Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: REUNIÃO DE MARKETING E VENDAS 2012
Candidato: Agência Um Eventos
Cliente: DuPont do Brasil S.A
Segmento: Eventos
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Reunião de Marketing e Vendas 2012

A Agência Um Eventos

Criar experiências únicas e transformadoras através de eventos.
Esta é a nossa visão de negócio aqui na Agência Um.

São mais de 16 anos de desafios e conquistas realizando uma média de 6 eventos por dia, campanhas de incentivo e viagens.

São 100 profissionais diretos entregando soluções completas para os eventos corporativos de nossos clientes: planejamento, hospedagem, transporte, criação de comunicação visual e sistema informatizado, consultoria, entretenimento e gestão financeira em eventos.

Esta é a nossa resposta a um mercado cada vez mais exigente e dinâmico, que busca soluções inovadoras e com excelente custo-benefício.

A Agência Um tem um compromisso com a formação e o desenvolvimento de seus profissionais. Por este motivo foi considerada umas das 50 melhores empresas para se estagiar (CIEE/ Ibope Solutions).
Diferenciais:
- Consultoria especializada em eventos e viagens de incentivo: projetos exclusivos, de acordo com as necessidades dos clientes;
- Segurança e tranquilidade: experiência e infraestrutura nacional e internacional para atender os clientes em qualquer momento e em qualquer lugar;
- Qualidade e magia: soluções inovadoras para surpreender e encantar os participantes do evento;
- Transparência financeira: orçamento detalhado para o acompanhamento e otimização de recursos;
- Relacionamento sustentável: somar experiências para alavancar negócios e construir longas e positivas parcerias.

Perfil de nossos eventos:
Convenções de vendas, seminários, feiras, jogos, eventos de gastronomia, rally de regularidade, praças de integração, clínicas de esporte, road show para lançamentos de produtos, inaugurações, coletivas de imprensa, seminários, ações de marketing cultural, eventos de integração e confraternização, viagens e premiações e campanhas de incentivo de vendas.

Nossos clientes:
Atento, Aymoré Financiamentos, Banco Santander, Banco Votorantim, Bright Star, BSPC, Citibank, Convergys, Degremont, Deutsche Bank, DuPont Agrícola, Edward Life Sciences, E.M.S, Ericsson Telecomunicações, Ernst & Young, Grupo Fiat, Hospital Albert Einstein, Isban, ITI, Johnson Controls, Kraft Foods, KPMG, Mosaic, Natura, Nextel, sanofi-aventis, Siemens, Stora Enso, Produban e Unilever.

Galeria de imagens
       

 

Título: Reunião de Marketing e Vendas 2012 | Escolhas que transformam

Tema:
A Reunião de Marketing e Vendas de 2012 na versão desse ano foi uma forma de viabilizar o evento em substituição a Convenção de Vendas que aconteceria no ano de 2012, isso se deu devido à crise mundial; mesmo que a realidade da DuPont no Brasil estivesse positiva, não era o momento de ter gastos excessivos; com isso o número de participantes convidados diminuiu, mas todo o conteúdo e atividades não foi menor e nem menos importante que as versões anteriores da Convenção.

O propósito da convenção regional permaneceu em treinar e aproximar os funcionários para os objetivos da empresa, enfatizar que depois de um ano que foi trabalhado o “vender mais e mais” só foi possível porque escolhas certas foram feitas.

Apesar de ter presente apenas os funcionários voltados para vendas, de todas as regiões do Brasil, A Reunião de Marketing e Vendas permaneceu sendo uma ação de toda a DuPont. Foi fundamental continuar trabalhando no tema, que cada escolha por mais simples que fosse, influencia o todo, como: escolher uma boa escola para os filhos, fazer um investimento financeiro, acaba por influenciar o todo.

A ideia central que permeou todas as atividades foi: As escolhas que fazemos durante a vida nos definem como pessoas; com uma empresa, não é diferente. São as escolhas dos nossos colaboradores e parceiros que constroem nossa marca; e ter o poder de escolher é ter o poder de mudar, porque quando fazemos as escolhas certas, transformamos a realidade das pessoas e do nosso negócio. Fazer as escolhas certas é multiplicar resultados.

O conceito ESCOLHAS QUE TRANSFORMAM reforça a ideia de que escolhas transformadoras são o combustível para elevar a qualidade dos negócios da DuPont a níveis de excelência. Assim, foi possível motivar os profissionais a endereçar esforços aos produtos e aos clientes que valorizam os diferenciais da empresa.

Objetivos (além dos mencionados acima, vinculados ao tema):
- Lançar uma campanha que mobilize e motive os profissionais da DuPont.
- Mostrar que eles são capazes de fazer escolhas que valorizem nossa marca.
- Manter a atitude transformadora que começou no ano passado.
- Provar que o grande valor do nosso negócio não está no preço.
- Alavancar as vendas, mas atrelado à valorização dos produtos;
- Simbolizar através da comunicação que é necessário pensar nas escolhas que são feitas;
- Focar no cliente e na presença de campo que cada funcionário deve praticar;
- Demonstrar que o dia a dia é construído com escolhas individuais, mas que impactam o coletivo;

Perfil do Público Alvo:
- Funcionários da área agrícola alocados nos escritórios de Alphaville e Paulínia; e no campo (distribuídos em aproximadamente 18 cidades brasileiras) | 89% homens e 11% mulheres

Número de participantes convidados: 190 funcionários
Número de participantes presentes: 186 funcionários
Local: Casa Grande Hotel | Guarujá - SP
Data: 27 a 29 de fevereiro de 2011
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional

Agenda e Conteúdo:
Ações pré-evento
- Envio de comunicado interno da vice Presidência do setor agrícola para reserva da data;
- Envio de teaser eletrônico para despertar a curiosidade do tema, mas já mencionando a data e local do evento. O elemento chave da comunicação estava já presente (parênteses, para que o participante fizesse a escolha de acordo com a pergunta feita): Do que você não abre mão ao escolher um médico para a sua família? ( ) Experiência | ( ) Eficiência | ( ) Atendimento | ( ) Custo. E assinando o nome do evento tinha a frase: Fazer escolhas certas faz toda a diferença.
As palavras chaves apresentadas foram elencadas como as principais e foram trabalhadas no decorrer do evento.
- Envio de convite eletrônico para acesso ao hotsite e revelação tema: Escolhas que transformam – Reunião de Marketing e Vendas 2012. Além de trazer na peça de comunicação outras palavras importantes como: Crescimento, Preço, Venda de Valor e Produtos Diferenciados. Cada palavra estava vinculada a uma imagem das culturas core trabalhadas pela DuPont.
- Hotsite exclusivo | Informações gerais (hotel, aéreo, agenda, etc), curiosidades locais, confirmação de presença e pedido de aéreo | transfer
- Reminder eletrônico | Contagem regressiva, informações finais e divulgação dos e-tickets. Novamente a peça foi trabalhada com uma pergunta, com 04 opções de escolha.

Evento - 1º dia | 26.02
Deslocamento terrestre e aéreo de todos os participantes para o Guarujá, um dos grandes desafios de toda a logística do evento, pois eram mais de 18 regiões de partida e todos precisam chegar após o horário do check in, ter tempo livre para lazer e estar presente no jantar de boas vindas.

Chegada no aeroporto – Equipe uniformizada para recepcionar os participantes a medida que chegavam, direcionamento para os ônibus e vans.

Chegada no hotel – recepção e check in exclusivo ao grupo.

Material recebido no check in – além das informações e instruções:
- Carta de boas vindas: para esclarecimento de regras e instruções
- Crachá com agenda em lâminas por dia- enfatizando o símbolo do evento | parênteses
- Camiseta para atividade em plenária

Tempo livre – para deixar as malas nos quartos, conhecer e aproveitar a infraestrutura do hotel. O bar da piscina e da praia estava disponível ao grupo com um cardápio pré-definido (bebidas e comidas) para atendê-los durante 03h, para o momento do lazer.

Jantar – local reservado para o grupo. Pronunciamento de boas vindas e o reforço da mensagem do tema.

Resumo do dia: Escolhas que transformam, o poder de mudar está em suas mãos.

Evento - 2º dia | 27.02
Neste dia o objetivo é apresentar o que o marketing pode ajudar nas escolhas a serem feitas e o que cada um pode escolher para o negócio.

Peças de comunicação:
No caminho da recepção a sala do evento: placas de sinalização pelo jardim e totens
No hall da sala: speed banners com as culturas core da DuPont Agrícola, bem como com as 04 palavras chaves, que já tinham sido apresentadas no hotsite: Venda de valor, produtos diferenciados, crescimento e preço.
Dentro da sala: os mesmos speed banners com as informações do foyer. O objetivo de ter as mesmas informações era para reforçar a mensagem.
Blocos e canetas
Camiseta: todos os participantes estavam usando a camiseta entregue no check in

O evento foi “comandado” pelo vice-presidente agrícola Mário Tenerelli, que junto com o seu time de marketing e vendas, desenhou as dinâmicas do dia.

A agenda do dia seguiu o cronograma abaixo:
08h00 às 09h00 – Resultados DuPont 2011
Abertura da sala com música alta, todos os diretores, de cada uma das áreas nas portas para recepcionar todos os participantes. Logo do evento nas 02 telas cenográficas. Depois de todos sentados, foi liberado o vídeo de abertura com a música Fleet Wood.

O ano de 2011 foi um ano que os resultados foram representativos, e só foi possível porque as pessoas fizeram as escolhas certas e acreditaram nas metas e condutas estipuladas no ano anterior.

09h00 às 10h00 – Resultados do Mercado 2011
Explicação sobre o mercado agrícola, tendências, lançamentos e como o marketing pode contribuir para o alcance dos objetivos

10h00 às 10h30 – Coffee Break
Servido na varanda da sala Imperial, vista para o mar. Momento de descontração.

10h30 às 11h15 – Plano Estratégico 2012
Depois de toda a explanação do plano para 2012, foi pedida a atenção às camisetas que cada um estava usando. Foi explicado o porquê de cada uma das palavras lá impressas (crescimento, preço, venda de valor e produtos diferenciados), momento que cada um teve que refletir na escolha que fariam e como isso impactaria na transformação dos seus próprios negócios, nos negócios da DuPont e no resultado de todos.
11h15 às 12h15 – Objetivos estratégicos de Marketing 2012
Objetivos macros que o marketing iria trabalhar para fortalecer a transformação de todos

12h15 às 12h45 – Objetivos estratégicos de Vendas 2012
Objetivos macros que o departamento de vendas iria trabalhar para fortalecer a transformação e a venda de produtos diferenciados

12h45 às 14h30 – Almoço | espaço reservado ao grupo

14h30 às 15h00 – Acesso ao mercado
Mais uma explicação de como a área poderia ajudar a todos a transformarem seus próprios resultados.

15h00 às 16h00 – Um passo além da superação | José Luiz Tejon
Como palestrante extra, foi convidado o Sr. Tejon para trazer uma outra visão do tema: escolhas que transformam. Uma lição de vida atrelada ao comprometimento, profissionalismo e conquistas.

16h10 às 18h00 – tarde livre no bar da praia
As reuniões além de trabalharem os conteúdos propostos nos objetivos, é necessário criar um ambiente agradável para a troca de experiências e relacionamento entre as pessoas, por isso, foi disponibilizado tempo livre para essa integração entre os participantes. Cardápio de alimentos e bebidas pré-estabelecidos.

Durante a tarde livre dos participantes a sala foi toda remodelada

19h00 – Jantar SLC | Premiação aos vencedores desse programa
Os funcionários de vendas que alcançam as metas estabelecidas são premiados SLC, com uma viagem internacional, além de bônus e reconhecimento.

O jantar dessa noite foi todo estilizado em Pub irlandês, mas trazendo para a realizada brasileira com jogos para entretenimento de todos os convidados como: mesa de sinuca, mesa de pebolim, dardo, vídeo game wi, além de painéis envelopando a sala, mesas de madeira e decoração rústica. O DJ animou a noite.

Resumo do dia: As escolhas quando bem pensadas são ainda mais transformadoras.

Evento - 3º dia | 28.02
Neste dia o objetivo é demonstrar as estratégias de cada uma das regiões para que o setor Agrícola alcançasse as metas e objetivos de 2012 e para que as escolhas a serem feitas fossem mais diretivas. Para isso, o grupo foi na parte da manhã em 03 grandes grupos e na parte da tarde, todo o grupo se subdividiu nas subregiões.

Peças de comunicação: speed banners com as culturas core da DuPont Agrícola, bem como com as 04 palavras chaves, que já tinham sido apresentadas no hotsite: Venda de valor, produtos diferenciados, crescimento e preço. A divisão dos materiais foi feita de acordo com a cultura e negócio de cada região.

08h00 às 12h00 | Posicionamento de Marketing aos Distritos
Sala Duque de Caxias | Térreo - Salão Imperial
Grupos: Brasil Central, Goba, Mapitopa + MT Norte e MT Sul
Sala José Bonifácio | térreo - Salão Imperial
Grupos: PR Leste e Sul + SP /MG e RS/SC
Sala Princesa Isabel | 1° andar – Salão Imperial
Grupo: Equipe Cana

12h00 às 14h00 – Almoço | espaço reservado ao grupo

14h00 às 18h30 | Retorno Reunião
Sala José Bonifácio | Térreo – Salão Imperial
Grupo: PR Leste e Sul
Sala Princesa Leopoldina | Térreo - Salão Imperial
Grupo: SP/MG e RS/SC
Sala Duque de Caxias | Térreo - Salão Imperial
Grupo: Brasil Central + Goba + Mapitopa
Sala Tereza Cristina | Térreo - Salão Imperial
Grupo: MT Norte + MT Sul
Sala Princesa Isabel | 1° andar – Salão Imperial
Grupo: Equipe Cana

20h00 – Jantar Distrital | Premiação aos vencedores do Prêmio Mundo de Respeito

Resumo do dia: Escolhas transformadoras são o combustível para elevar a qualidade dos negócios da DuPont a níveis de excelência.


Evento - 4º dia | 29.02
A agenda do dia seguiu a programação do dia anterior, o grupo continuava dividido em 03 grandes grupos para discussões voltadas às regiões de atuação:

08h00 às 12h30 | Posicionamento de Marketing aos Distritos
Sala Duque de Caxias | Térreo - Salão Imperial
Grupos: Brasil Central, Goba, Mapitopa + MT Norte e MT Sul
Sala José Bonifácio | térreo - Salão Imperial
Grupos: PR Leste e Sul + SP /MG e RS/SC
Sala Princesa Isabel | 1° andar – Salão Imperial
Grupo: Equipe Cana

12h30 às 14h00 – Almoço | espaço reservado ao grupo

14h00 às 17h30 | Retorno Reunião
Sala Duque de Caxias | Térreo - Salão Imperial
Grupos: Brasil Central, Goba, Mapitopa + MT Norte e MT Sul
Sala José Bonifácio | térreo - Salão Imperial
Grupos: PR Leste e Sul + SP /MG e RS/SC
Sala Princesa Isabel | 1° andar – Salão Imperial
Grupo: Equipe Cana

19h30 – Jantar Tropical, patrocinado pelo Marketing | Dinâmica com o Mestre Adamastor
Agradecimentos finais e um grande samba

Resumo do dia: Escolhas que transformam será o lema para 2012

Evento - 5º dia | 01.03
Café da manhã e check out


Ação pós-evento

A Agência Um criou um portfólio que chamamos de book pós-evento | apresentado em power point para o cliente, contendo as fotos com os melhores momentos e uma apresentação, com o resumo de todas as ações e comunicações do evento, bem como o resultado da pesquisa. Além desta ação, foi disponibilizado no hot site, fotos pré-selecionadas para compartilhar com a família e amigos de outros setores da empresa, também com os melhores momentos do evento.


Galeria de imagens
Material de apoio
Banner Corredor
Entrega de crachá
Sala de reunião
Camiseta participantes
Caminho do café da manhã para a plenária
Plenária
Abertura
Palavra do vice presidente
Diretor de Marketing
Plenária
Plenária
Dinâmica camiseta
Dinâmica camiseta
Dinâmica camiseta
Plenária
Premiação Sales Force
Palestrante externo
Foto em grupo
         

 

Grandes desafios foram impostos desde o início, pois havia a necessidade de enaltecer o evento apesar da diminuição de participantes e o local do evento não ser internacional como no ano anterior. Além é claro de propor um tema tão forte e impactante, que superasse o do ano anterior: 100% Atitude.

Desafios x Soluções

1 – Como adequar as regras de segurança exigidas pela DuPont em um hotel que já tem as próprias normas de segurança?
Foi necessária uma visita técnica, prévia ao evento, a todos os espaços que o grupo teria acesso, quem acompanhou todos os trâmites foi o engenheiro de segurança da DuPont. Foram analisados todos os pontos de possíveis riscos, desde: cinto de segurança em todos os veículos para os transfers, prazos de extintores, condição das cozinhas e manuseio de alimentos, higienização dos filtros de ar condicionado, aterramento elétrico e planos alternativos para chuva com a sinalização das áreas não indicadas para acesso.

2 - Como desenvolver uma comunicação clara, objetiva e de fácil assimilação a todos?
Criando um tema/logo que tivesse a mensagem principal do evento: o ano só foi produtivo e as metas alcançadas porque todos tinham feito a escolha certa, e para ter bons resultados no ano seguinte, novas escolhas precisavam ser feitas, focando nos 04 pilares que seriam trabalhados em 2012: crescimento, preço, venda de valor e produtos reservados.

3 – Como criar ambientes diferentes, para ocasiões diferentes (plenária, jantar pub e jantar tropical), utilizando a mesma sala em um curto espaço de tempo?
A necessidade de utilizar o mesmo espaço para todas as atividades fez com que as ideias fossem ainda mais criativas, pois a cada dia; uma utilização diferente para a sala. Um dos elementos para a troca de identidade foi o banner central, que construído de lona e armação de ferro possibilitava fácil manuseio, mesmo tendo 4 x 8 metros,tivemos 03 versões dos banners centrais: tema da Reunião de Marketing e Vendas, SLC e tropical.
Para ajudar na ambientação durante a plenária tínhamos os speed banners com as culturas core e para cada um dos jantares painéis envelopando a sala, além de decoração típica e acessórios. Essa remodelação foi feita entre o término da plenária e o início do jantar. A cenografia já vinha pré-moldada, apenas para encaixar nas paredes, o que facilitava o manuseio, e um número maior de staff para ajudar nessa corrida contra o tempo, pois a troca tinha em média 03h, considerando que as mesas redondas tinham que ser retiradas. Após o jantar toda a plenária era remodelada para o dia seguinte.

4 – Como reunir as informações de participantes de todo o Brasil em um único meio de comunicação e conseguir dar respostas rápidas sobre o cadastramento para o cliente?
Um hotsite foi lançado com a função de interagir com o público de forma rápida e eficiente. As atualizações eram imediatas e acompanhadas por todos os convidados. O cadastro de todos os participantes foi realizado através da ferramenta, bem como todas as informações de logística, hospedagem, transportes terrestres e aéreos foram divulgados também por essa ferramenta.

5 – Como ter uma atividade lúdica com o envolvimento de todos, reforçando a mensagem do evento (Escolhas que transformam)?
O mestre Adamastor junto com a escola de Samba Acadêmicos do Tucuruvi comandou a dinâmica para integrar todo o grupo, trazendo para a realidade dos participantes uma atividade nunca vivida: fazer parte de uma escola de samba, e saber que até mesmo na atividade lúdica há escolhas, e que todos juntos, participando há uma grande transformação. No primeiro bloco foi feita a apresentação pessoal dele; atividade de quebra gelo com todos os participantes incentivando um direcionamento que algo estava para acontecer, depois de pedido que todos fechassem os olhos e colocasse a mão sobre as mesas a bateria da escola de samba entrou na sala, sonorizando as batidas do coração. Com isso, foi feito uma analogia entre a organização da escola de samba com a organização de uma empresa e como as escolhas nos influenciam. O grupo foi divido entre os instrumentos disponíveis, fizeram ensaios de aproximadamente 20 minutos, conheceram os instrumentos e já estavam preparados para se apresentarem juntos. O resultado foi uma grande festa, com todos participando, mulatas, mestre sala e porta bandeira.

Galeria de imagens
Tempo livre | Estratégia de relacionamento
Tempo livre | Estratégia de relacionamento
Jantar temático | Pub
Ambientação Pub
Ambientação Pub
Jogos para entretenimento
Pub
Pub
Premiação SLC
Premiação SLC
         

 

Qualidade do evento
Diferente de todas as outras versões anteriores, a pesquisa | avaliação foi respondida diariamente no final de cada dia, após o encerramento das atividades em plenária. O resultado não era imediato, mas no pós-evento houve a oportunidade de identificar pontos a serem melhorados e ou aprimorados. Ou seja, medidas estratégicas foram adotadas para essas situações ou até mesmo para repetir momentos ou ações avaliadas com notas altas.

- Pesquisa de satisfação:
Atendimento pré-evento: 9,1
Atendimento durante o evento: 9,8
Organização do evento: 9,0
Pontualidade: 8,6
Agenda: 9,0
Palestrante externo | Tejon: 9,4
Hospedagem: 9,2
Alimentação: 9,7
Transporte aéreo|terrestre: 9,0
Duração da viagem: 8,8
Local do evento: 9,0
Atividade | escola de samba: 9,1
Lazer | praia: 9,0

Desempenho econômico
Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

- Staff
Pré-evento: 02 pessoas
Durante: 25 pessoas entre coordenação, organização e empresas terceirizadas (exceto Hotéis)

Pós-evento: 02 pessoas
Horas trabalhadas: Aproximadamente 930 (todas as equipes informadas acima)

- Refeições: 2.976 refeições entre cafés da manhã, coffee-break, almoços e jantares

- Ocupação hoteleira: 01 hotel, 98 apartamentos nas categorias SGL e DBL, totalizando 392 diárias

- Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta: 120 | Considerando o staff do Brasil
Nº ônibus para transfer IN e OUT (aeroportos), transfer de Paulínia e Alphaville até o local do evento: Aproximadamente 26 veículos.


No evento
- Foi utilizado material reutilizável na cenografia (lona tensionada para os cenários);
- Toda a vegetação para ornamentar a sala era plantada, mantendo-a viva para reutilização;
- Todas as lixeiras eram de coleta seletiva;
- Todo o papel utilizado era certificado ou reciclado;
- Foi feito o uso de gerador biodiesel;
- A grande maioria da equipe que trabalhou no evento era regional, ou seja, do Guarujá, auxílio para empregos diretos e indiretos;
- Os materiais de apoio distribuídos na reunião foram: papéis para uso frente e verso e blocos com papel certificado;
- Todos os fornecedores utilizaram material de EPI, garantindo a segurança de cada pessoa envolvida e
- Além destas ações, todos os impostos, taxas e seguros foram pagos corretamente e não houve qualquer tipo de inadimplência com relação aos fornecedores envolvidos no evento.

Galeria de imagens
Plenária | Dividida por tema
Plenária | Dividida por tema
Plenária | Dividida por tema
Reunião | Temas diversos
Reunião | Temas diversos
Palestrante externo | Dinâmica escola de samba
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  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878