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Prêmio Caio 11ª Edição

Case: COPA DOS CAMPEÕES 2010
Candidato: Agência Um Viagens Turismo e Eventos Ltda./Agência Um Eventos
Segmento: Eventos
Estado: SP
 
Copa dos Campeões 2010 da Nextel | Comandatuba - BA

A Agência Um Eventos

Criar experiências únicas e transformadoras através de eventos.
Esta é a nossa visão de negócio aqui na Agência Um.

São mais de 15 anos de desafios e conquistas realizando uma média de 6 eventos por dia.

São mais de 70 profissionais diretos entregando soluções completas para os eventos corporativos de nossos clientes: pesquisa e sugestão de espaço, hospedagem, transporte, criação de comunicação visual e sistema informatizado, consultoria, entretenimento e gestão financeira em eventos.

Esta é a nossa resposta a um mercado cada vez mais exigente e dinâmico, que busca soluções inovadoras e com excelente custo-benefício.

A Agência Um tem um compromisso com a formação e o desenvolvimento de seus profissionais. Por este motivo foi considerada a 6ª melhor empresa para se estagiar (CIEE/ Ibope Solutions) em 2010.
Diferenciais:
- Consultoria especializada em eventos e viagens de incentivo: projetos exclusivos, de acordo com as necessidades dos clientes;
- Segurança e tranquilidade: experiência e infraestrutura nacional e internacional para atender os clientes em qualquer momento e em qualquer lugar;
- Qualidade e magia: soluções inovadoras para surpreender e encantar os participantes do evento;
- Transparência financeira: orçamento detalhado para o acompanhamento e otimização de recursos;
- Relacionamento sustentável: somar experiências para alavancar negócios e construir longas e positivas parcerias.

Perfil de nossos eventos:
Convenções de vendas, seminários, feiras, jogos, eventos de gastronomia, rally de regularidade, praças de integração, clínicas de esporte, road show para lançamentos de produtos, inaugurações, coletivas de imprensa, seminários, ações de marketing cultural, eventos de integração e confraternização, eventos de premiação e campanhas de incentivo à vendas.

Nossos clientes:
Atento, Aymoré Financiamentos, Banco Santander, Banco Votorantim, BAT, Bright Star, Citibank, Convergys, Degremont, Deutsche Bank, Deca, Docol, DuPont Agrícola, Edward Life Sciences, E.M.S, Ericsson Telecomunicações, Eurofarma, Grupo Fiat, HSBC, Hospital Albert Einstein, Isban, KPMG, Natura, Nextel, Produban, Redecard, sanofi-aventis, Tokio Marine e Unilever.

Galeria de imagens
Equipe de Trabalho | Agência Um
Help Desk da Agência Um para todos os paxs
     

 

O evento Copa dos Campeões 2010 da Nextel foi realizado pela primeira vez em 2011, com o intuito de premiar os funcionários do canal direto da Nextel. Para apresentar melhor o conceito deste evento é necessário, primeiramente, situar algumas questões internas da Nextel.

A Nextel divide o seu time de vendas em duas vertentes:
- Canal Indireto, composto por revendedores autorizados da Nextel, são pessoas sem vínculo empregatício.
- Canal Direto, composto por funcionários da Nextel, são pessoas que trabalham diretamente na Nextel.

Para os revendedores do Canal Indireto já existia uma Viagem de Incentivo, este evento se chama Seleção Nextel.

Já para o Canal Direto, os funcionários competem na campanha que se chama President Council’s e o prêmio é uma Viagem de Incentivo para o exterior. Esta campanha é realizada a muito tempo e costuma premiar um número pequeno de funcionários por ano e por ser um grupo pequeno, acabou se tornando um grupo muito seleto e que costumava repetir ano a ano.
Analisando o seu time de vendas do Canal Direto, a Nextel junto com a Agência Um Eventos percebeu que ótimos e competentes vendedores, que batiam a sua meta, mas não eram os primeiros ficavam de fora da viagem do Presidente Council’s.
Sendo assim surgiu a necessidade de premiar esses vendedores que batiam a sua meta com uma viagem para um destino nacional, nasceu então o Copa dos Campeões da Nextel, com o intuito de premiar todos estes funcionários que foram fundamentais para as vendas.
Para eleger os ganhadores a Nextel optou por duas formas de seleção, ranking e sorteio. O número de vagas é proporcional ao número de funcionários por região e cidade. Hoje a Nextel se divide em duas regiões; a Base Sul composta pelos escritórios de São Paulo, Campinas, São José dos Campos, Santos, Sorocaba, Ponta Grossa e Curitiba. Por sua vez a Base Norte e Nordeste é composta pelos escritórios do Rio de Janeiro, Salvador e Belo Horizonte.
Cada escritório tem um número de vagas por ranking, ou seja, os melhores colocados estão garantidos e as outras vagas são sorteadas entre os melhores restantes.
Para abranger toda a equipe de vendas, além dos Assessores de Venda, que são os responsáveis diretos pelas vendas, são premiados os cargos de melhor Atendente, Gerente, Supervisor e Executivo de Contas, sendo assim tornando possível que todos os melhores, independente de cargo e função possam ser premiados.
Essa foi a origem desta Viagem de Incentivo e posteriormente a Agência Um Eventos criou o conceito, pois, uma vez definida as regras e políticas da campanha interna da Nextel, ficou aos cuidados da Agência preparar e contextualizar o evento.
Estávamos em uma época de grandes definições em relação aos eventos Copa do Mundo e Olimpíadas, com o Brasil bem cotado para ganhar a realização destes jogos, quisemos abordar o esporte como tema principal e aproveitando que no Canal Indireto a Viagem de Incentivo se chamava Seleção Nextel, que fazia alusão a uma seleção de futebol, onde somente os melhores jogam, pensamos então no nome Copa dos Campeões, que tem uma conotação mais forte e mais suntuosa, pois em uma copa de futebol somente as melhores seleções participam.
O nome “Copa” tem como intuito representar a campanha interna da Nextel e o adjetivo “Campeões” tem como intuito representar os melhores funcionários, ou seja, a Copa dos Campeões significa; que vamos premiar os melhores funcionários da campanha interna da Nextel e foi nesse sentido que a Viagem evolui, com o conceito de sempre fazer o melhor para os melhores e premiá-los com um fim de semana ao lado de um acompanhante e vivenciar momentos únicos e inesquecíveis, que somente campeões poderiam desfrutar.

Título: Copa dos Campeões da Nextel 2010
Tema: Alusão a uma copa futebolística (futebol)

Objetivos (além do principal, já informado acima):
- Surpreender todos os participantes;
- Valorizar o papel de cada participante no resultado final da Nextel;
- Homenagear a família do participante;
- Alavancar a motivação da equipe de vendas que não tinha acesso ao Presidente Concil’s;
- Fazer uma viagem de incentivo nos mesmos padrões do Presidente Concil’s;

Perfil do Público Alvo:
- Vendedores do Canal Direto da Nextel
- 60% homens e 40% mulheres

Número de ganhadores: 64
Número de acompanhantes: 64
Número de participantes Nextel: 5
Número de participantes presentes: 133
Local: Hotel Transamérica Ilha de Comandatuba | Una | BA
Data: 01 e 05 de Junho de 2011
Periodicidade: Anual
Abrangência: Nacional

Galeria de imagens
Convite | Primeiro contato com o tema do evento
Tag de Bagagem | Atendimento prévio
     

 

Agenda e Programação da viagem:

Ações pré-evento
- Envio de um Kit com boné e protetor solar para motivar e despertar a curiosidade dos participantes
- Teaser Eletrônico | Reservar a data
- Hotsite exclusivo (1) | Informações gerais (hotel, aéreo, agenda, etc) e confirmação de presença
- Reminder | Contagem regressiva e informações finais


Evento - 1º dia
O evento teve início no dia 01 de junho (quarta-feira) com o deslocamento de participantes de todo o Brasil até o Aeroporto de Ilhéus e de lá um transfer os levaria até a Ilha de Comandatuba.
Ao chegar no hotel, todos foram recebidos ao som do axé da Bahia com a dança de baianas tradicionais que ofereceram um welcome drink e um colar típico.
Na recepção, o check in foi facilitado (2), pois com as informações que o participante preencheu no hotsite, tanto ele quanto o seu acompanhante só precisavam assinar a ficha da EMBRATUR e pegar a chave do seu quarto.
Ao chegarem nos quartos, já foram contemplados com um Kit Boas vindas (3)com 01 Ecobag, 02 toalhas personalizadas e 02 chinelos personalizados de acordo com o tamanho que ele solicitou.
Mesmo com todas as informações do evento disponibilizadas no hotsite, os participantes recebram no quarto uma carta de boas vindas ressaltando algumas regras da viagem e um guia de bolso com a agenda detalhada de toda a viagem.
Para facilitar a integração de todos, eles também ganharam um bottom imantado com o seu nome para utilizar durante todo o período do evento.
A primeira noite da viagem foi a mais especial, pois tivemos um Jantar de Premiação(4)(5) para reconhecer o sucesso dos campeões. Por ser um jantar especial, não faltou elegância, todos os participantes estavam em traje de gala para receber a diretoria da Nextel que compareceu ao evento para fazer a entrega dos troféus, dentre eles tivemos a presença do Diretor Comercial; do Gerente Nacional de Contas Corporativas e do Vice Presidente de RH.
Todos os participantes foram chamados ao palco pela Mestre de Cerimônias Fiorella Mattheis(6) que é apresentadora da Rede Globo para serem homenageados e reconhecidos.
Durante toda a premiação tivemos transmissão simultânea para registrar cada momento.
Após o jantar e a premiação, que foram realizados no Salão Comandatuba, a festa estava só começando, pois tivemos um show exclusivo de tributo ao Tim Maia cantado pelo seu filho, o cantor Léo Maia(7) e com a presença de músicos da banda do pai.
Para encerrar tivemos a presença do jogador Kaká, do Real Madrid e da Seleção Brasileira de Futebol para abrilhantar e noite e fechar com chave de ouro.
Mas ao voltarem para o quartos, os nossos campeões tiveram outra surpresa, ganharam um Kit Vinho composto por uma garrafa e alguns acessórios.

Evento - 2º dia
Para o segundo dia, 02 de junho (quinta-feira), tivemos passeios locais ao longo do período da manhã e da tarde, de acordo com a solicitação do participante via hotsite, que poderia escolher entre o passeio Encontro das Aguas (8) ou o passeio pela Lama Negra (9). Ambos monitorados pela Agência Um Eventos e pela Capitania de Comandatuba.
Por serem passeios exclusivos, o número de participantes era limitado, portanto demos a opção aos participantes de escolherem o dia e horário de realização e assim criando uma agenda flexível para que ele pudesse desfrutar da melhor maneira que lhe fosse conveniente, mas mesmo assim gerando integração e oferecendo atividades lúdicas.
Após este dia tranqüilo, oferecemos um jantar diferente de tudo que eles estavam acostumados, criamos um Jantar de Experiência Gastronômica. Convidamos a renomadíssima chefe de cozinha Morena Leite (10) para assinar o cardápio daquela noite, com pratos e ingredientes escolhidos e produzidos por ela, que levou uma equipe para Comandatuba.
Este jantar foi realizado na Aldeia, onde montamos uma cozinha em cima do palco, sendo assim os participantes puderem aprender com ela como fazer alguns pratos e puderam interagir com a chefe. Para não perder nenhum detalhe, tivemos transmissão de todos os pratos feitos.
Nesta noite fizemos um sorteio do livro da Chef Morena Leite, que foi autografado pela própria e todos receberão as receitas feitas naquela noite acompanhado de mais um brinde, um Kit Relaxante(11), composto por cremes e óleos.


Evento - 3º dia
Para o terceiro dia, 03 de junho (sexta-feira) seguimos como a mesma agenda no periodo da manhã e da tarde, com a realização dos passeios escolhidos pelos participantes, com uma nova sugestão de compras no vilarejo de Comandatuba, que possui lojas com artesanato local.
Para animar a terceira noite fizemos um Lual no Bar do Deck(12), com todos os participantes vestidos de branco e com um jantar bem informal.
Após o jantar tivemos a apresentação do DJ Peixe que comandou a pista de dança durante toda a madrugada.
Depois de tanta animação os participantes ganharam no quarto um brinde do artesanato local, uma “baiana” feita de cabaça.

Evento – 4º dia
No quarto dia, 04 de junho (sábado) os últimos participantes realizaram seus passeio e puderam curtir algumas atividades de lazer oferecidas pelo hotel.
Neste dia enviamos a todos os quartos as informações do check out e transporte aéreo, para facilitar e organizar toda a logística.
Para fechar a nossa última noite, tivemos um Jantar Brasileiro(13), com um cardápio típico da Bahia e algumas atrações. Para receber os participantes na Aldeia, tivemos um show de capoeira(14) feita pela comunidade local e para acompanhar o jantar tivemos um show de voz e violão(15) com uma dupla de músicos.
E como não poderia faltar, ao chegar no quarto os participantes ganharam um Kit Regional com diversos quitutes e guloseimas local.

Evento – 5º dia
No quinto e último dia, 05 de junho (domingo) tivemos o check out de todos os participantes que seguiram de transfer(16) do Hotel Transamérica Ilha de Comandatuba até o Aeroporto de Ilhéus e de lá retornaram para as suas cidades.

Ação pós-evento

A Agência Um criou um DVD especial para os participantes, contendo um vídeo com os melhores momentos e um CD com fotos de todos os dias e momentos da viagem.


Inovações Tecnológicas

O local de realização do evento, a Ilha de Comandatuba, não possui sinal para os aparelhos da Nextel e diante de um evento da empresa, não podíamos permitir que os nossos participantes, todos os usuários de Nextel, ficassem sem poder utilizar o seu celular por 5 dias.
Por isso, em parceria com a Nextel montamos uma antena móvel com sinal Nextel. Trata-se de uma carreta que comporta toda a tecnologia necessária para emissão de sinal no perímetro do hotel.
É uma carreta com gerador próprio e o controle é remoto, ou seja, qualquer alteração poderia se feita de São Paulo, no centro de TI da Nextel.
De uma forma econômica, prática e usando a tecnológica, resolvemos a questão da ausência de sinal da Ilha de Comandatuba.

Outro item tecnológico que usamos para abordar os participantes foi o sistema de televisão do hotel, onde tínhamos um canal só para a Nextel e lá passávamos informações como agenda e atividades. Conseguíamos passar a informação em tempo real para todos os participantes, pois sempre que as TVs eram ligadas, já sintonizavam no canal do evento.

Desafios

Grandes desafios foram impostos desde o início, pois havia a necessidade de criar uma Viagem de Incentivo nos mesmos padrões do Presidente Concil’s que é uma viagem internacional, mas com diferenciais. Reconhecer e valorizar os ganhadores gerando integração. Reunir as informações de ganhadores do Brasil todo e fazer um atendimento padronizado e seguro. E por ser a primeira edição, despertar a curiosidade e motivação dos vendedores para a próxima edição.

Desafios x Soluções

1 – Como fazer uma viagem nacional nos mesmos padrões que uma viagem internacional?
Temos belezas raras no Brasil e a escolha pela Ilha de Comandatuba não foi por acaso. O intuito era levar os participantes para um lugar único, que não tivesse em nenhum outro lugar do mundo. Valorizar o Brasil e evidenciar as nossas qualidades.

2 – Mesmo não sendo os principais vendedores da Nextel, como reconhecer e valorizar os ganhadores?
Desde o momento que os participantes souberam que eram os ganhadores, eles foram tratados de forma única e transformadora. Atendimento personalizado para dúvidas via telefone e e-mail, as melhores opções de aéreo, transporte personalizado para todos, serviço all inclusive no hotel, passeios gratuitos, brindes todas as noites, show exclusivo do Léo Maia e presenças especiais da Fiorella e do Kaka.

3 - Como gerar integração entre 130 participantes que não se conhecem?
Como ponta pé inicial, todos deveriam usar um pin com o seu nome durante todo o evento. Todos os passeios turísticos sugeridos foram feitos em pequenos grupos para gerar um contato. Todos os jantares foram montados em mesas redondas para 8 pessoas, para que todos pudessem conversar.

4 – Como reunir as informações de participantes de todo o Brasil em um único meio de comunicação e conseguir dar respostas rápidas sobre o cadastramento e dúvidas para o cliente?
Um hotsite foi lançado com a função de interagir com o público de forma rápida e eficiente. As atualizações eram imediatas e acompanhadas por todos os convidados. O cadastro de todos os participantes foi realizado através da ferramenta, bem como todas as informações de logística, hospedagem, transportes terrestres e aéreos foram divulgados também por ele.


5- Criar um diferencial com relação a todas as outras viagens da Nextel.
Para criar um diferencial, realizamos atividades exclusivas como o Show do Léo Maia, o Jantar Gastronômico com a Morena Leite e a presença da Fiorella Mattheis como mestre de cerimônia. Em nenhuma outra viagem da Nextel, temos presença de pessoas famosas e atividades tão exclusivas e seletas. Todos os artistas foram brifados para interagirem com o público e reforçarem o mérito de todos que estavam ali.

6 – Como despertar a curiosidade dos participantes e motivação para a edição do próximo ano?
Com o formato de viagem realizado e as atividades propostas, aliadas a um atendimento totalmente exclusivo, todos os participantes deixaram o evento ansiosos com a próxima edição. As atividades exclusivas, o local sugerido e agenda completa de atrativos gerou uma motivação extra para outros competidores.

Galeria de imagens
Hotsite exclusivo | Pré Evento
Recepção exclusiva
Kit Boas Vindas
Decoração | Jantar Premiação
Cenografia | Jantar Premiação
MC | fiorella Mattheis
Show | Léo maia
Passeios Exclusivos | Encontro das Aguas
Passeios Exclusivos | Lama Negra
Jantar Experiencia Gastronomica | Morena Leite
Kit Relaxante
Luau | Bar do Deck
Jantar Brasiliero | Aldeia
Show de Capoeira
Show ao vivo de voz e violão
Transporte Personalizado
Entrega de troféus
Layout | Tecnologia Sistema de TV
Reminder | Motivar os participantes
Tag/bilhete | Brinde relaxante
         

 

Desempenho econômico

A receita total do evento ficou em R$ 607.332,43 para o total de 133 participantes, sendo o valor per capta de R$ 4.566,40 por participante.

Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:

- Staff
Pré-evento: 3 profissionais Agência Um | diretos
Durante: Aproximadamente 75 profissionais | diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas
Pós-evento: 2 profissionais Agência Um | diretos

- Refeições
- Foram servidas 1.729 refeições entre cafés da manhã, coffee-break, almoços e jantares

- Transportes
Nº de passagens aéreas de ida e volta: 266
Nº ônibus, micro ônibus, vans e balsa: Aproximadamente 16 veículos


SUSTENTABILIDADE

Um dos pilares que a Agência Um Eventos valoriza é a sustentabilidade, por isso realizamos algumas ações no evento com o intuito de fortalecer as ações sociais e ecológicas.
Primeiramente, nos informamos com o Hotel Transamérica Ilha de Comandatuba a política ambiental e nos deparamos com um cenário muito favorável, que colaborou para nossa responsabilidade social e ecológica.
Desde a sua inauguração há quase 20 anos, a preocupação com a sustentabilidade está presente na vida de todos que fizeram ou fazem parte do Hotel Transamérica Ilha de Comandatuba.
Diversos projetos sociais e ambientais implantados pelo hotel melhoram a qualidade de vida da população e garantem o equilíbrio ecológico na Ilha de Comandatuba.
A ida do hotel para a Ilha de Comandatuba levou desenvolvimento para a região, empregando a maioria de seus moradores e melhorando a qualidade de vida e o crescimento da população.
Do esgoto, que passa por um moderno processo anaeróbico, ao lixo orgânico, que é tratado na usina de compostagem e transaformado em adubo, cada área que compõe a infra-estrutura do hotel adota ações que revelam o respeito ao meio ambiente.
Em parceria com a Universidade Estadual Santa Cruz (UESC), o óleo residual de cozinha passa por um processo de reciclagem que produz o biodiesel. Iniciada em 2002, já foram recolhidos mais de 24.000 litros de óleo residual.
A reciclagem do lixo é realizada através da coleta seletiva de vidro, plástico, metal e papel que são separados e comercializados. O restante do lixo é compactado, refrigerado e depositado em um aterro sanitário no município de Una.
Para a população de Una e Canavieiras é realizado um trabalho de conscientização ambiental em conjunto com a ONG Ecotuba. Para permitir uma maior interação das comunidades à estrutura do Hotel Transamérica e vice-versa, são organizadas mostras culturais onde moradores locais demonstram atividades como saída de jangada, canoa, subida de coqueiros, lançamento de tarrafa e demonstração de capoeira. Da mesma forma, são organizadas excursões com membros da comunidade para conhecer a estrutura do hotel como campo de golfe, aeroporto e áreas de passeio.
Com este papel importante citado a cima o hotel também outros projetos sociais e ambientais como:
- Projeto Chama-Maré
- Projeto Queloniatuba
- Projeto de Artesanato Ecológico
- Projeto Trans-Ação
- Integração das Comunidades aos HTIC
- Parceria com o Instituto Ayrton Senna
- Ação Comunitária

Uma das premissas da sustentabilidade é o apoio a comunidade e entidades locais. Para colocar isso em prática optamos em contratar alguns brindes com as lojas da comunidade de Una.
Os brindes da terceira e quarta noite, a Baininha e o Kit Guloseima, respectivamente, que representam a cultura local foram fabricados por moradores de Una.
Tínhamos a opção de contratar estes brindes de São Paulo ou até mesmo de Salvador e Ilhéus que são cidades mais próximas, mas reforçamos o nosso intuito em fabricar com comunidades locais e viabilizamos este processo.

Entre uma das ações de responsabilidade ecológica da Agência Um Eventos está a coleta seletiva de materiais, o reuso de papel e a utilização de papel reciclado. Além de campanhas anuais, como a do Agasalho.

Toda a sobra de material de eventos é doada para instituições correspondentes a utilização do produto, como por exemplo, camisetas para asilos ou material escolar para orfanatos.

A responsabilidade social está incorporada as filosofias da agência, que a cada evento busca conscientizar seus clientes e parceiros. Sempre é sugerida a realização da coleta seletiva e a doação de materiais. Em alguns casos trabalha com portadores de deficiência física em seu time para completar as ações.

No evento
- Todos os arranjos florais eram plantados, mantendo-os vivos para reutilização
- Todas as lixeiras eram de coleta seletiva
- Todo o papel utilizado era certificado ou reciclado
- O gerador contratado continha biocombustível
- Os materiais, que foram descartados, foram doados para institutos de reciclagem

Galeria de imagens
Transporte | Atendimento na chegada dos paxs
A&B | Uma das mais de 1.700 refeições servidas
A&B | Exclusividade em todas as refeições
   

 

 
  • Telefones para contato: (11) 2936-9030 - (11) 7569-9892