Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: XI ENCONTRO DE CORRETORES OURO TOKIO MARINE
Candidato: Agência Um Eventos
Cliente: Tokio Marine
Segmento: Eventos
Estado: CE
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Prancha Conceito do Evento

A Agência Um Eventos

Criar experiências únicas e transformadoras através de eventos.
Esta é a nossa visão de negócio aqui na Agência Um.

São mais de 16 anos de desafios e conquistas realizando uma média de 6 eventos por dia, campanhas de incentivo e viagens.

São 100 profissionais diretos entregando soluções completas para os eventos corporativos de nossos clientes: planejamento, hospedagem, transporte, criação de comunicação visual e sistema informatizado, consultoria, entretenimento e gestão financeira em eventos.

Esta é a nossa resposta a um mercado cada vez mais exigente e dinâmico, que busca soluções inovadoras e com excelente custo-benefício.

A Agência Um tem um compromisso com a formação e o desenvolvimento de seus profissionais. Por este motivo foi considerada umas das 50 melhores empresas para se estagiar (CIEE/ Ibope Solutions).

Diferenciais:
- Consultoria especializada em eventos e viagens de incentivo: projetos exclusivos, de acordo com as necessidades dos clientes;
- Segurança e tranquilidade: experiência e infraestrutura nacional e internacional para atender os clientes em qualquer momento e em qualquer lugar;
- Qualidade e magia: soluções inovadoras para surpreender e encantar os participantes do evento;
- Transparência financeira: orçamento detalhado para o acompanhamento e otimização de recursos;

Perfil de nossos eventos:
Convenções de vendas, seminários, feiras, jogos, eventos de gastronomia, rally de regularidade, praças de integração, clínicas de esporte, road show para lançamentos de produtos, inaugurações, coletivas de imprensa, seminários, ações de marketing cultural, eventos de integração e confraternização, viagens e premiações e campanhas de incentivo de vendas.

Nossos clientes:
Aymoré Financiamentos, Banco Santander, Banco Votorantim, Citibank, Convergys, Degremont, Deutsche Bank, DuPont Agrícola, Edward Life Sciences, E.M.S, Ericsson, Ernst & Young, Fiat, Hospital Albert Einstein, Isban, ITI, Johnson Controls, Kraft Foods, KPMG, Mosaic, Natura, Nextel, sanofi-aventis, Siemens, Stora Enso, Produban e Unilever.

Durante o XI Encontro de Corretores Ouro da Tokio Marine, fizemos toda a organização logística, incluindo passeios, festas, brindes e a exclusiva cerimônia de premiação.

Todos estes detalhes você confere a seguir.

Galeria de imagens
Escritório Agência Um Eventos
Escritório Agência Um Eventos
Escritório Agência Um Eventos
Escritório Agência Um Eventos
Equipe Agência Um Eventos
Equipe Agência Um Eventos
       

 

Todos os anos, a Tokio Marine premia seus corretores parceiros, por meio de um ranking baseado em metas. Os vencedores são todos aqueles que atingiram e superaram as metas estabelecidas para o ano em questão. São três grupos de premiados: os Corretores Prata, os Corretores Ouro e os Corretores Diamante, de acordo com o faturamento.

Para os Corretores Ouro, como forma de reconhecimento, é oferecida uma viagem para um destino nacional, com direito a acompanhante, e um grande diferencial: a possibilidade de visitar atrações e participar de atividades que não são encontradas em nenhum pacote turístico.

Esta é uma viagem que tem como objetivo a exclusividade e a entrega do sonho.

Este é um prêmio muito visado entre os corretores que trabalham com a Tokio Marine.

Desta forma, a Agência Um foi contratada para desenvolver uma viagem para Fortaleza, no Ceará.

A viagem teve as características abaixo:

Título: XI Encontro de Corretores Ouro
Tema: Um Encontro em Cordel

Objetivos:
- Fortalecer o relacionamento entre a Tokio Marine e os corretores;
- Valorizar todo o trabalho e os resultados dos corretores;
- Ressaltar a parceria de sucesso entre a Tokio Marine e quem é Ouro.

Perfil do Público Alvo:
- Donos de Corretoras com faturamento entre um e cinco milhões
- 50% homens e 50% mulheres

Número de ganhadores: 185
Local: Hotel Vila Galé Cumbuco - Fortaleza
Data: 25 a 28 de agosto de 2011

Descritivo da Viagem:

Toda a comunicação com o convidado seguiu o tema “Relacionamento”.
Um evento em que o foco era o relacionamento, e a aproximação com todos os corretores.

1) Comunicação Visual
Para transformar a viagem para Fortaleza em uma experiência única para os Corretores Ouro, tínhamos o desafio de desenvolver uma comunicação que fosse ao mesmo tempo lúdica e sofisticada, porém trazendo a essência do destino. Por meio de um tema que envolvesse todos e demonstrasse em detalhes a história e a cultura da cidade conhecida como a “Terra da Luz”.
E para isso mergulhamos em uma cultura bem popular e característica da região: a Cultura do Cordel. Nascida na época do Renascimento e instalada no Brasil por meio de relatos orais e depois folhetos, se caracteriza pelas rimas que contam histórias do cotidiano e fatos históricos.
Com essa ideia criamos o tema “Um Encontro em Cordel” que tinha como objetivo seduzir, encantar e envolver todos os participantes.


Exemplo de texto de Convite:
“Já está chegando a hora.
Vê se não vai esquecer.
Baião, forró toda hora.
Bobó, azeite de dendê.
Onde o humor faz história.
E o convidado é você.

Então confirme presença.
Porque o sol tá ardendo.
Na terra dos mil poemas.
De José de Alencar e Galeno.
Vem descobrir Fortaleza.
Não sabe o que tá perdendo.”

2) Pré-evento
Foi criado um hotsite da viagem, onde os participantes puderam se informar agenda, ver fotos dos locais, sanar dúvidas sobre vestimentas e clima e colher informações importantes sobre documentação, aéreo e transfers. O site era nominal e quando o participante acessava, conseguia ver apenas as informações da sua hospedagem e do seu aéreo.

Além disso, um blog foi desenvolvido para fazer a manutenção da viagem.
O conteúdo deste blog continha curiosidades e dicas sobre o local.

No pré-embarque foi enviado um kit viagem contendo: um convite, etiquetas de bagagem, castanhas típicas da região e um livro de Cordel.

3) Agenda

Confira a seguir, passo a passo das ações do evento:

1º Dia
Embarque e Chegada em Fortaleza:
O grupo foi divido em diversos voos regulares.

Na chegada ao Hotel, foi realizado o check in com a recepção com drinks típicos e um trio de forró cearense. Além disso, os convidados receberam:
- Brinde de boas vindas contendo
Para homens: protetor solar, chinelo havaianas, porta tênis e kit cosmético Natura
Para mulheres: protetor solar, chinelo havaianas, bolsa, porta biquíni e kit cosmético Natura
- Guia de boas vindas
- Carta do regional escrita a punho
- Pulseira de identificação

Assim que fizeram o check in, as malas seguiram diretamente para os quartos e os convidados puderam conhecer o hotel e almoçar experimentando a deliciosa culinária nordestina.

Após o almoço, a tarde foi livre para descanso.

Para marcar o estilo comediante e “brega” do cearense, a noite, houve a festa brega “Alegria em Cordel”. Todos receberam nos quartos um convite e um bottom de Girassol (igual ao do Cantor Falcão).

O coquetel foi seguido de palavra de Boas Vindas do Presidente, Akira Harashima e do Vice Presidente, Valmir. Após o coquetel, foi servido o jantar no mesmo local.

No momento do jantar, houve a atração “Comida dos Astros” que faz músicas famosas com nomes de pratos, legumes, verduras, frutas. Foi diversão para toda a família!

Na saída da festa, foi entregue um kit de mochila e toalha (para o passeio do dia seguinte) e um bilhete (com formato de Cordel) com informações sobre o dia seguinte.

2º Dia:
Após o café da manhã no Restaurante Principal do Hotel, foi organizado um passeio para a Praia de Lagoinha.

Neste passeio, os participantes puderam fazer um passeio triplo, contendo: passeio de buggy nas dunas com observação da paisagem e praia, passeio de barco pelo rio com parada em um ponto de apoio com águas e cervejas à disposição e passeio de caminhão pau de arara com guias comediantes e direito a cocada no caminho.

Ao voltarem do passeio, fechamos uma barraca de praia e organizamos uma tarde de petiscos, comida tradicional, bebidas a vontade e muito samba com um grupo típico de samba de roda.

Após o passeio os participantes retornaram ao Hotel.

Para marcar a segunda noite, usamos uma característica muito forte do Nordeste, a Festa Junina.
Chamamos esta noite de “Ritmo de Cordel”.
Todos receberam nos quartos um convite e alguns pedaços de retalho.
O traje sugerido para a festa foi o caipira e todos aderiram à moda.

Para animar a noite, montamos barracas de doces na porta e contratamos uma quadrilha de 30 integrantes, chamada de Quadrilha do Zé Testinha. Todos dançaram e se divertiram.

Na saída da festa, foi entregue um farnel de doces juninos e um bilhete (com formato de Cordel) com informações sobre o dia seguinte.

3º Dia:
Após o café da manhã no Restaurante Principal do Hotel, foi organizada uma reunião de negócios para falar sobre o Plano para 2013. Para os acompanhantes, tivemos atividades na piscina.

Assim que a reunião e as atividades para os acompanhantes terminaram, todos foram almoçar no Restaurante do Hotel.

Após o almoço, a tarde foi livre para descanso.

O dia foi mais tranquilo, pois a noite tivemos a grande cerimônia de premiação.
A cerimônia foi marcada pelo tema “Nordeste Encantado” (inspirado na novela Cordel Encantado, da Rede Globo).

A premiação começou com as palavras do Presidente, Vice Presidente e do Diretor de Marketing.
A mestre de cerimônias foi a jornalista e locutora Patrícia Paes.

Após as palavras tivemos um vídeo de abertura com agradecimento aos premiados.
Depois do vídeo, os convidados começaram a subir ao palco, divididos por Regional.
Para cada Regional, havia uma vinheta especifica.

A caminho do palco eles recebiam o troféu das mãos dos Diretores, eram parabenizados, posavam para a foto e retornavam aos seus lugares.

A duração desta mecânica foi de cerca de 1 hora e 30 minutos.

Após esta mecânica, os Diretores agradeceram as esposas presentes e chamaram todas ao palco para que elas recebessem um presente especial (uma joia de prata).

Após todas as mulheres descerem do palco, os Diretores deram os speeches finais e houve um vídeo emocional de agradecimento e o lançamento da Viagem Diamante com o destino de Los Cabos.

Ao final do vídeo, houve um show exclusivo brasileiro com o artista: Zé Ramalho e sua banda.
Após a atração, um DJ Brasileiro comandou a noite.

Importante: Os corretores que participaram da viagem pela primeira vez, ganharam um Relógio Tommy Hilfger.

No quarto, foi entregue uma mala, o cd autografado do artista e um bilhete (com formato de Cordel) com informações sobre o dia seguinte.

4º Dia:
No último dia tivemos o check out dos participantes de acordo com a malha aérea, e em sua saída do hotel foi entregue um pen drive com as fotos do evento.


4) Pós Evento
Após o evento foi enviado um bilhete de agradecimento pela presença e eles ganharam um CD com as fotos da viagem e um DVD com os melhores momentos e a Premiação na íntegra.

Galeria de imagens
Check in
Check in
Check in
Check in
Alegria em Cordel - Festa e Jantar
Alegria em Cordel - Festa e Jantar
Alegria em Cordel - Festa e Jantar
Alegria em Cordel - Festa e Jantar
Alegria em Cordel - Festa e Jantar
Alegria em Cordel - Festa e Jantar
Alegria em Cordel - Festa e Jantar
Alegria em Cordel - Festa e Jantar
Passeio Lagoinha
Passeio Lagoinha
Passeio Lagoinha
Passeio Lagoinha
Passeio Lagoinha
Passeio Lagoinha
Passeio Lagoinha
Ritmo de Cordel - Jantar e Festa
Ritmo de Cordel - Jantar e Festa
Ritmo de Cordel - Jantar e Festa
Ritmo de Cordel - Jantar e Festa
Ritmo de Cordel - Jantar e Festa
Ritmo de Cordel - Jantar e Festa
Ritmo de Cordel - Jantar e Festa
Ritmo de Cordel - Jantar e Festa
Ritmo de Cordel - Jantar e Festa
Ritmo de Cordel - Jantar e Festa (Brinde)
Reunião Diretores
Reunião Diretores
Reunião Diretores
Esportes no Hotel
Atividade para Mulheres
Premiação - Nordeste Encantado
Premiação - Nordeste Encantado
Premiação - Nordeste Encantado
Premiação - Nordeste Encantado
Premiação - Nordeste Encantado
Premiação - Nordeste Encantado
Premiação - Nordeste Encantado
Premiação - Nordeste Encantado
     

 

Grandes desafios foram impostos desde o início, pois havia a necessidade de transformar um destino turístico em uma viagem única, exclusiva e diferenciada aos convidados. Algo que ele não pudesse comprar.

Desafios x Soluções

1 - Como organizar um evento para a família dos convidados e dos Diretores?
O local escolhido foi um Hotel com perfil mais tranquilo, área para relaxamento e clube para as crianças. Além disso, as festas tinham sonorização ambiente e os artistas dos shows eram voltados para a família.

2 – Como fazer ações exclusivas para um grupo de 185 pessoas?
Fizemos uma visita técnica prévia e selecionamos locais que comportassem o grupo.
Isso fez com que tivéssemos diversas ações privadas, como:
- Refeições no Hotel em Sala de Eventos
- Ônibus exclusivos com speeches personalizados
- Locais dos passeios fechados para o Grupo
- Premiação em Espaço Exclusivo com contratação de catering sofisticado, DJ e Banda
- Equipe de foto de São Paulo
- Equipe de guias e produção de São Paulo
- Presentes Noturnos com bilhetes exclusivos ao final de cada Festa

3 - Como transformar a viagem para a Bahia em uma experiência única e com uma comunicação forte, envolvente e vendesse um sonho?
Foi pensando nisso que criamos uma identidade visual que, ao mesmo tempo, venderia o destino e daria a possibilidade de termos um leque bem aberto referente às peças de comunicação.
Nesta comunicação unimos quatro elementos diferenciais:
1 – Xilogravura: A fonte e todas as ilustrações utilizam esta técnica que está diretamente ligada à literatura de Cordel. Todos os desenhos foram criados, assim como as cores que foram escolhidas, para demonstrar cinco elementos de Fortaleza: a natureza, a cultura, as histórias e lendas, a culinária e a arquitetura.
2 – Elementos fotográficos de tecidos e objetos de artesanato.
3 – Imagens das atrações turísticas.
4 – Textos em formato de cordel: para que os participantes entendessem melhor o tema desenvolvemos todas as peças com textos que traziam rimas de acordo com as regras do gênero.
Por exemplo:

Texto Teaser
“Em breve você vai conhecer.
Onde nasceu Iracema.
Terra linda de se ver.
Onde cordel é o poema.

Então não vá se esquecer.
Marque na sua agenda.
Fortaleza é só querer.
Contamos com sua presença.”

4- Como montar uma premiação em um local onde o hotel não possuía sala que comportasse todo o grupo?
Montamos uma tenda na quadra de futebol que serviu de apoio para a realização de todas as festas.
Para que o ambiente mudasse todos os dias, a cenografia, a decoração e a iluminação eram trocadas diariamente.
O resultado da tenda ficou excelente e foi muito elogiado pelos executivos presentes.

A receita da parte de produção do evento ficou em R$ 1.200.000,00 para o total de 185 participantes, sendo o valor per capta de R$ 6.486,48 por participante.

Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

- Staff
Pré-evento: 04 profissionais Agência Um - Exclusivos – Atendimento e Produção
04 profissionais Agência Um - Criação

Durante: Aproximadamente 50 profissionais | diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas.

Pós-evento: 02 profissionais Agência Um

- Refeições
Foram servidas 1.943 refeições entre cafés da manhã, coquetéis, almoços e jantares.

- Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta: 185
Nº ônibus, micro ônibus: Aproximadamente cinco veículos

Este evento movimentou a rede hoteleira em Cumbuco, pois o Hotel Vila Galé foi parcialmente ocupado para os participantes e equipe de suporte numa época de baixa temporada.

Por ser uma cidade turística, economicamente movimentamos o comércio, pois o grupo teve a oportunidade de comprar artesanato e outros itens durante os passeios, contudo não sabemos mensurar o valor de retorno que a cidade teve com o nossa viagem.

Vale ressaltar os empregos criados, diretos e indiretos, uma vez que todas as empresas envolvidas tiveram que se preparar e reforçar a equipe para atender as necessidades da viagem, mas também não é possível mensurar.

Na pesquisa realizada pós-evento com os participantes, tivemos um resultado extremamente positivo com 96% avaliando total satisfação na viagem e 4% avaliando como satisfeito, mas não total, ou seja,um índice altíssimo de aprovação do grupo.

Sustentabilidade dentro da Agência Um
A Agência Um se preocupa com a qualidade de vida e bem estar de seus funcionários, realizando periodicamente treinamentos e acompanhando semanalmente o desenvolvimento de seus profissionais. No mês de Agosto de 2012 foi lançado a todos os funcionários o Comitê de Sustentabilidade Agência Um que passou a instituir novas práticas da sustentabilidade dentro da Agência, certificar ações que já aconteciam e a propagar as práticas para o dia a dia de cada colaborador.

Entre suas ações de sustentabilidade está à coleta seletiva de lixo, o reuso do verso de papel inutilizado, utilização de papel reciclado, substituição dos copos plásticos por canecas de porcelana, envio semanal de dicas com o: você sabia, recolha de pilhas, baterias e remédios para o descarte correto dos mesmos e além de campanhas anuais, como a do Agasalho.
Toda a sobra de material de eventos é doada para instituições correspondentes a utilização do produto, como por exemplo, camisetas para asilos, material escolar para orfanatos ou lonas para confecção de artesanato.

A responsabilidade social está incorporada as filosofias da Agência, que a cada evento busca conscientizar seus clientes e parceiros. Sempre é sugerida a realização da coleta seletiva, a doação de materiais, a utilização de gerador com biodiesel, a utilização de iluminação em LED e a compensação de CO² com a plantação de árvores. Em alguns casos é incentivado o trabalho com portadores de deficiência física no time de campo dos eventos.

No evento
- Todos os arranjos florais foram doados
- Todas as lixeiras eram de coleta seletiva
- Todo o papel utilizado era certificado ou reciclado
- O gerador contratado continha biocombustível
- Os materiais que foram descartados, foram doados para institutos de reciclagem (papéis, canetas, bottons, etc)
- Além destas ações, todos os impostos, taxas e seguros foram pagos corretamente e não houve qualquer tipo de inadimplência com relação aos fornecedores envolvidos no evento.

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878