Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: Q PARTNERS FORUM
Candidato: Agência Um Eventos
Cliente: Qualcomm
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Prancha Conceito

A Agência Um Eventos

Criar experiências únicas e transformadoras através de eventos.
Esta é a nossa visão de negócio aqui na Agência Um.

São mais de 16 anos de desafios e conquistas realizando uma média de 6 eventos por dia, campanhas de incentivo e viagens.

São 100 profissionais diretos entregando soluções completas para os eventos corporativos de nossos clientes: planejamento, hospedagem, transporte, criação de comunicação visual e sistema informatizado, consultoria, entretenimento e gestão financeira em eventos.

Esta é a nossa resposta a um mercado cada vez mais exigente e dinâmico, que busca soluções inovadoras e com excelente custo-benefício.

A Agência Um tem um compromisso com a formação e o desenvolvimento de seus profissionais. Por este motivo foi considerada umas das 50 melhores empresas para se estagiar (CIEE/ Ibope Solutions).
Diferenciais:
- Consultoria especializada em eventos e viagens de incentivo: projetos exclusivos, de acordo com as necessidades dos clientes;
- Segurança e tranquilidade: experiência e infraestrutura nacional e internacional para atender os clientes em qualquer momento e em qualquer lugar;
- Qualidade e magia: soluções inovadoras para surpreender e encantar os participantes do evento;
- Transparência financeira: orçamento detalhado para o acompanhamento e otimização de recursos;
- Relacionamento sustentável: somar experiências para alavancar negócios e construir longas e positivas parcerias.

Perfil de nossos eventos:
Convenções de vendas, seminários, feiras, jogos, eventos de gastronomia, rally de regularidade, praças de integração, clínicas de esporte, road show para lançamentos de produtos, inaugurações, coletivas de imprensa, seminários, ações de marketing cultural, eventos de integração e confraternização, viagens e premiações e campanhas de incentivo de vendas.

Nossos clientes:
Atento, Aymoré Financiamentos, Banco Santander, Banco Votorantim, Bright Star, BSPC, Citibank, Convergys, Degremont, Deutsche Bank, DuPont Agrícola, Edward Life Sciences, E.M.S, Ericsson Telecomunicações, Ernst & Young, Grupo Fiat, Hospital Albert Einstein, Isban, ITI, Johnson Controls, Kraft Foods, KPMG, Mosaic, Natura, Nextel, sanofi-aventis, Siemens, Stora Enso, Produban e Unilever.

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Evento
Time
     

 

Como se tratava de um evento de tecnologia, os nossos fornecedores parceiros e a equipe da agência, tiveram que se atualizar para atender as necessidades dos expositores, com softwares modernos.

Foram meses de pesquisas para nos atualizar e montar um evento que fosse completo, principalmente o hotsite interativo, mais moderno, simples de navegar, tanto para o cliente como para os participantes e expositores, e que pudesse captar todas as informações necessárias gerando um banco de dados diário.

As pesquisas também serviam para atualizar o site, pois enviamos semanalmente teasers (foto 1 e 2) aos convidados com novidades sobre o evento e sobre a área de tecnologia sem fio. Assim, mantínhamos contato direto com os participantes com informações relevantes e não somente enviando reminders sobre o evento.

E para não deixar a comunicação inconveniente, tivemos o cuidado de colocar a opção de “não receber mensagens sobre este evento” em todos os comunicados enviados.

Após o evento, ainda utilizamos o hotsite para disponibilizar fotos do evento e materiais apresentados por palestrantes.

Toda a arte para comunicação eletrônica foi elaborada pela equipe de criação da Agência Um, assim como a inteligência para o desenvolvimento do hotsite foi feita pela equipe de TI da agência.


O hotsite foi dividio em páginas e funções.

- Página "Home"
Na abertura do site já era possível visualizar os testemunhais, os logos das empresas parceiras, as novidades, uma breve agenda do evento e os "botões" para os demais links.
(foto 3)

- Página "Evento"
Com uma breve história do evento, era possível entender para que público se direcionava o evento e que assuntos seriam tratados.
(foto 4)

- Página "Agenda"
Neste link, havia o programa completo, com breves informações sobre os palestrantes de cada tema que seria abordado.
(foto 5 e 6)

- Página "Participantes"
Todos os expositores, palestrantes e parceiros confirmados eram atualizados diariamente para alimentar este link.

- Página "Faça sua Inscrição"
Página em que continha campos para preenchimento de dados de cada participante para coleta de banco de dados pós-evento e, após o preenchimento, o convidado recebia uma confirmação da inscrição via e-mail.

- Página "Fale Conosco"
Um link direto para tirar dúvidas e enviar críticas e sugestões à organização do evento.

- Página "Localização"
Continha fotos do hotel, endereço e um mapa (com um link para o Google Maps) para chegar ao evento.

- Página "Novidades"
Este link reunia as matérias sobre as últimas novidades referentes à tecnologia e telefonia sem fio.

- Página "Expositores"
Era possível visualizar e obter informações sobre os totens para cada expositor e, também, baixar o Guia do Expositor, com informações sobre regras de parceria, regras do hotel, horários de montagem e desmontagem e contato para envio de material da empresa que fechava parceria.

- Página "Busca"
Página para busca, a partir de palavra-chave, dentro de todo site.

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Teaser Portugues
Teaser Ingles
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o evento
Agenda Geral
Agenda detalhada
       

 

A Qualcomm tinha como objetivo acelerar a migração da tecnologia 2G para a 3G, por isso, a intenção de promover uma edição do evento, aberto a empresas da área de tecnologia sem fio, no Brasil.

Para que os participantes do evento pudessem perceber o quanto era necessário o país atualizar-se tecnologicamente, informar-se de como foi feita a transição em outras regiões do mundo, presenciar demonstrações de novos produtos e experimentar serviços.

A empresa já havia feito este evento em Londres, a Open Mobile Summit 2011, e em San Diego, Uplinq 2010 e 2011, e contaram com a parceria de operadoras de celular, fabricantes de celular e outras empresas também ligadas a área de tecnologia sem fio, não somente para ministrar palestras, mas, também, para expor produtos e serviços durante o evento.

Título: Q Partner Forum Brazil 2011

Tema: Q = Qualcomm | Partner = convidados da área de tecnologia | Forum = evento aberto para acesso à informação e discussão.

Objetivos:
- Estimular parceiros e fabricantes na migração total para 3G
- Estimular a inovação no mercado
- Abrir um espaço para a diretoria da Qualcomm expor suas inovações para o mercado
- Apresentar a velocidade das inovações no mercado de telecomunicações

Número de participantes: 220 pessoas (70% homens e 30% mulheres)
Número de expositores: 15 empresas
Número de palestrantes: 15 especialistas
Local: Hotel Hilton
Data: 12 de agosto de 2011
Abrangência: Nacional


Hotsite

Comunicação e logística pré-evento
Toda a comunicação eletrônica do evento foi criada e desenvolvida internamente da Agência Um.

- Teaser Eletrônico | Save the date (português/inglês)
- Envio de convite impresso e eletrônico com link direto para hotsite (português/inglês)

- Hotsite exclusivo | Informações gerais do evento (data, horário, local, mapa, hospedagem e estacionamento), agenda do evento diariamente atualizada (horário das palestras, temas, palestrantes confirmados, foto e currículo dos palestrantes, mensagem de profissionais conhecidos do ramo), confirmação de presença e informações para expositores (português/inglês)

- Teasers Eletrônicos | Reminders semanais com informações atualizadas sobre o evento com link direto para hotsite (português/inglês)
- RSVP | Para melhor atender as necessidades do cliente e aos convidados, utilizamos a tecnologia e serviço de RSVP que possuímos na agência computando todos os dados no hotsite desenvolvido. Gerando um custo mais reduzido para o cliente e maior agilidade para sanar possíveis dúvidas e para gerar status de confirmações com banco de dados.

Ação pós-evento
Disponibilizou-se no hotsite do evento uma seleção de fotos, para que os participantes pudessem conferir e baixar conteúdos de apresentações.

Desafios
Sendo o primeiro evento da filial brasileira, foi difícil apurar todas as necessidades a partir briefing completo, também tivemos que contemplar atrasos na aprovação de peças, uma vez que a filial brasileira aguardava aprovações dos EUA. Muitos ajustes ocorreram durante o processo de contratação e, até mesmo, de produção das peças. Mesmo assim, o resultado final foi excelente.

Desafios x Soluções

1 – Como elaborar um hotsite complexo com apenas três meses de antecedência?
Verificamos com alguns fornecedores na área de informática e nenhum entregava o projeto na data prevista para o lançamento do hotsite e os valores eram altos para as atualizações diárias. Por isso, tivemos que elaborar toda comunicação eletrônica com a nossa área de TI, contratamos técnico especializado em web design para se dedicar somente a este projeto e atender dentro do prazo solicitado.

2 – Comunicação do hotsite atualizada diariamente e em dois idiomas.
Toda a comunicação do evento deveria ser feita em português e em inglês e, para isso, fizemos parceria com uma empresa de tradução para que sempre tivéssemos um tradutor disponível para quando fosse necessário. As atualizações eram diárias, havia alterações de palestrantes internacionais a todo o momento, e para isso, foi essencial ter um funcionário dentro da agência para desenvolver e atualizar o hotsite.

3 – Como atender os expositores que fecharam parceria poucos dias antes do evento?
Foi elaborado um totem padrão para exposição de produtos e folders, os expositores tinham acesso às informações em uma das páginas do hotsite. Eles somente deveriam informar a quantidade de produtos e medidas, para que o fornecedor pudesse personalizar a quantidade prateleiras, lockers para celulares e afins e pontos de energia.

A receita total do evento ficou em R$ 483.756,15 para o total de 200 participantes, sendo o valor per capta de R$ 2.418,78 por participante.


Mídia espontânea:



1)http://exame.abril.com.br/tecnologia/noticias/anatel-quer-que-teles-invistam-em-pesquisa-e-fabricacao-local

2)http://fuinacoletiva.blogspot.com.br/2011/08/qualcomm-q-partner-forum-2011.html

3)
http://ztop.com.br/windows-phone-7-no-brasil-um-update-e-a-htc-vai-voltar-e-o-galaxy-tab-saiu/

4)http://mgiinformatica.wordpress.com/2011/09/14/mgi-representa-marca-acer-no-q-partner-forum-2011/

5)
http://www.huawei.com/br/about-huawei/newsroom/press-release/hw-146954.htm

6)http://www.revistafator.com.br/ver_noticia.php?not=168588

7)http://www.consecti.org.br/2011/08/18/anatel-quer-que-teles-invistam-em-pesquisa-e-fabricacao-local/

8)
http://www.tirio.org.br/TI-RIO-Noticias/Clipping/Governo/Anatel-quer-investimento-em-pesquisa-e-fabricacao-local-19215.html?from_info_index=361

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878