Evento Neutro
Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 13ª Edição

Case: CONVENÇÃO NACIONAL DE VENDAS NEXTEL 2012 :: EXTRAORDINÁRIOS
Candidato: Agência Um Eventos
Cliente: Nextel
Segmento: Eventos
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Prancha Conceito

A Agência Um Eventos

Criar experiências únicas e transformadoras através de eventos.
Esta é a nossa visão de negócio aqui na Agência Um.

São mais de 16 anos de desafios e conquistas realizando uma média de 6 eventos por dia, campanhas de incentivo e viagens.

São 100 profissionais diretos entregando soluções completas para os eventos corporativos de nossos clientes: planejamento, hospedagem, transporte, criação de comunicação visual e sistema informatizado, consultoria, entretenimento e gestão financeira em eventos.

Esta é a nossa resposta a um mercado cada vez mais exigente e dinâmico, que busca soluções inovadoras e com excelente custo-benefício.

A Agência Um tem um compromisso com a formação e o desenvolvimento de seus profissionais. Por este motivo foi considerada umas das 50 melhores empresas para se estagiar (CIEE/ Ibope Solutions).
Diferenciais:
- Consultoria especializada em eventos e viagens de incentivo: projetos exclusivos, de acordo com as necessidades dos clientes;
- Segurança e tranquilidade: experiência e infraestrutura nacional e internacional para atender os clientes em qualquer momento e em qualquer lugar;
- Qualidade e magia: soluções inovadoras para surpreender e encantar os participantes do evento;
- Transparência financeira: orçamento detalhado para o acompanhamento e otimização de recursos;
- Relacionamento sustentável: somar experiências para alavancar negócios e construir longas e positivas parcerias.

Perfil de nossos eventos:
Convenções de vendas, seminários, feiras, jogos, eventos de gastronomia, rally de regularidade, praças de integração, clínicas de esporte, road show para lançamentos de produtos, inaugurações, coletivas de imprensa, seminários, ações de marketing cultural, eventos de integração e confraternização, viagens e premiações e campanhas de incentivo de vendas.

Nossos clientes:
Atento, Aymoré Financiamentos, Banco Santander, Banco Votorantim, Bright Star, BSPC, Citibank, Convergys, Degremont, Deutsche Bank, DuPont Agrícola, Edward Life Sciences, E.M.S, Ericsson Telecomunicações, Ernst & Young, Grupo Fiat, Hospital Albert Einstein, Isban, ITI, Johnson Controls, Kraft Foods, KPMG, Mosaic, Natura, Nextel, sanofi-aventis, Siemens, Stora Enso, Produban e Unilever.

Galeria de imagens
Área Comercial
Evento
     

 

Para apresentar o evento, conceito e objetivo é necessário, primeiramente, conhecer alguns fatos importantes sobre a organização.

O evento Convenção Anual da Nextel, é composto por dois grandes eventos e tem como intuito principal premiar os funcionários e revendedores e posteriormente apresentar os resultados do ano e alinhar as estratégias do ano seguinte.

Vale explicar um pouco melhor o público que participa do evento, pois a Nextel divide o seu time de vendas em duas vertentes:

- Canal Indireto, composto por revendedores autorizados da Nextel, são pessoas sem vínculo empregatício.
- Canal Direto, composto por funcionários da Nextel, são pessoas que trabalham diretamente na Nextel.

Para o Canal Direto o evento se chama Convenção Anual do Canal Direto e para o Canal Indireto o evento se chama Fechamento Anual do Canal Indireto.

Título: Convenção Nacional de Vendas 2012 – Extraordinários
Tema: Extraordinário

Objetivos
- Integrar e motivar a Força de Vendas/Representantes Autorizados da Nextel;
- Ressaltar a mensagem de que a Nextel é um único time independente do mercado e do canal de vendas;
- Reconhecer os melhores em vendas em 2011;
- Realizar as premiações das campanhas;
- Divulgar e alinhar as estratégias para 2012;
- Estimular a cooperação e a não competitividade;
- Envolver e garantir o comprometimento dos participantes


Perfil do Público Alvo:
- Vendedores do Canal Direto da Nextel
- 70% homens e 30% mulheres
Número de participantes: 650
Local: Sofitel Guarujá Jequitimar – Guarujá - SP
Data: 03 a 05 de fevereiro de 2012
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional

Título: Fechamento Anual do Canal Indireto 2012
Tema: Extraordinário

Objetivos
- Integrar e motivar a Força de Vendas/Representantes Autorizados da Nextel;
- Ressaltar a mensagem de que a Nextel é um único time independente do mercado e do canal de vendas;
- Reconhecer os melhores em vendas em 2011;
- Realizar as premiações das campanhas;
- Divulgar e alinhar as estratégias para 2012;
- Estimular a cooperação e a não competitividade;
- Envolver e garantir o comprometimento dos participantes

Perfil do Público Alvo:
- Vendedores do Canal Indireto da Nextel
- 70% homens e 30% mulheres
Número de participantes: 1.200
Local: Espaço das Américas – São Paulo - SP
Data: 10 de fevereiro de 2012
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional

Ao receber o briefing da Nextel tivemos o desafio de criar um projeto de Convenção que falasse sobre o individuo. O momento da empresa era ressaltar o papel do individuo na organização, pois a empresa estava em plena ascensão e tinha metas bem desafiadoras para o ano seguinte.
As metas eram tão desafiadoras que para alcança-las a empresa e os colaboradores deveriam se desenvolver, se aprimorar, ou de uma forma mais lúdica, evoluir. Pensando nesse objetivo principal criamos os pilares do nosso projeto que se chamou “Extraordinário”.

Com esse tema buscamos atender o individuo e mostrar que o time de vendas da Nextel era extraordinário, pois mesmo com uma concorrência sempre pesada e a empresa nem sempre com as melhores ferramentas sempre bateu as metas, sendo assim eles são um time extraordinário, são a cima da média e isso faz parte dos colaboradores.

Pensando que o time de venda é muito bom e isso já acontece a muito tempo, percebemos que o sucesso da Nextel estava atrelado a uma equipe boa, competente, experiente. Muitos colaboradores do time de vendas tinham muito tempo de casa e que os novos funcionários que entravam na empresa eram rapidamente “contaminados” por esse estilo de gestão e de trabalho.

Sendo assim, essa evolução constante estava ligada ao estilo, a gestão, aos valores e conceitos, ou seja, faz parte do DNA da empresa.
Juntando todas essas variáveis, criamos assim o tema e conceito do evento que foi “Extraordináios – O poder da evolução está no nosso DNA”.
Dessa forma, valorizamos o colaborador e reforçamos o poder da empresa em evoluir.

Desde a criação do projeto até a sua execução tivemos diversos desafios que fizeram deste case ele ser tão extraordinário e por isso deve vencer a categoria. Segue abaixo alguns desafios e soluções que desenvolvemos para tornar este evento vencedor.


A melhor forma de mostrar a complexidade desta Convenção nos seus detalhes, que é o que faz dela merecedora do Premio Caio, segue abaixo a agenda/programação do evento com o seu conteúdo.

Agenda e Conteúdo:

Ações pré-evento
- Comunicado formal | E-mail Marketing
- Hotsite exclusivo | Informações gerais (hotel, aéreo, agenda, etc) e confirmação de presença
(foto 1)
- Reminder | Contagem regressiva e informações finais
- Gravação do vídeo das regionais

Evento - 1º dia

O evento teve início no dia 03 de fevereiro (sexta-feira).

Das 12h00 às 16h00 – Check in, credenciamento e almoço.
Ao chegar no hotel os participantes se deparavam com uma recepção (foto 2) toda personalizada com a comunicação do evento e dividios em dois setores.
O primeiro para fazer o chek in onde recebia as informações do quarto e o seu crachá.
No segundo setor ele pegava a sua camiseta, o guia de bolso e o vale almoço. (foto 3)
Vale ressaltar que eram duas camisetas, uma para cada dia de evento.
Ao chegar no quarto os participantes se deparavam com o brinde de boas vindas composto por um chocolate e um protetor auricular e um kit da Blackberry. (foto 4)

Das 16h00 ás 17h00 - Welcome Coffee no foyer. (foto 5)

Das 17h00 às 17h10 – Tivemos a abertura do evento com uma contagem regressiva com laser, em seguida tivemos um grande show de laser (foto 6) acompanhado de uma projeção mapeada na palavra “EXTRAORDINARIOS” que estava no palco. No término deste show começou o vídeo de abertura que falava sobre ser extraordinário, contando a evolução da Nextel e que esta evolução estava no DNA da empresa. (foto 7 e 8)

Das 17h10 às 18h10 – Tivemos diversas falas. A primeira foi do Diretor de Vendas Varejo – Claudio Pomim, em seguida o Diretor de Vendas Corporativo – João Luiz Cantanhede.
Neste momento com os dois no palco eles convidam a MC do evento, a apresentadora Sabrina Sato para comandar o evento. (foto 9)
Em seguida sob o comando da MC ela chama ao palco o Vice-Presidente Comercial e de Customers Operations - Alejandro Raposo, na sequência temos abertura do Presidente – Sérgio Chaia e por fim para fazer o speech final o CEO da NII Holdings - Steve Dussek.

Das 18h10 as 18h20 – Ação Sérgio Chaia
Neste momento o presidente quis passar uma mensagem de motivação a todos os participantes, portanto, durante o welcome coffee no foyer, criamos um balcão com uma urna e uma ficha onde as pessoas deveriam escrever tudo de ruim que aconteceu com elas naquele ano. (foto 10)
Levamos esta urna para o palco e depois algumas palavras de motivação o presidente colocou fogo dentro da urna, queimando os papéis e assim fazendo a analogia que estamos queimando todas as coisas ruins do passado, deixando tudo aquilo para trás, para estarmos focados nos próximos desafios.

Das 18h20 às 18h30 – Premiação Melhor vendedor Brasil
Para premiar o melhor vendedor da Nextel, tivemos o comando do Sérgio Chaia falando sobre o vencedor, dando dicas, enaltecendo as suas qualidades, mas sem revelar o nome. Durante essa fala, o artista plástico Felipe Cachopa foi desenhando o retrado do vencedor e mostrou quando o presidente pediu, assim revelando o grande vencedor. (foto 11)

Das 18h30 às 19h50 – Premiação do President’s Council
Neste momento mudamos toda a cenografia para a cidade de Londres que é a cidade para onde os ganhadores vão viajar. Neste momento ambientamos toda a sala com o tema Londres, (foto 12) desde a cenografia, as recepcionistas, a Companhia Filarmonica (foto 13) e os brindes temáticos.

Das 19h50 às 20h10 – Lançamento novo destino President’s Council
Na sequencia da premiação tivemos o lançamento da próxima campanha e do próximo destino que seria Las Vegas. Neste momento transformamos a sala em um grande cassino, com shows de laser, de mágica do Issao Imamura (foto 14) e o show cover do Elvis Presley (foto 15), tudo atrelado a cenografia no Spyder que se transformou na cidade. Após mostrar o destino, tivemos um vídeo da cidade, contando em mais detalhes a viagem. (foto 16)


Das 20h10 às 20h15 – Encerramento
A Sabrina Sato faz o encerramento, ressaltando os horários da festa e da plenária no dia seguinte, assim como alguns outros recados.

Das 21h00 às 23h00 – Jantar Premiados President’s Council
Para os 73 premiados do President’s Council eles tiveram um jantar espcial e exclusivo. Enquanto os demais participantes jantavam no restaurante do hotel, este premiados foram para o Les Epices, um restaurante fechado para um jantar com todo o board da empresa e com a Sabrina Sato. Tematizamos e ambientamos todo o restaurante como se ele fosse uma sala do Palácio de Buckinham, retratando um jantar real. (Foto 17 e 18)

Das 21h30 às 02h00 – Festa Evolução
Para todos os participantes, montamos uma tenda gigante na Arena do Hotel com a festa tematizada como festa da Evolução. Nesta festa tivemos diversos drinks tecnológicos (foto 19), e um dj diferente, pois ele tocava direto de uma bolha (foto 20). Tivemos também um show do futuro com o TechSamba (foto 21) que reproduz musicas famosas em uma mistura de samba e disco. Para fechar a noite tivemos um show pirotécnico (foto 22).


Evento - 2º dia

Para o segundo dia, 04 de fevereiro (sábado) a agenda do dia seguiu o cronograma abaixo:

Das 09h30 às 10h00 – Abertura
Para este momento, tivemos o humorista Ceará (foto 23) do programa Panico na TV para interagir com os participantes. Interpretando um dos seus personagens, a paródia do estilista Clodovil ele brincou com diversas fotos que tiramos na festa e ia fazendo comentários e piadas sobre as roupas, os momentos engraçados e com as coisas que iam acontecendo e aproveitou para brincar com todo o board da empresa, criando um momento descontraído para todos despertarem.

Das 10h00 às 10h20 – Premiação COE e COE/PC (foto 24)
Para completar o público de vencedores que eram todos da área de vendas, a Nextel criou uma premiação para as áreas de apoio que ajudam esses vencedores. Neste momento tivemos o Vice-Presidente do RH – Américo Figueiredo para entregar o troféu e o brinde.

Das 10h20 às 11h50 – Resultados e Metas de 2012
Neste momento o presindente da Nextel – Sérgio Chaia dividiu o palco com o presidente da Nii – Steve Dussek que é a holding da Nextel aqui no Brasil. (foto 25)
Eles falaram sobre todos os números e metas para o próximo ano. Apresentaram possibilidades, caminhos e ferramentas.
Depois abriram espaço para responder todas as perguntas que foram feitas no hotsite, na página que os participantes tiveram espaço para questionar e sugerir.
Para melhorar esse momento o Vice-Presidente – Alejandro Raposo também subiu ao palco para falar da mais nova tecnologia da Nextel, o rádio com 3G e fez um teste ao vivo.

Das 11h50 às 12h30 – Apresentação Marketing
Embora seja um evento da área de vendas a área de marketing também está presente, pois eles trabalham em parceria. Sendo assim esse momento é dedicado para que seja exposto o projeto de marketing da empresa, para que os vendedores saibam os próximos passos, produtos e campanhas que eles terão para ajudar a vender. (foto 26)

Das 12h30 ás 13h10 – Premiação Copa dos Campeões
Os ganhadores desta premiação são todos os funcionários que bateram suas metas, mas não foram para o President’s Council, ou seja, a Nextel percebeu que muitos colaboradores batiam suas metas, mas como as vagas para o PC eram limitadas, eles não poderiam esquecer de parabenizar essas pessoas.
Assim foi criado o Copa dos Campeões, que premiam todo que bateram a meta com uma viagem nacional e neste momento eles eram reconhecidos no palco e recebiam um brinde.

Das 13h10 as 13h30 – Ação de Encerramento
Para o encerramento tivemos a ação de integração do board da empresa. Após criar uma banda, uma musica e ensaiar diversas vezes, eles tocaram ao vivo para todos. Enquanto passávamos o making off dos ensaios eles vestiram o figurino dos Extraordinários do Pagode e entraram no palco para o seu show.
Cantando e tocando a parodia da música Paparico da Banda Molejo eles fizeram uma apresentação especial que teve a participação da própria Banda Molejo. (foto 27 e 28)

Das 13h30 as 17h00 – Tarde Blackberry
O almoço desse dia foi especial, com o patrocínio da Blackberry montamos um grande churrasco na área da piscina acompanhado do show da Banda Molejo que tocou por 3 horas.
O palco foi montado ao lado da piscina e do restaurante, assim criamos um ambiente descontraído e com vários interações da Blackberry. (foto 29, 30 e 31)

Das 19h00 as 21h00 – Jantar
O jantar desse dia foi realizado nos próprios restaurantes do hotel

Evento - 3º dia

No dia 05 de fevereiro (domingo) tivemos somente o café da manhã, o check out do grupo e os tranfer out para todas as regiões.
Vale ressaltar que neste dia eles receberam o brinde final que foi um kit com brindes promocionais da Motorola e da Blackberry acompanhando de um porte retrato digital oferecido pela Nextel. (foto 32)


Ação pós-evento

A Agência Um criou um portfólio especial para todos os colaboradores.
Este portfólio era composto por 02 CDs. Um só com as fotos do evento e outro contendo o vídeo com os melhores momentos e todos os momentos do evento editados; completando ao todo 14 vídeos.
Este portfólio foi entregue não só para os participantes, mas para todo o time de vendas em todos os mercado da Nextel com o intuito de motivar quem não participou esse ano.

Galeria de imagens
Hotsite Exclusivo
Recepção
Credenciamento
Brinde Boas-vindas
Foyer
Show de Laser
Abertura | Mapeada
Abertura | Mapeada
MC | SAbrina Sato
Ação Presidente | Urna
Artista Plástico
Momento PC | Londres
Orquestra Filarmonica
Issao Imamura
Cover Elvis Presley
Momento PC | Las Vegas
Jantar Temático londres
Premiados Jantar PC
Bar Festa
Estrutua DJ
TechSamba
Show Pirotecnico
Ceará
Premiações
Apresentação CFO
Marketing
Encerramento
Encerramento
Show Molejo
Tarde Blackberry
Show Molejo
Brinde Despedida
     

 

Segue abaixo os desafios e soluções mais importantes do evento!!

1- Como superar as expectativas da Nextel em criar um evento que por 2 anos vence o Premio Caio e sendo uma dessas edições, vencedor do Premio Caio da Década?

No pré-evento criamos um hotsite muito moderno e interativo, algo que nunca teve antes.
No evento desenvolvemos um projeto cenográfico tecnológico que foi diferenciado. Trabalhamos com duas telas gigantes de spyder, mas mesmo sendo duas telas, elas eram continuas, assim conseguíamos mudar a cenografia e ambientação da sala de forma uniforme.
Trouxemos um artista plástico renomado para criar uma peça única, para uma das premiações.
Criamos uma paródia exclusiva de uma música da Banda Molejo, que foi ao evento cantar essa versão e fazer um show.
Inovamos ao fazer um vídeo em lip-dub, um estilo de gravação moderno sem cortes que envolveu todos os mercados e escritórios da Nextel.
LINK Vídeo - http://www.youtube.com/watch?v=Zs4ln3nZOP8&feature=player_embedded

E por fim no pós evento, fizemos um material especial que foi entregue a todos os paricipantes com posto por um CD de fotos do evento e um DVD com 14 vídeos editados e trabalhados de todos os momentos do evento.
Esses foram alguns tópicos que fizeram a Nextel acreditar que este foi a melhor Convenção e assim superar as expectativas das outras edições.

2 – Como ambientar a sala durante o momento PC?

Todo ano a Nextel, através da sua Holding, a NII, faz a premiação da campanha President’s Council que á uma viagem internacional para os melhores vendedores. Na Convenção, a Nextel anuncia e premia esses ganhadores e na sequencia revela destino da próxima viagem.
Neste momento temos que “transformar” a sala de acordo com as características do local da viagem, para que os participantes se sintam no local.
Para a premiação do ano, onde eles iriam viajar para Londres, nós utilizamos a tecnologia do Spyder para fazer uma grande cenografia com os elementos da cidade, e colocamos um típico telefone vermelho no palco. Neste momento as recepcionistas do palco estavam vestidas como a Rainha Elizabeth com roupas de época. Ao lado do palco tínhamos um palco auxiliar onde a Cia Filarmônica acompanhou toda a premiação com o seu espetáculo “Beatles”. E para fechar o momento, o brinde de premiação dos ganhadores foi um Box estilizado com a discografia dos Beatles além de outros brindes como uma camiseta Lacoste e um Pin.
Na sequencia, após a premiação tínhamos que apresentar a nova cidade que seria Las Vegas e esse foi o grande desafio, transformar a plenária que estava com o ambiente londrino, para Las Vegas.
Como era surpresa, começamos a mostrar o novo destino com alguns shows típicos da cidade de Las Vegas. Primeiro tivemos o mágico Issao Imamura fazendo um espetáculo com cartas, na sequencia, o show cover do Elvis Presley para que os participantes fossem sentindo o clima, em seguida um show de laser e assim revelamos através do Spyder o novo local que seria Las Vegas. Como brinde de sustentação, demos um chaveiro personalizado em forma de ficha de cassino.


3 – Como fazer o board da empresa fazer parte do evento e interagir com os participantes?

Tínhamos o desafio de criar uma ação durante o evento, para que o board da empresa que é composto pela presidência, vice-presidência e diretoria fizesse parte do evento.
Pensando neste propósito, criamos uma paródia da música Paparico da Banda Molejo e convidamos o board para montar uma nova banda, que chamamos de Extraordinários do Pagode. Com a banda montada e um grande hit pronto, fizemos diversos ensaios em estúdio onde todos aprenderam a tocar um instrumento e tiveram aulas de canto. Desenvolvemos também um figurino exclusivo para eles e convidamos a Banda Molejo para participar do evento.
Após o encerramento do conteúdo o presidente falou da importância ser extraordinário em tudo que você faz, desde o dia-a-dia na empresa até na hora de criar uma banda. Neste momento entrou o vídeo de making of mostrando os ensaios e no término a banda Extraordinários do Pagode entrou no palco e cantou o seu grande sucesso. No término da música a Banda Molejo entrou na sala/palco e se juntou ao board para cantar o sucesso mais uma vez.
Criamos uma legenda que era mostrada no Spyder para que todos cantassem juntos.

Galeria de imagens
Foyer
Plenária
Recepção
Set Fotográfico
Foyer
Festa
Jantar PC
Abertura
   

 

Desempenho econômico

A receita total do evento ficou em R$ 2.984.043,98 para o total de 1.850 participantes, sendo o valor per capta de R$ 1.613,00 por participante.

Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

- Staff
Pré-evento: 07 profissionais Agência Um | diretos
Durante: Aproximadamente 480 profissionais | diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas
Pós-evento: 02 profissionais Agência Um | diretos

- Refeições
- Foram servidas 8.620 refeições entre, kit lanche. café da manhã, coffee-break, almoços e jantares

- Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta: 771
Nº ônibus, micro ônibus, vans e balsa: Aproximadamente 50 veículos

Este evento movimentou a rede hoteleira, pois o Hotel Sofitel Guarujá Jequitimar foi totalmente ocupado para os participantes e mais 3 pousadas próximas também tiveram sua lotação máxima para receber todos os profissionais que trabalharam em pró do evento.
Em São Paulo utilizamos cerca de 40% do hotel Holliday Inn, ou seja, diante deste cenário, e do plano que os hotéis fizeram para receber o evento é visível o impacto que ele trouxe economicamente, mas não sei mensurar o valor de retorno que a cidade se aproveitou do evento.
Vale ressaltar os empregos criados, diretos e indiretos, uma vez que todas as empresas envolvidas tiveram que se preparar e reforçar a equipe para atender as necessidades do evento, mas também não é possível mensurar.

 
  • contato: (11) 2538-4156 - (11) 7377-8878