliação dos resultados obtidos no período, novos direcionamentos, desenvolvimento de habilidades, integração entre as equipes e para uma cerimônia de premiação para reconhecer os destaques de produção.

Cada offsite possui um enredo diferente e dentro desse contexto, insere-se um tema para ilustrar o objetivo do evento, envolver os participantes e pautar as atividades relacionadas.
A cerimônia de premiação acontece na primeira noite, onde é servido um coquetel, um jantar e após a apresentação dos premiados, uma festa com DJ.

No momento da cerimônia, os destaques das empresas terceirizadas são homenageados com um troféu no formato da chama do Santander.
O segundo dia do evento segue com a programação de atividades.

Definição do Tema:

No contato que tivemos para o briefing, recebemos as informações do que é padrão no conteúdo do offsite, porém não havia sugestão sobre o tema desta edição.

Conseguimos informações sobre o cenário atual da área e, a partir disto, prestamos uma consultoria para diagnosticar o que poderia ser trabalhado, tal como é feito em todos os planejamentos que atuamos com a área de Crédito Consignado.

No cenário informado, a área passava por um momento onde os funcionários não estavam conscientizados sobre as suas responsabilidades na execução e entrega dos resultados. Outro fator importante a ser discutido, era o de como liderar e transformar idéias em ações.

A partir desta visão, apresentamos cinco propostas, já acompanhadas com modelos de artes alusivas ao tema:
• Expressionismo – “A Arte do Resultado”: o Expressionismo é um movimento artístico que tem por objetivo colocar idéias em práticas, seja de origem abstrata ou não. Van Gogh é um dos precursores desse estilo artístico e é símbolo de um modelo de atendimento do próprio Banco Santander. Para este tema, utilizamos elementos com a visão do próprio Expressionismo misturados a elementos reais.
• Grandes Feitos - “Chame para si a responsabilidade de fazer acontecer”: o tema abordava grandes inventores e suas invenções, mostrando que se os mesmos não tivessem colocado em prática sua ideia, não teríamos acesso a diversas ferramentas importantes.
• Ópera – “Seja o Maestro de Obras Memoráveis”: o tema utiliza elementos presentes em uma ópera, desde o maestro, ao balé, atores e figurinos, mostrando que muitas pessoas, habilidade e departamentos são fundamentais para a construção de um espetáculo. Todos tem sua parcela de responsabilidade para dar vida à algo memorável, tal como uma área empresarial deve ser. O tema ópera foi sugerido também a partir do nome, que do latim, significa “Grande Feito”, além da cor predominante ser a mesma do Santander, vermelha.

A proposta escolhida foi o tema “Seja Maestro de Obras Memoráveis”, por possuir uma característica sênior e maior amplitude para abordagem dos direcionamentos do evento.

Organização do Evento:

A organização iniciou em Julho/11 com o levantamento de hotéis que comportassem cerca de 200 participantes, em uma categoria de 4 a 5 estrelas. Dentre todas opções foi definido por questão de logística, estrutura e custo, o Resort Vale Suíço em Itapeva/MG.

Convite dos Participantes:

O convite dos participantes foi divido em quatro etapas:
1. Teaser Virtual do evento com reserva de agenda:
Enviado por e-mail a todos os participantes para solicitar reserva de agenda.

2. Convite virtual:
a. Participantes dos dois dias de evento - enviado por e-mail para comunicar a realização do offsite, com data, local, horário e trajes.
b. Convidados da Cerimônia de Premiação - enviado por e-mail a todos os terceirizados destaques de produção do trimestre.
c. Parceiros Comerciais convidados para Cerimônia de Premiação.

3. Comunicação de Traslado, Voos e Hospedagens: enviado por e-mail a todos os participantes dos dois dias de evento com informação do traslado, voos e hospedagem.

4. Convite para Cerimônia de Premiação: impresso em papel cartão no formato de “ticket de teatro”, devido ao tema, distribuído durante a realização do evento no primeiro dia, nos quartos dos participantes para criar expectativa e comunicar o local no hotel, horário e traje.
Todos os textos e artes foram desenvolvidos por nossa área de Criação e enviados para aprovação do cliente.

Cenografia e Ambientação:

Possuímos uma montadora própria para serviços de cenografia. Confeccionamos a ambientação de todos os locais a serem utilizados durante o evento.

Recepção
• Banner de boas-vindas;
• Displays indicativos dos locais para check in, credenciamento e salas;
• Painéis com a comunicação visual do evento;
• Espaço para credenciamento.

Plenárias
• Palco em estrutura de box truss medindo 10m;
• 2 telões para projeção de apresentações;
• Púlpito Santander;
• Painéis laterais iluminados;
• Mesas em formato escolar;
• Triedros;
• Decoração com cortinas vermelhas, simbolizando um Grande Teatro de Ópera.
• No segundo dia, houve mudança total da plenária para o formato arena (talk show).


Jantar / Cerimônia de Premiação / Festa
• Foyer decorado com sofás, tapetes clássicos, cortinas vermelhas e painéis iluminados de imagens de Ópera;
• Entrada da sala iluminada com LED e arranjos florais;
• Painéis iluminados nas laterais da sala;
• Mesas decoradas para jantar;
• Palco decorado com cortinas vermelhas;
• Estrutura de iluminação/som;
• 2 telões laterais;
• Pista de dança com mesa para DJ e efeitos visuais (luzes, lasers, fumaça etc);

Agenda e Conteúdo:

1º dia

8h00 – 9h00 – Credenciamento e Welcome Coffee | Recepção dos convidados no ambiente de credenciamento entregando o kit de materiais para as atividades: pasta com bloco de notas, caneta, crachá e triedro. Para otimizar o fluxo da entrada, os participantes retiravam suas credenciais em uma fila organizada por grupos de letras (Ex: A a C – D a F – G a I etc).

9h00 – 9h30 - Abertura | O diretor da área, Ricardo Saldanha, introduziu o tema e recepcionou os participantes.

9h30 – 10h10 - Dinâmica de acolhimento | Três dos Gerentes Comerciais participantes do evento foram convidados a conduzir uma atividade de grupo, como maestros, seguindo a temática do evento. Com batutas em mãos, eles ensaiaram pequenos grupos com sons e ritmos diferentes, de modo que ao final da dinâmica, com todos os grupos em sincronia, a música “Aquarela do Brasil” fosse formada. O objetivo era de integrar as pessoas e mostrar que independente das responsabilidades de cada grupo, o resultado final era a somatória dos sons emitidos por todos.

10h15 - 10h30 - Coffee Break Temático “RJ” | Sugerimos no planejamento do evento, que os coffee breaks ao longo do Offsite fossem tematizados com as comidas típicas das regiões de cada participante. A ideia foi bastante elogiada pelo cliente e colocada em prática. Neste primeiro coffee, a região homenageada foi o Rio de Janeiro, com sucos, sanduíches naturais etc.

10h30 - 12h20 - Retrospectiva dos Resultados e Planos para o Próximo Trimestre | O diretor da área abordou temas gerenciais para prestação de contas de resultados e planos para atingimento de metas do próximo trimestre.

12h20 - 13h40 – Almoço | Servido no restaurante do hotel com Buffet exclusivo.

13h40 - 15h10 – Apresentação Área de Produtos | Marcelo Linardi, Superintendente da Área de Produtos, abordou temas técnicos, processuais e de mercado que envolvem o Crédito Consignado. O momento serviu também para esclarecimento de dúvidas e alinhamento de informações com os participantes.

15h10 - 16h10 – Atividade “Matriz de Eisenhower” | Ficamos responsáveis por prestar uma consultoria ao evento com atividades em grupo que proporcionassem reflexão e exercício do tema do Offsite. Uma das necessidades era de trabalhar a questão de gestão de tempo. Elaboramos uma atividade com base na Matriz de Eisenhower, que separa por quadrantes as tarefas urgentes das tarefas importantes, gerando uma amostragem de como anda a gestão de tempo do participante. Tal atividade foi inspirada no modelo criado pelo General Eisenhower durante seu mandato como Presidente dos EUA. Os participantes tinham de listar suas atividades diárias dentro do que julgavam ser: muito urgente, muito importante, pouco urgente e pouco importante. Ao final, todos entregaram suas listas para que nossa equipe staff pudesse preparar os gráficos com as visões percentuais da concentração de atividades dos participantes por quadrante analisado. A dinâmica sugerida pela Promo7 foi bastante elogiada e virou modelo de gestão da área, sendo utilizada até hoje.

16h10 - 16h25 | Coffee Break Temático “Centro-Oeste” | A região homenageada foi a Centro-Oeste com biscoito de polvilho, manjar branco com calda de ameixa, banana da terra, charque, doces de abóbora, frutas etc.

16h25 - 17h20 – Atividade “Liderança Situacional” | O diretor da área abordou o tema liderança situacional, fazendo referência ao maestro de uma ópera, que lidera um grupo em busca de um resultado comum, explorando o melhor de cada músico, suas habilidades e momentos. Com base em uma ferramenta poderosa de gestão de pessoas, ele deu início à uma segunda atividade, onde os participantes dividiam sua equipe de liderados em quadrantes de Maturidade vs. Modelo de Liderança. A atividade visava direcionar os estilos de liderança para cada liderado, de acordo com o estudo da ferramenta Liderança Situacional.

17h20 - 17h30 - Encerramento das Plenárias

Cerimônia de Premiação:

Durante as atividades de plenária, nossa equipe distribuiu nos quartos de cada participante, sobre a cama, convites personalizados em formato de tickets de teatro para a festa que aconteceria à noite, de modo a surpreender e comunicar os convidados.

Os convidados contaram com a recepção do coquetel no foyer do salão principal até às 20h30, quando se iniciou a comemoração.

O espaço para premiação estava decorado como um luxuoso teatro de ópera: cortinas vermelhas, tapeçaria clássica, mesas de jantar, arranjos florais, luzes ambiente, painéis decorativos, telões e um palco de 10m.

A cerimônia é tradição de todos Offsites da área para reconhecer os destaques de vendas, gestão e qualidade do trimestre. Para esta ocasião, dois dos Gerentes Comerciais receberam previamente a responsabilidade de serem os mestres-de-cerimônias.

O diretor, Ricardo Saldanha, também subiu ao palco para dar início à premiação. A apresentação projetada nos telões também foi produzida por nossa equipe com recursos visuais impactantes. E para que eles pudessem se guiar com a ordem dos premiados, confeccionamos fichas de palco.

Os troféus foram projetados por nossa equipe de criação e produzidos em dois modelos, um para premiação comum e outro para os grandes destaques.

O jantar iniciou logo após a premiação no mesmo local, servido à self-service.

Durante o jantar, o coral oficial do Banco Santander se apresentou junto à sua maestrina como atração principal da noite. Após o jantar, iniciou-se a festa que contava com jogos de luzes, lasers, LEDs e DJ, que durou até as 4h da manhã.

2º dia

O segundo dia do evento contava com um conteúdo diferente, uma espécie de talk show com convidados especiais de diversas áreas para que os participantes pudessem conhecer suas histórias e se inspirarem em suas conquistas. Para isto, durante a festa na noite anterior, toda a estrutura do local onde ocorria a plenária foi modificada como se fosse um programa de auditório. Quando os participantes adentraram ao espaço no 2º dia, foram surpreendidos com a nova estrutura e se admiraram por tudo ter mudado tão de repente.

8h00 - 9h00 – Welcome Coffee

9h00 - 09h30 – Introdução 2º dia | O diretor da área introduziu o segundo dia compartilhando os objetivos e expectativas dos assuntos que seriam abordados.

9h30 - 10h00 – Dinâmica de Acolhimento | Para iniciar o dia, os participantes participaram de uma dinâmica lúdica de acolhimento que tinha por objetivo despertar e abrir a mente para novos conhecimentos.

10h00 - 10h15 – Coffee Break Temático MG | O famoso pão-de-queijo mineiro, queijo branco com doce de leite, Romeu e Julieta, biscoito de polvilho, suco de milho e diversos outros pratos típicos, homenagearam o coffee break de MG.

10h15 - 12h00 – Talk Show “Diálogo Aberto” | O momento mais importante do dia contou com a presença de três convidados especiais: Viviane de Paula (Superintendente de RH do Banco Santander), Robson Rezende (Diretor de Rede em Expansão do Banco Santander) e Kitty Pereira (Maestrina do Coral Santander). Os participantes puderam conhecer as histórias de cada convidado e fazer perguntas relacionadas ao objetivo do evento, que envolvesse: liderança, gestão de tempo, execução de idéias etc.

12h00 - 13h30 – Check Out + Almoço | Para organizar o check out, nossa equipe se dividiu na recepção do hotel. Conforme as pessoas chegavam, avistavam a equipe uniformizada nas cores “Roxo” e “Verde”. Esta divisão foi necessária para classificar os dois microônibus do traslado dos participantes até o aeroporto. Classificados por cores, os convidados foram organizados de modo que suas bagagens fossem armazenadas nos microônibus correspondentes ao seu traslado, para isso cada bagagem recebeu uma tag com a cor respectiva e nome do proprietário. Os convidados recebiam uma pulseira com a cor correspondente do microônibus de seu traslado, isto para evitar desvios e agilizar a saída dos mesmos. Na sequência, os convidados se dirigiam para o balcão de recepção para check out com o próprio hotel. O processo foi muito elogiado pelo cliente, pois além da organização, foi prático e rápido.

13h30 - 14h30 – Fechamento da Atividade “Matriz de Eisenhower” | No dia anterior os participantes iniciaram a atividade de gestão de tempo, listando as principais atividades do dia-a-dia na qual seria elaborado gráficos individuais e por equipe com a visão da concentração de tempo dedicado a tarefas urgentes e importantes. Nossa equipe organizadora realizou este trabalho no decorrer do evento e os resultados foram apresentados pelo diretor da área, onde foi aberta discussão para o grupo quanto aos gráficos apresentados.

14h30 - 15h35 – Espaço aberto para reunião das equipes | Foi concedido um tempo para que as equipes pudessem se reunir e tratar de assuntos importantes de trabalho, uma vez que os participantes atuam regionalizados e têm poucas oportunidades de encontro como esta.

15h35 - 15h50 – Coffee Break Temático Nordeste | Para homenagear os estados nordestinos, o coffee contou com açaí, tapioca, charque, frutas diversas, bolo de rolo, bolo de macaxera etc.

15h50 - 16h00 – Vídeo de Encerramento “Melhores Momentos”

16h00 – 16h20 – Mensagem Final e Depoimentos

16h20 – Encerramento | Na saída cada participante recebeu uma lembrança do evento: uma mini-compota de doce de leite.

Ações Pós-Evento:

• Ao final do evento, todos os participantes preencheram uma Avaliação de Reação sobre o Offsite. Consolidamos os resultados e entregamos um livro de capa dura, com o relatório das notas, gráficos e sugestões de melhoria ao nosso cliente. O livro continha um CD com as fotos do evento e um DVD com os vídeos dos melhores momentos.
• Enviamos caixas de bombons finos, como agradecimento, para os convidados especiais do Talk Show “Diálogo Aberto”.

Galeria de imagens
Convite
Convite virtual
Credencial
Painel
Painel
Painel
Plenária 1º dia
Plenária 1º dia
Plenária 1º dia
Plenária 1º dia
Plenária 1º dia
Espaço Cerimônia de Premiação
Espaço Cerimônia de Premiação
Espaço Cerimônia de Premiação
Espaço Cerimônia de Premiação
Espaço Cerimônia de Premiação
Espaço Cerimônia de Premiação
Espaço Cerimônia de Premiação
Espaço Cerimônia de Premiação
Palco Cerimônia de Premiação
Gerentes - Mestres de Cerimônia
Ricardo Saldanha - Diretor Santander
Premiados
Coral Banco Santander
Coral Banco Santander
Plenária 2º dia
Plenária 2º dia
Plenária 2º dia
Plenária 2º dia
Plenária 2º dia
         

 

Como criar atividades de grupo que conduzissem ao foco do evento?
Elaboramos uma solução de dinâmica baseada na “Matriz de Eisenhower”, onde o foco principal era o de elencar as principais atividades diárias e identificar se são importantes ou urgentes.

Como garantir que a agenda não fosse comprometida?
Fomos responsáveis por toda a condução da sala, observando a funcionalidade de todos os equipamentos e para conduzir o tempo das palestras, desenvolvemos placas orientadoras de tempo que eram mostradas, discretamente, aos palestrantes.

Com este nº de participantes, como evitar as filas?
Desde o credenciamento dos participantes, separados por guichês em ordem alfabética até o momento de check out, criamos soluções que visassem viabilizar o tempo. A idéia da separação das bagagens no momento do check out por cores otimizou em 100% o tempo de espera.

Como modificar toda a estrutura física da plenária da noite para o dia?
Contamos com uma equipe dedicada à montagem e modificação do espaço. Tudo isto, realizado de maneira organizada e silenciosa, pois não podíamos deixar que os participantes notassem tal transformação.

Como perpetuar as informações apresentadas após o evento?
Disponibilizamos todo conteúdo ministrado no hotsite da área para que todos tivessem acesso digital a conteúdo.

Após o término do evento, segundo respostas dos participantes na Avaliação de Reação:

Avaliação Geral do Offsite
• 92% “Acima das Expectativas”
• 8% “Dentro das Expectativas”
• Nenhum participante avaliou como “Abaixo das Expectativas”

Avaliação Geral do Conteúdo:
• 89% “Acima das Expectativas”
• 10% “Dentro das Expectativas”
• 1% “Abaixo das Expectativas”

Comentários Relevantes:
“De todas as 10 edições que já participei em offsites da área, posso dizer que este foi o mais grandioso tanto em estrutura quanto em conteúdo.”

“Foram dois dias de muito aprendizado que irão agregar valor a minha atuação e à minha equipe!”

Desempenho econômico

Números gerais de equipes envolvidas no evento:

Staff
Pré-evento: 22 pessoas
Durante: 52 pessoas (coordenação, organização e terceiros)
Pós-evento: 10 pessoas
Horas trabalhadas: Aprox. 520h
Refeições : 1225 (entre cafés da manhã, coffee-break, almoços e jantares)
Hospedagem: 71 aptos (SGL e DBL em 1 hotel)
Passagens aéreas (ida e volta): 74
Nº microônibus e vans: 3

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878