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Prêmio Caio 11ª Edição

Case: CONVENÇÃO AGRÍCOLA 2011
Candidato: Agência Um Viagens Turismo e Eventos Ltda./Agência Um Eventos
Segmento: Eventos
Estado: SP
 

A Agência Um Eventos

Criar experiências únicas e transformadoras através de eventos.
Esta é a nossa visão de negócio aqui na Agência Um.

São mais de 15 anos de desafios e conquistas realizando uma média de 6 eventos por dia.

São mais de 70 profissionais diretos entregando soluções completas para os eventos corporativos de nossos clientes: pesquisa e sugestão de espaço, hospedagem, transporte, criação de comunicação visual e sistema informatizado, consultoria, entretenimento e gestão financeira em eventos.

Esta é a nossa resposta a um mercado cada vez mais exigente e dinâmico, que busca soluções inovadoras e com excelente custo-benefício.

A Agência Um tem um compromisso com a formação e o desenvolvimento de seus profissionais. Por este motivo foi considerada a 6ª melhor empresa para se estagiar (CIEE/ Ibope Solutions) em 2010.
Diferenciais:
- Consultoria especializada em eventos e viagens de incentivo: projetos exclusivos, de acordo com as necessidades dos clientes;
- Segurança e tranquilidade: experiência e infraestrutura nacional e internacional para atender os clientes em qualquer momento e em qualquer lugar;
- Qualidade e magia: soluções inovadoras para surpreender e encantar os participantes do evento;
- Transparência financeira: orçamento detalhado para o acompanhamento e otimização de recursos;
- Relacionamento sustentável: somar experiências para alavancar negócios e construir longas e positivas parcerias.

Perfil de nossos eventos:
Convenções de vendas, seminários, feiras, jogos, eventos de gastronomia, rally de regularidade, praças de integração, clínicas de esporte, road show para lançamentos de produtos, inaugurações, coletivas de imprensa, seminários, ações de marketing cultural, eventos de integração e confraternização, eventos de premiação e campanhas de incentivo à vendas.

Nossos clientes:
Atento, Aymoré Financiamentos, Banco Santander, Banco Votorantim, BAT, Bright Star, Citibank, Convergys, Degremont, Deutsche Bank, Deca, Docol, DuPont do Brasil, Edwards Lifescience, E.M.S. Pharma, Ericsson Telecomunicações, Eurofarma, Grupo Fiat, HSBC, Hospital Albert Einstein, Isban, KPMG, Natura, Nextel, Produban, Redecard, sanofi-aventis, Tokio Marine, Unilever e Qualcomm.

Galeria de imagens
Staff | Agência Um
       

 

Título: Convenção Agrícola 2011 | 100 % Atitude, juntos fazemos a diferença

Tema:
A Convenção Agrícola 2011, não é apenas mais um evento para reunir 250 funcionários do setor agrícola, treiná-los e aproximá-los dos objetivos para vender mais e mais; o principal motivo da reunião é motivar toda a equipe, energizar e “contaminar” todos os envolvidos com as metas para o ano de 2011.

A Convenção Agrícola é um evento de todos e não apenas dos funcionários de vendas, fundamental deixar claro no tema, que cada um dos participantes é peça fundamental para alcançar os objetivos em comum, que todos devem engajar-se, juntos, pois caso contrário, não seria possível chegar a um denominador comum.

Além dos objetivos traçados pela DuPont, foram instituídas palavras chaves a serem trabalhadas: Energia, sintonia, comprometimento, integração, eficiência, qualidade, contribuição, visão, desafios, oportunidade, resultados, crescimento, riscos e acidentes. Diante dessas palavras, pensamos em como envolver tantos pontos importantes e que fosse de fácil assimilação. Surgiu a ideia de sincronizá-las com os sinais matemáticos, ou seja, alguns conceitos precisam ser somados, multiplicados, outros divididos e alguns subtraídos.

Por isso, o tema central do evento foi: 100% Atitude, juntos fazemos a diferença. Assim todos estariam e se sentiriam: 100% Contribuição, 100% Qualidade, 100% Cash (por causa das vendas), 100% Solução e 100% Valor DuPont.

E em todas as peças de comunicação, os sinais matemáticos reforçam a mensagem principal, constrói o conceito de que todos estão a um objetivo comum e que é muito fácil de alcançar se seguida a fórmula matemática.


Objetivos (além dos mencionados acima, vinculados ao tema):
- Surpreender todos os participantes com um destino internacional;
- Envolver e garantir o compromisso de multiplicação das informações veiculadas no evento;
- Energizar a equipe envolvida com as metas do ano;
- Criar um tema que represente que todos os funcionários fazem parte de único grupo;
- Reforçar temas trabalhados em 2010 | Qualidade e venda de valor dos produtos - value proposition;
- Alavancar as vendas, mas atrelado à valorização dos produtos;
- Enaltecer a palavra foco de 2011: “Vender valor aos nossos clientes”;
- Simbolizar através da comunicação que é necessária garra, motivação e energia;
- Diferenciar a Convenção Agrícola 2011, onde o foco era vendas;
- Focar no cliente e na presença de campo que cada funcionário deve praticar;
- Demonstrar que o evento é construído com atitudes individuais;
- Vincular a proposta do evento com o local de realização, destino.

Perfil do Público Alvo:
- Funcionários da área agrícola, alocados nos escritórios de Alphaville e Paulínia; e no campo | engenheiros agrônomos e representantes comerciais, espalhados em aproximadamente 22 cidades brasileiras.
- 83% homens e 17% mulheres

Número de participantes convidados: 248 funcionários
Número de participantes presentes: 240 funcionários
Local: Hotel Sharaton | Buenos Aires | ARG
Data: 21 a 24 de fevereiro de 2011
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional

Agenda e Conteúdo:
Ações pré-evento
- Envio de comunicado interno da vice Presidência para reserva da data;
- Envio de teaser eletrônico para despertar a curiosidade, apenas alguns elementos de comunicação, sem revelar o destino e com uma pergunta: Para você o que é fazer a diferença?
Essa foi a pergunta que abriu a plenária;
- Envio de convite eletrônico para acesso ao hotsite e revelação do destino e tema;
- Hotsite exclusivo | Informações gerais (hotel, aéreo, agenda, etc), curiosidades locais, opção de restaurante para escolha, opção de passeios para escolha e confirmação de presença
- Reminder eletrônico | Contagem regressiva, informações finais e divulgação dos e-tickets

Evento - 1º dia | 21.02
Deslocamento terrestre e aéreo de todos os participantes para Buenos Aires, um dos grandes desafios de toda a logística do evento, pois eram mais de 18 regiões de partida.

Chegada no aeroporto – Equipe uniformizada para recepcionar os participantes a medida que chegavam, direcionamento para os ônibus e vans.

Chegada no hotel – recepção e check in exclusivo ao grupo.

Material recebido no check in – além das informações e instruções:
- Tag de mala: identificação para o retorno
- Carta de boas vindas: para esclarecimento de regras e instruções
- Crachá com agenda em lâminas por dia
- Guia de bolso: com as informações sobre o local, endereço do hotel, frases úteis em espanhol e como fazer ligações internacionais
- Camiseta: para uso no 2° dia, passeios externos
- Voucher para restaurante: para uso no 1° dia, jantar de boas vindas que foi escolhido no hotsite
- Voucher para passeio: para uso no 2° dia, city tour de compras ou cultural que foi escolhido no hotsite

Tempo livre – para deixar as malas nos quartos, conhecer e aproveitar a infraestrutura do hotel

Jantar – ponto de encontro no lobby | Grupo dividido entre as escolhas do voucher

Resumo do dia: 100% envolvimento | Vivendo os ares da “Bela Buenos Aires”

Evento - 2º dia | 22.02
Neste dia o objetivo é reafirmar as conquistas de 2010 através de conteúdo x dinâmicas.
Peças de comunicação:

No hall: Totens de sinalização e boas vindas;
Na entrada principal: Portal para adentrar a sala, faixas com as palavras chaves do evento e set fotográfico, cada participante escolhia uma placa para completar a ideia de eu sou 100% ....
Dentro da sala: Faixas penduradas, desde o teto, também com palavras importantes e com sinais matemáticos, gobo com moving e mais palavras para reforçar as mensagens.
Blocos e canetas

O evento foi “comandado” pelo vice-presidente agrícola Juan Carlos Bueno, que junto com o seu time, desenhou as dinâmicas do dia.

A agenda do dia seguiu o cronograma abaixo:
08h00 às 10h00 – Resultados 2010 | Juan Carlos Bueno
Abertura da sala com música alta, todos os diretores, de cada uma das áreas nas portas para recepcionar todos os participantes. Apresentação do logo em lopping nas telas.
O ano de 2010 foi um ano que os resultados foram representativos, por isso, que o destino escolhido foi do tamanho do alcance desses.

10h00 às 10h30 – Certificações | José Edimir e Roberta Nogueira
Entrega das certificações às pessoas que alcançaram a meta | campanha em 2010

10h30 às 10h50 – Sales Force | Verônica Gaviolle
Mais uma premiação à equipe que efetivou a participação no Programa Sales Force

11h00 – Ponto de encontro | Lobby
Saída para os passeios, de acordo com a escolha feita no hotsite, ou city tour cultural ou city tour de compras

18h00 – Retorno dos grupos ao hotel

19h00 – Jantar SLC | Premiação aos vencedores desse programa
Os funcionários de vendas que alcança as metas estabelecidas é premiado SLC, com uma viagem internacional, além de bônus e reconhecimento.

Resumo do dia: 100% comemorações | Altas emoções na cidade portenha

Evento - 3º dia | 23.02
Neste dia o objetivo é demonstrar as estratégias de cada uma das aéreas para que o setor Agrícola alcançasse as metas e objetivos de 2011

O evento foi “comandado” pelos gestores de cada área envolvida

A agenda do dia seguiu o cronograma abaixo:
08h00 às 10h00 – Objetivos estratégicos | Juan Carlos Bueno
Objetivos macros de todo o setor | departamento

10h00 às 10h30 – Coffee Break
Comida típica portenha

10h30 às 11h15 – Objetivos estratégicos | R&D – André Moraes
Exposição do departamento de Pesquisa & Desenvolvimento, pontos que essa aérea pode ajudar ou desenvolver para facilitar o trabalho do grupo todo

11h15 às 12h00 – Acesso ao mercado | Luiz Marthe
Exposição da aérea de mercado, pontos que podem ser melhorados na venda | disponibilidade dos produtos e tecnologias

12h00 às 13h30 – Almoço

13h30 às 14h30 – Objetivos estratégicos | Marketing – Marcelo Okamura
Exposição da aérea de marketing para enaltecer toda a campanha que é veiculada, as mensagens que chegam até os clientes, o que cada um precisava saber e multiplicar para que todo o sistema passasse a “rodar” sozinho e com eficácia.

14h30 às 16h30 – Atividade de Marketing | Jogo de Poker
Para vivenciar as informações de Marketing, na parte da tarde a sala transformou-se num grande Cassino de Las Vegas, a exposição das idéias foi através de uma atividade de poker, com apostas, perguntas e acertos.

16h30 às 17h00 – Coffee Break

17h00 às 18h00 – Conclusão da Atividade

19h30 - Ponto de encontro | Lobby
Saída para o jantar, todo o grupo junto.
Casa de tango – Siñor Tango

Resumo do dia: 100% alinhamento | Metas aqui, Resultados no Brasil

Evento - 4º dia | 24.02
Neste dia o objetivo era totalmente o foco no cliente, por isso, 05 principais clientes de Agrícola da DuPont, sendo um de cada área de produtos de atuação dos defensivos agrícolas, vieraqm do Brasil a Argentina para participar de um talk show intermediado pelo palestrante: José Carlos Teixeira Moreira

O ponto do encontro era um botequim, conversa informal, mas fiel e realista; era mais um dia que a sala principal se transformava.

A agenda do dia seguiu o cronograma abaixo:
08h00 às 08h30 – Abertura | Marcelo Okamura
Alinhamento da proposta e do contexto do evento

08h30 às 10h40 – Foco no cliente | José Carlos Teixeira Moreira
Introdução da palestra, tema e atividade

10h40 às 11h15 – Coffee Break

11h15 às 11h45 – Foco no cliente | José Carlos Teixeira Moreira
Continuação do talk show

11h45 às 12h00 – Encerramento | Juan Carlos Buenos
Fechamento das atividades, agradecimentos finais e reforço da mensagem do evento:
Juntos fazemos a diferença !

12h00 às 13h00 – Almoço e check out

14h00 – saída para retorno ao Brasil e às cidades de origem

Resumo do dia: 100% cliente | Fazer mais e melhor pelo cliente

Ação pós-evento

A Agência Um criou um portfólio um book pós-evento | apresentado em Power point para o cliente, contendo as fotos com os melhores momentos e uma apresentação, em português, com o resumo de todas as ações e comunicações do evento, bem como o resultado da pesquisa. Além desta ação, foi disponibilizado no hot site, fotos pré-selecionadas para compartilhar com a família e amigos de outros setores da empresa, também com os melhores momentos do evento. Além, é claro do brinde | calendário personalizado (100% nome do participante, o mês de aniversário em destaque) que foi entregue nos escritórios ou enviados para os postos de atendimento no campo, assim que os participantes voltaram do evento, encontraram os calendários em suas estações de trabalho. Essa foi uma forma de registrar os objetivos discutidos e traçados durante o evento e tê-los pelos próximos 365 dias com cada um que participou do evento.

Galeria de imagens
Totem de Bem Vindos
Entrada Principal
Portal
Entrada
Entrada Principal
Faixas entrada
Faixas entrada
Sinalização
Telas
Set Fotográfico
Set Fotográfico
Set Fotográfico
Set Fotográfico
Set Fotográfico
Set Fotográfico
Cenário
Móbile
Faixas internas
Faixas internas
Faixas internas
Dinâmica Marketing
Plenária
Geral
Palco
Geral
Grupo
       

 

Grandes desafios foram impostos desde o início, pois havia a necessidade de transformar um evento que acontece com o mesmo escopo há alguns anos e criar uma comunicação unificada para fácil assimilação a todos, em um evento único, transformador e diferente de todos os outros.

Desafios x Soluções

1 – Como adequar as regras de segurança exigidas pela DuPont em um país que não está preparado para tal demanda?
Foi necessária uma visita técnica, prévia ao evento, a todos os espaços que o grupo teria acesso, quem acompanhou todos os trâmites foi o engenheiro de segurança da DuPont. Foram analisados todos os pontos de possíveis riscos, desde: cinto de segurança em todos os veículos, prazos de extintores, condição das cozinhas e manuseio de alimentos, acesso ao cadeirante até higienização dos filtros de ar condicionado e aterramento elétrico.

2 - Como desenvolver uma comunicação clara, objetiva e de fácil assimilação a todos?
Criando um tema/logo que tivesse a mensagem principal do evento: juntos fazemos a diferença e que todo o conteúdo que precisava também ser trabalhado, fosse acrescido ao tema, de forma sutil, mas eficaz, com a ajuda dos sinais matemáticos.


3 – Como criar 03 ambientes diferentes, para dias diferentes, utilizando a mesma sala em um curto espaço de tempo?
A necessidade de utilizar o mesmo espaço para todas as atividades fez com que as idéias fossem ainda mais criativas, pois a cada dia; um momento dentro da sala plenária. Um dos elementos para a troca de identidade foi o banner central, que construído de lona e armação de ferro possibilitava fácil manuseio, mesmo tendo 4 x 8 metros.
Era o banner central que dava o tom na sala, além é claro das palavras especiais no gobos, a cada período do evento novas palavras no moving.
Os móbiles também, de fácil manuseio eram colocados e retirados, dependo da discussão dentro da plenária. Existiram 03 banners: Convenção | mote do evento, SLC | utilizado no jantar, Botequim | Utilizado no talk show dos clientes.

4 – Como reunir as informações de participantes de todo o Brasil em um único meio de comunicação e conseguir dar respostas rápidas sobre o cadastramento para o cliente?
Um hotsite foi lançado com a função de interagir com o público de forma rápida e eficiente. As atualizações eram imediatas e acompanhadas por todos os convidados. O cadastro de todos os participantes foi realizado através da ferramenta, bem como todas as informações de logística, hospedagem, transportes terrestres e aéreos foram divulgadas também por ele

5 – Como ser ágil para ter o resultado da pesquisa de satisfação?
Diferente de todas as outras versões da Convenção Agrícola a pesquisa eletrônica, após o encerramento das atividades em plenária. Como o resultado era apresentado imediatamente, houve a oportunidade de identificar pontos a serem melhorados e ou aprimorados. Ou seja, medidas estratégicas foram adotadas para essas situações ou até mesmo para repetir momentos ou ações avaliadas com notas altas. Sendo assim, o evento foi dinâmico e espontâneo.
Todos os participantes recebiam um controle remoto, onde o condutor do dia lia as perguntas e todos juntos, como um jogo, respondiam as perguntas com as notas que julgavam adequadas. Foram feitas perguntas sobre o evento (hospedagem, organização, agenda, local, passeios) e também curiosidades para descontrair o grupo, como: quem foi o maior dançarino da noite passada, qual o time favorito dos chefes ...

Galeria de imagens
Portal
Convidados
Convidados
Painel SLC
Sala SLC
Vista geral SLC
Jantar SLC
Painel Botequim
Premiação SLC
Certificação
Sales Force
Grupo no estádio do Boca
Jantar externo
Check in
Chegad participantesa
       

 

Desempenho econômico
Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

- Staff
Pré-evento: 04 pessoas
Durante: 45 pessoas entre coordenação, organização e empresas terceirizadas (exceto Hotéis)

Do número mencionado, durante a execução do evento, apenas 9,5% eram brasileiros, ou seja, 90,5% era mão de obra portenha. Movimentação considerável para a valorização da mão de obra local, geração de emprego temporário, pois 25% foi subcontratado, como: recepcionistas, DJ, carregadores.

Pós-evento: 03 pessoas
Horas trabalhadas: Aproximadamente 1.080 (todas as equipes informadas acima)

- Refeições : 2.880 refeições entre cafés da manhã, coffee-break, almoços e jantares

- Restaurantes envolvidos diretamente: 02 estabelecimentos | La Parolaccia e Cabaña Villegas

- Casa noturna: 01 estabelecimento | Señor Tango

- Ocupação hoteleira: 01 hotel, 128 apartamentos nas categorias SGL e DBL, totalizando 384 diárias

- Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta: 247 | Considerando o staff do Brasil
Nº ônibus, micro ônibus e carro adaptado: Aproximadamente 43 veículos | Considerando transfer in, transfer out, transfer para restaurantes e passeios

A DuPont é uma empresa de Ciência e que coloca a Ciência para trabalhar na criação de soluções que tornam a vida das pessoas melhor, mais segura e mais prática. Com operações em mais de 70 países, a companhia oferece ampla variedade de produtos e serviços inovadores para mercados como segurança, agricultura, alimentação, casa e construção, comunicação e transporte (fonte: WWW.dupont.com.br).

Por isso, a DuPont – uma das primeiras empresas a estabelecer publicamente metas ambientais há 20 anos, no Brasil – ampliou seus compromissos de sustentabilidade para além da redução interna de impactos ambientais, incluindo metas de mercado tanto em termos de receita quanto de investimentos em Pesquisa e Desenvolvimento. Os objetivos estão diretamente associados com o crescimento dos negócios, especialmente com o desenvolvimento de novos produtos mais seguros e mais aprimorados do ponto de vista ambiental para os principais mercados globais

Hoje, além da premissa instituída no programa Global Collaboratory campanha essa que mostra que juntos podemos mudar a realidade próxima do mundo, pois em 2050 seremos mais de 9,3 bilhões habitantes, e para isso será necessário mais alimentos, mais segurança, mais combustível e mais uma série de recursos, durante os eventos, esse conceito de responsabilidade corporativa é prioridade, principalmente o quesito segurança de todos os envolvidos.

No evento
- Foi utilizado material reutilizável na cenografia (lona tensionada para os cenários);
- Toda a vegetação para ornamentar a sala era plantada, mantendo-a viva para reutilização;
- Todas as lixeiras eram de coleta seletiva;
- Todo o papel utilizado era certificado ou reciclado;
- Não foi feito o uso de gerador, utilizamos a capacidade elétrica do hotel, bem como iluminação e equipamentos de baixo consumo energético;
- Os materiais das dinâmicas, que foram descartados, foram doados para institutos de reciclagem ou que trabalham com crianças;
- A confecção das camisetas, entregues aos participantes, foi feita em Buenos Aires, assim valorizamos mais uma vez a mão de obra local, evitamos gastos com excesso de bagagem e consecutivamente mais transporte e monóxido de carbono na natureza;
- A compra dos acessórios para a cenografia e decoração também foi feita toda em Buenos Aires, pelos mesmos motivos citados acima
- A grande maioria da equipe que trabalhou no evento é portenha, auxílio para empregos diretos e indiretos;
- Nesse evento, toda a sobra de materiais foi doada às 02 instituições carentes portenha que são assistidas pela empresa que prestou serviço de receptivo.
- Os materiais de apoio distribuídos na reunião foram: papéis para uso frente e verso e blocos com papel certificado;
- Todos os fornecedores utilizaram material de EPI, garantindo a segurança de cada pessoa envolvida e do evento como um todo;
- Os estabelecimentos envolvidos no evento foram capacitados para atendimento a uma pessoa com deficiência motora (cadeirante), pois os locais de lazer, até mesmo o hotel estão começando a se adequar nos padrões necessários para esse público.
- Além destas ações, todos os impostos, taxas e seguros foram pagos corretamente e não houve qualquer tipo de inadimplência com relação aos fornecedores envolvidos no evento.

Sustentabilidade dentro da Agência Um
A Agência Um se preocupa com a qualidade de vida e bem estar de seus funcionários, realizando periodicamente treinamentos e acompanhando semanalmente o desenvolvimento de seus profissionais.

Entre suas ações de responsabilidade ecológica está a coleta seletiva de lixo, o reuso de papel e a utilização de papel reciclado. Além de campanhas anuais, como a do Agasalho. Toda a sobra de material de eventos é doada para instituições correspondentes a utilização do produto, como por exemplo, camisetas para asilos, material escolar para orfanatos ou lonas para confecção de artesanato. A responsabilidade social está incorporada as filosofias da Agência, que a cada evento busca conscientizar seus clientes e parceiros. Sempre é sugerida a realização da coleta seletiva, a doação de materiais, a utilização de gerador com biodiesel, a utilização de iluminaçã em LED e a compensação de CO² com a plantação de árvores. Em alguns casos trabalha com portadores de deficiência física em seu time para completar as ações.

 
  • Telefones para contato: (11) 2936-9030 - (11) 7569-9892