Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: XI ENCONTRO DE CORRETORES DIAMANTE TOKIO MARINE
Candidato: Agência Um Eventos
Cliente: Tokio Marine
Segmento: Eventos
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Prancha Conceito do Evento

A Agência Um Eventos

Criar experiências únicas e transformadoras através de eventos.
Esta é a nossa visão de negócio aqui na Agência Um.

São mais de 16 anos de desafios e conquistas realizando uma média de 6 eventos por dia, campanhas de incentivo e viagens.

São 100 profissionais diretos entregando soluções completas para os eventos corporativos de nossos clientes: planejamento, hospedagem, transporte, criação de comunicação visual e sistema informatizado, consultoria, entretenimento e gestão financeira em eventos.

Esta é a nossa resposta a um mercado cada vez mais exigente e dinâmico, que busca soluções inovadoras e com excelente custo-benefício.

A Agência Um tem um compromisso com a formação e o desenvolvimento de seus profissionais. Por este motivo foi considerada umas das 50 melhores empresas para se estagiar (CIEE/ Ibope Solutions).

Diferenciais:
- Consultoria especializada em eventos e viagens de incentivo: projetos exclusivos, de acordo com as necessidades dos clientes;
- Segurança e tranquilidade: experiência e infraestrutura nacional e internacional para atender os clientes em qualquer momento e em qualquer lugar;
- Qualidade e magia: soluções inovadoras para surpreender e encantar os participantes do evento;
- Transparência financeira: orçamento detalhado para o acompanhamento e otimização de recursos;

Perfil de nossos eventos:
Convenções de vendas, seminários, feiras, jogos, eventos de gastronomia, rally de regularidade, praças de integração, clínicas de esporte, road show para lançamentos de produtos, inaugurações, coletivas de imprensa, seminários, ações de marketing cultural, eventos de integração e confraternização, viagens e premiações e campanhas de incentivo de vendas.

Nossos clientes:
Aymoré Financiamentos, Banco Santander, Banco Votorantim, Citibank, Convergys, Degremont, Deutsche Bank, DuPont Agrícola, Edward Life Sciences, E.M.S, Ericsson, Ernst & Young, Fiat, Hospital Albert Einstein, Isban, ITI, Johnson Controls, Kraft Foods, KPMG, Mosaic, Natura, Nextel, sanofi-aventis, Siemens, Stora Enso, Produban e Unilever.

Durante O XI Encontro de Corretores Diamante da Tokio Marine, fizemos toda a organização logística, incluindo passeios, festas, brindes e a exclusiva cerimônia de premiação.

Todos estes detalhes você confere a seguir.

Galeria de imagens
Escritório Agência Um Eventos
Escritório Agência Um Eventos
Escritório Agência Um Eventos
Escritório Agência Um Eventos
Equipe Agência Um Eventos
Equipe Agência Um Eventos
       

 

Todos os anos, a Tokio Marine premia seus corretores parceiros, por meio de um ranking baseado em metas. Os vencedores são todos aqueles que atingiram e superaram as metas estabelecidas para o ano em questão. São três grupos de premiados: os Corretores Prata, os Corretores Ouro e os Corretores Diamante, de acordo com o faturamento.

Para os Corretores Diamante, como forma de reconhecimento, é oferecida uma viagem para um destino internacional, com direito a acompanhante, e um grande diferencial: a possibilidade de visitar atrações e participar de atividades que não são encontradas em nenhum pacote turístico.

Esta é uma viagem que tem como objetivo a exclusividade e a entrega do sonho.

Este é um prêmio muito visado entre os corretores que trabalham com a Tokio Marine.

Desta forma, a Agência Um foi contratada para desenvolver uma viagem para Los Cabos, no México.

A viagem teve as características abaixo:

Título: XI Encontro de Corretores Diamante
Tema: Arriba Amigos

Objetivos:
- Fortalecer o relacionamento entre a Tokio Marine e os Corretores
- Valorizar todo o trabalho e os resultados dos corretores
- Ressaltar a parceria de sucesso entre a Tokio Marine e quem é Diamante

Perfil do Público Alvo:
- Donos de Corretoras com faturamento maior do que R$ 7 milhões
- 50% homens e 50% mulheres

Número de ganhadores: 150
Local: Hotel Gran Fiesta Americana
Data: 06 a 12 de março de 2012

Descritivo da Viagem:

Toda a comunicação com o convidado seguiu o tema “Relacionamento”.
Um evento em que o foco era o relacionamento, a aproximação e convidarmos todos os corretores para ficarem ao lado da Tokio Marine.

1) Comunicação Visual
Para a arte buscamos uma identidade que passasse a ideia de exclusividade e sofisticação.
Ao mesmo tempo em que demonstramos o destino e seus diferenciais como uma ferramenta de envolvimento e sedução nas peças.

2) Pré-evento
Foi criado um hotsite da viagem, onde os participantes puderam se informar agenda, ver fotos dos locais, sanar dúvidas sobre vestimentas e clima e colher informações importantes sobre documentação, aéreo e transfers. O site era nominal e quando o participante acessava, conseguia ver apenas as informações da sua hospedagem e do seu aéreo.

Além disso, um blog foi desenvolvido para fazer a manutenção da viagem.
O conteúdo deste blog continha curiosidades e dicas sobre o local.
Dentro da ferramenta, desenvolvemos um botão “Curtir” para quem gostasse do Post em questão.

No pré-embarque foi enviado um kit viagem contendo: um convite, etiquetas de bagagem e um binóculo. O binóculo foi usado como elemento lúdico para falar sobre a aproximação da parceria e como ferramenta para a visualização de baleias (passeio que você confere na agenda a seguir).

3) Agenda

Confira a seguir, passo a passo das ações do evento:

1º Dia
Embarque
O grupo foi divido em diversos voos regulares.
No momento do embarque no Brasil, receberam um kit com facilidades contendo:
Revista Época, Palavras Cruzadas, Almofada de Pescoço, Caneta e Balas.

Chegada em Los Cabos:
Na chegada ao aeroporto de Los Cabos os participantes foram recebidos pela nossa equipe de receptivo devidamente identificada que os acompanharam até os ônibus. As malas eram recolhidas no aeroporto e forma transportadas para o hotel em caminhão exclusivo para as bagagens.

1º Dia:
Após a chegada, foi realizado o check in com a recepção com drinks típicos, uma dançarina mexicana e músicos mariachis. Além disso, os convidados receberam: chapéu mexicano, guia de boas vindas, carta do presidente escrita a punho e pulseira de identificação.

Assim que fizeram o check in, as malas seguiram diretamente para os quartos e os convidados puderam conhecer o hotel (que era o 2º mais sofisticado da Ilha – categoria Premium) e almoçar experimentando a deliciosa culinária mexicana.

Ao entrar nos quartos, haviam presentes exclusivos e de marcas famosas.
Os homens receberam: roupão nominal, boné Nike e chinelo havaianas. Todos identificados com um pin com o logo da Tokio Marine.
As mulheres receberam: uma bolsa de praia, um chapéu de praia, um lenço e chinelo havaianas.

Além disso, para deixar o evento mais personalizado e exclusivo, foram impressas caixas de ammenities com o nome de cada Corretora.

Após o almoço, a tarde foi livre para descanso.

A noite, houve o Coquetel de Boas Vindas do Presidente em um Terraço chamado, Terraço das Baleias. Por ser em frente ao Oceano, era possível visualizar as Baleias Cinzas nadando. Uma experiência incrível para os convidados.
Este coquetel foi seguido de palavra de Boas Vindas do Presidente, Akira Harashima e do Vice Presidente, Valmir.
Após o coquetel, foi servido o jantar no mesmo local.


No quarto, foi entregue um kit de cosméticos Loccitane e um bilhete (dentro de uma garrafinha de vidro – estilo pirata) com informações sobre o dia seguinte.

2º Dia:
Neste dia, começou a funcionar uma Sala de Facilidades, montada na Suíte Presidencial do Hotel (que tinha aproximadamente 500m²) que continha: computadores ligados à internet, lanches, bebidas, piscina exclusiva, televisão, cadeiras para descanso e ofurô. Esta sala foi usada até o dia do check out.

Após o café da manhã no Restaurante Principal do Hotel, foi organizado um passeio para observação de Baleias.

Todos saíram em ônibus exclusivos da viagem e tiveram um speech personalizado em português.
Na chegada a Marina embarcaram em um barco exclusivo para o grupo, onde puderam: passar pelos principais pontos turísticos de Los Cabos, comer e beber a vontade, praticar atividades de lazer (um grupo de recreadores do Brasil acompanhou todas as atividades) e observar as baleias bem próximas ao barco. Esta era a época de reprodução das baleias cinzas e os convidados puderam avistar baleias mães e filhotes.

Durante o passeio todos receberam uma máquina de fotos descartável.
As máquinas foram devolvidas e as fotos relevadas para o álbum entregue no ultimo dia.

O passeio durou a tarde toda.
Após o passeio os participantes retornaram ao Hotel.

A partir desta noite, as festas foram tematizadas com aspectos culturais do México.
Para marcar a primeira noite, a personagem escolhida foi Frida Khalo.
A Noite chamou-se “Arriba Frida” e para ambientação foram usados sousplats com quadros com pinturas da artista e foi montada uma estrutura de spyder que passava as obras, enquanto os convidados jantavam.
De atração, tivemos um show de um grupo com 25 Mariachis.
Após a atração, um DJ Brasileiro comandou a noite.

No quarto, foi entregue um pôster da Frida e um bilhete (dentro de uma garrafinha de vidro – estilo pirata) com informações sobre o dia seguinte.

3º Dia:
O dia começou com café da manhã no restaurante principal do Hotel.
A manhã foi marcada pelas atividades organizadas na piscina exclusiva do grupo (houve reserva prévia antes do evento). Para mulheres foi organizada uma hidroginástica e para homens foi organizado polo aquático.

Após as atividades, os convidados almoçaram no Restaurante do Hotel.

No período da tarde, organizamos vans de compras para o centro comercial.
Para os que ficaram no Hotel, as atividades de lazer continuaram, pois o pacote do grupo era no sistema “All Inclusive”.

O dia foi mais tranquilo, pois à noite tivemos a grande cerimônia de premiação.
A cerimônia foi marcada pelo tema Maia e a decoração do salão foi composta de toalhas com tecido sofisticado e castiçais de prata com cristal.

A premiação começou com as palavras do Presidente, Vice Presidente e do Diretor de Marketing. O mestre de cerimônias foi um colaborador da Tokio Marine.

Após as palavras tivemos um vídeo de abertura com imagens maias e agradecimento aos premiados.
Depois do vídeo, os convidados começaram a subir ao palco, divididos por Regional.
Para cada Regional, havia uma vinheta especifica.

A caminho do palco eles recebiam o troféu das mãos dos Diretores, eram parabenizados, posavam para a foto e retornavam aos seus lugares.

A duração desta mecânica foi de cerca de 1 hora e 30 minutos.

Após esta mecânica, os Diretores agradeceram as esposas presentes e chamaram todas ao palco para que elas recebessem um presente especial (uma joia Svarovisk).

Após todas as mulheres descerem do palco, os Diretores deram os speeches finais e houve um vídeo emocional de agradecimento.

Ao final do vídeo, houve um show exclusivo brasileiro com a artista: Ana Carolina e sua banda.
Após a atração, um DJ Brasileiro comandou a noite.

Importante: Os corretores que participaram da viagem pela primeira vez, ganharam uma caneta Mont Blanc.

No quarto, foi entregue um calendário Maia e um bilhete (dentro de uma garrafinha de vidro – estilo pirata) com informações sobre o dia seguinte.

4º Dia:

Após o café da manhã no Restaurante Principal do Hotel, foi organizada uma reunião de negócios para falar sobre o Plano para 2013. Para os acompanhantes, tivemos vans para o centro comercial e atividades na piscina.

Assim que a reunião e as atividades para os acompanhantes terminaram, todos foram almoçar no Restaurante do Hotel.

Após o almoço, a tarde foi livre para descanso.

Para encerrar o evento com “chave de ouro”, levamos todos para um jantar fora do hotel.
O local escolhido foi o Deserto de Los Cabos.
Tudo teve que ser montado: piso, mesas, cadeiras, cozinha, banheiros, luz, som, pontos elétricos, aquecedores, entre outros.

A noite foi mágica, pois ninguém imaginava jantar no meio de um deserto.
O tema da Noite foi “Arriba Amigos” e o cenário foi caracterizado como um cenário de novela mexicana. Todos foram vestidos como atores e atrizes mexicanas, nas mesas haviam sousplats com uma televisão com fotos de novelas e de atração tivemos um show de pirofagia com fogo.
Após a atração, um DJ Brasileiro comandou a noite.

No quarto, foi entregue um Kit de Salsas Mexicanas (pimentas) e um bilhete (dentro de uma garrafinha de vidro – estilo pirata) com informações sobre o dia seguinte.

5º Dia:
No último dia tivemos o check out dos participantes de acordo com a malha aérea, e em sua saída do hotel foi entregue um álbum de fotos personalizado com a máquina que foi entregue para o casal no passeio das Baleias. Além deste presente, todos receberam um pen drive com as fotos do evento.

4) Pós Evento
Após o evento foi enviado um bilhete de agradecimento pela presença e eles ganharam um CD com as fotos da viagem e um DVD com os melhores momentos e a Premiação na íntegra.

Confira os melhores momentos do evento no link abaixo:
http://www.youtube.com/watch?v=skuIK2QLjAg

Galeria de imagens
Check In
Comunicação Visual Check In
Check In - Dança e Música
Convidados no Check In
Comunicação Visual - Totem de Sinalização
Almoço de Boas Vindas
Coquetel de Boas Vindas
Coquetel de Boas Vindas
Diretores Recendo os Participantes no Coquetel
Passeio de Barco - Observação das Baleias
Passeio de Barco - Observação das Baleias
Passeio de Barco - Observação das Baleias
Passeio de Barco - Observação das Baleias
Passeio de Barco - Observação das Baleias
Passeio de Barco - Observação das Baleias
Passeio de Barco - Observação das Baleias
Atividades de Lazer - Piscina
Arriba Frid - Jantar
Arriba Frid - Jantar
Arriba Frid - Jantar
Arriba Frid - Jantar
Arriba Frid - Jantar
Arriba Frid - Jantar
Atividades de Lazer - Futebol
Passeio de Compras - Shopping
Área da Piscina Reservada
Arriba Maias - Premiação
Arriba Maias - Premiação
Arriba Maias - Premiação
Arriba Maias - Premiação
Arriba Maias - Premiação
Arriba Maias - Premiação
Arriba Maias - Premiação
Arriba Maias - Premiação
Arriba Maias - Premiação
Arriba Maias - Premiação
Arriba Maias - Premiação
Arriba Maias - Premiação
Arriba Amigos - Deserto
Arriba Amigos - Deserto
Arriba Amigos - Deserto
Arriba Amigos - Deserto
Arriba Amigos - Deserto
Equipe Tokio Marine e Equipe Agência Um - Staffs
 

 

Grandes desafios foram impostos desde o início, pois havia a necessidade de transformar um destino turístico em uma viagem única, exclusiva e diferenciada aos convidados. Algo que ele não pudesse comprar.

Desafios x Soluções

1 – Como informar um grupo de 150 pessoas onde 40% nunca haviam viajado para um destino internacional?
Um hotsite foi lançado com a função de interagir com o público de forma rápida e eficiente. As atualizações eram imediatas e acompanhadas por todos os convidados. O cadastro de todos os participantes foi realizado através da ferramenta, bem como todas as informações de logística, hospedagem, transportes terrestres e aéreos. Todas as informações eram exclusivas do participante. Além disso, fizemos teasers de manutenção com informações úteis.

2 – Como fazer ações exclusivas para um grupo de 150 pessoas?
Fizemos uma visita técnica prévia e selecionamos locais que comportassem o grupo.
Isso fez com que tivéssemos diversas ações privadas, como:
- Refeições no Hotel em Sala de Eventos
- Ônibus exclusivos com guias falando português e com speeches personalizados
- Passeio em Barco Exclusivo para o Grupo
- Premiação em Espaço Exclusivo com contratação de cardápio sofisticado e com DJ Brasileiro
- Equipe de foto e filmagem do Brasil
- Equipe de guias e produção do Brasil
- Presentes Noturnos com bilhetes exclusivos dentro dos quartos

3 - Como transformar a viagem para o México em uma experiência única e com uma comunicação forte, envolvente e vendesse um sonho?
Para transformar a viagem para Los Cabos em uma experiência única para os Corretores Diamante, o público mais VIP de parceiros da Tokio Marine, tínhamos o desafio de desenvolver uma comunicação que fosse ao mesmo tempo lúdica e sofisticada, demonstrando a viagem dos sonhos em um formato de exclusividade.
Foi pensando nisso que criamos uma identidade visual que, ao mesmo tempo, venderia o destino e daria a possibilidade de termos um leque bem aberto referente às peças de comunicação. Para amarrar o evento dividimos a comunicação e o tema dos dias por ícones mexicanos, como, por exemplo: a natureza de Los Cabos, Frida Kahlo, os Maias, Mariachis e Novelas. E foi em cima deste ícones que desenvolvemos as mais diferentes peças.

Além dos desafios citados acima, levar um grande show do Brasil foi uma logística complicada, mas que as produções da cantora e da Agência Um resolveram de forma prática e ágil. Foram mais de 20 passagens aéreas, solicitações especiais que incluíam quarto higienizado e liberação de 500kg de excesso de bagagem.

A receita da parte de produção do evento ficou em R$ 2.350.000,00 para o total de 150 participantes, sendo o valor per capta de R$ 15.666,66 por participante.

Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

- Staff
Pré-evento: 05 profissionais Agência Um - Exclusivos – Atendimento e Produção
04 profissionais Agência Um - Criação

Durante: Aproximadamente 50 profissionais | diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas.

Pós-evento: 02 profissionais Agência Um

- Refeições
Foram servidas 1.500 refeições entre cafés da manhã, coquetéis, almoços e jantares.

- Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta: 150
Nº ônibus, micro ônibus: Aproximadamente 5 veículos

Este evento movimentou a rede hoteleira em Los Cabos, pois o Hotel Fiesta Americana foi parcialmente ocupado para os participantes e equipe de suporte numa época de baixa temporada.

Por ser uma cidade turística, economicamente movimentamos o comércio, pois uns dos passeios oferecidos para o grupo foi à ida ao Shopping, além dos locais aos redores que havia para compras, contudo não sabemos mensurar o valor de retorno que a cidade teve com o nossa viagem.

Vale ressaltar os empregos criados, diretos e indiretos, uma vez que todas as empresas envolvidas tiveram que se preparar e reforçar a equipe para atender as necessidades da viagem, mas também não é possível mensurar.

Na pesquisa realizada pós-evento com os participantes, tivemos um resultado extremamente positivo com 94% avaliando total satisfação na viagem e 6% avaliando como satisfeito, mas não total, ou seja,um índice altíssimo de aprovação do grupo.

Sustentabilidade dentro da Agência Um
A Agência Um se preocupa com a qualidade de vida e bem estar de seus funcionários, realizando periodicamente treinamentos e acompanhando semanalmente o desenvolvimento de seus profissionais. No mês de Agosto de 2012 foi lançado a todos os funcionários o Comitê de Sustentabilidade Agência Um que passou a instituir novas práticas da sustentabilidade dentro da Agência, certificar ações que já aconteciam e a propagar as práticas para o dia a dia de cada colaborador.

Entre suas ações de sustentabilidade está à coleta seletiva de lixo, o reuso do verso de papel inutilizado, utilização de papel reciclado, substituição dos copos plásticos por canecas de porcelana, envio semanal de dicas com o: você sabia, recolha de pilhas, baterias e remédios para o descarte correto dos mesmos e além de campanhas anuais, como a do Agasalho.
Toda a sobra de material de eventos é doada para instituições correspondentes a utilização do produto, como por exemplo, camisetas para asilos, material escolar para orfanatos ou lonas para confecção de artesanato.

A responsabilidade social está incorporada as filosofias da Agência, que a cada evento busca conscientizar seus clientes e parceiros. Sempre é sugerida a realização da coleta seletiva, a doação de materiais, a utilização de gerador com biodiesel, a utilização de iluminação em LED e a compensação de CO² com a plantação de árvores. Em alguns casos é incentivado o trabalho com portadores de deficiência física no time de campo dos eventos.

No evento
- Todos os arranjos florais foram doados
- Todas as lixeiras eram de coleta seletiva
- Todo o papel utilizado era certificado ou reciclado
- O gerador contratado continha biocombustível
- Os materiais que foram descartados, foram doados para institutos de reciclagem (papéis, canetas, bottons, etc)
- Além destas ações, todos os impostos, taxas e seguros foram pagos corretamente e não houve qualquer tipo de inadimplência com relação aos fornecedores envolvidos no evento.

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878