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Case: CÚPULA EMPRESARIAL BRASIL - ESTADOS UNIDOS
Candidato: Comunicato Organização de Eventos Ltda./Comunicato Eventos Inteligentes
Segmento: Eventos
Estado: DF
TROFÉU LEVITATUR
Categoria: Congresso Internacional
 
Cúpula Empresarial Brasil - Estados Unidos com presença de Barack Obama

Somos a Comunicato Eventos Inteligentes e realizamos sonhos desde 1998. Ao longo desses 13 anos nos especializamos em transformar desejos e expectativas em realidade.
Pautados pela criatividade e inovação desenvolvemos projetos que vão desde o planejamento até a execução
De pequenas a grandes realizações a Comunicato planeja com inteligência e realiza com excelência. Isso porque nossa equipe tem paixão pelo que faz.
O compromisso com o sucesso traz uma inquietude que nos obriga a estarmos atualizados às tendências nacionais e internacionais do mercado, sendo com isso capazes de oferecer aos nossos clientes o que há de mais inovador em termos de soluções e tecnologias.
Nosso desafio diário é o de "pensar com a cabeça do cliente", entender o que ele precisa, decifrar o que ele quer, e ir além... de forma inteligente. Aliando o custo ao benefício, o planejado ao executado, o problema à solução, a dificuldade à superação, o resultado à satisfação.
Essa filosofia é compartilhada por todos os nossos parceiros e fornecedores que não limitam esforços para o alcance dos objetivos e metas traçadas para cada evento.

Mas não paramos por aí. Desde 2010 a Comunicato procura fazer um pouco mais por todos nós e pelo nosso planeta. Entendemos que nosso papel não se limita a atuações pontuais, ele vai muito além e pode trazer resultados extremamente significativos para a nossa sociedade e para o mundo.
Por isso criamos a ECOMUNICATO que tem a função de assumir a nossa responsabilidade social, visando o resgate da cidadania e o respeito ao meio ambiente.
A ECOMUNICATO está presente em nossos eventos inserindo práticas ambientais sustentáveis, fazendo avaliação da emissão de gás carbônico e apresentando formas de neutralizar a emissão de CO2 na atmosfera, utilizando materiais menos agressivos ou inofensivos ao meio ambiente, dando destinação correta a resíduos e sobra de materiais e realizando ações sociais.

Mas antes de tudo ela está presente no nosso dia a dia. Ela transformou nossa forma de enxergar o mundo e levou para dentro da Comunicato uma cultura mais sustentável e a conscientização da importância de cada um de nós no futuro do planeta.


Conheça nossos resultados em números acessando o clip:
http://www.youtube.com/watch?v=rIWbBt5zH08

Galeria de imagens
Comunicato Eventos Inteligentes
       

 

Título: Cúpula Empresarial Brasil - Estados Unidos
Marca Fantasia: Visita Presidente Obama ao Brasil
Nº de Participantes: 400 convidados
Data: 19 de março de 2011
Local: Centro de Convenções Brasil 21 - Brasília/DF
Entidade Promotora: Confederação Nacional da Indústria
Entidades Apoiadoras: US Chamber e USA-BR Business Council
Evento Paralelo: Meet & Great

Assista ao vídeo síntese do evento: http://www.youtube.com/user/comunicatoeventos#p/a/u/1/c8ii2YbxIw8

Dia 19 de março de 2011 foi um sábado marcado pela chegada do Presidente americano Barack Obama ao Brasil. Todas as atenções e a imprensa do mundo inteiro, por alguns instantes, se voltaram para esta visita.
Na agenda repleta de compromissos o Presidente marcou um encontro com empresários brasileiros, em Brasília, após almoço com a Presidente Dilma Roussef.

O evento, batizado de Cúpula Empresarial Brasil - Estados Unidos previa, além do encerramento com o pronunciamento do Presidente Obama, uma programação com a participação de empresários brasileiros e Secretários de Estado Americanos que vieram na comitiva do Presidente Obama, conforme programação:

PROGRAMAÇÃO
09:00 -11:00 Credenciamento

11:00 -11:40 Abertura pelos Co-presidentes da Cúpula Empresarial Brasil-Estados Unidos: Robson Andrade, Presidente da CNI
Embaixador Anthony Harrington, Pres. Honorário da Seção Americana do Conselho Empresarial Brasil- EUA

11:45-12:00 Apresentação do Secretário de Energia dos Estados Unidos da América, Sua Excelência Dr. Steven Chu

12:00- 13:00 Criando um Futuro Seguro e Sustentável para o Setor Energético
Moderador: William Waack, Jornalista, Rede Globo
Debatedores: Aris Candris, CEO, Westinghouse Electric Company
José Sérgio Gabrielli de Azevedo, CEO, Petrobras
James Hackett, Presidente e CEO, Anadarko Petroleum Corporation
Rubens Ometto Silveira Mello, Presidente do Conselho, Cosan

13:20 -14:50 Almoço com Apresentação
Henrique Rezinski, Presidente da Seção Brasileira do Conselho Empresarial Brasil-EUA
José Almeida Bastos, Diretor Geral, Merck, Sharp & Dohme
Wesley Batista, Presidente, JBS-Friboi

15:10-15:20 Palavras de John Faraci, Presidente da Seção Americana do Conselho Empresarial Brasil-EUA

15:30-16:15 Apresentação de Sua Excelência Barack Obama, Presidente dos Estados Unidos da América

O evento foi pensado e discutido durante 05 semanas por profissionais da White House, Embaixada Americana, Confederação Nacional da Indústria - CNI, U.S. Chamber, Câmara Americana de Comércio - AMCHAM, USA-BR Business Council e Comunicato Eventos Inteligentes. Dada as características do evento o grau de autonomia das entidades promotoras era muito pequeno. Toda e qualquer iniciativa deveria antes ser aprovada pela White House. Uma equipe de 35 profissionais americanos da White House e Security Service, desembarcou em território nacional três semanas antes do evento e implantou sua metodologia de trabalho que tinha que ser seguida em minuncias.

Todas as normas e exigências protocolares foram atendidas. Desde a formatação padrão de palco até as restrições a áreas de acesso ao caminho que seria feito pelo Presidente dentro do Centro de Convenções, com necessidade, muitas vezes, de adaptação da estrutura local do espaço com paredes cenográficas para desvio de corredores ou isolamento de portas e até criação de novas áreas.
As exigências passaram até pela transmissão ao vivo do evento pela Internet, que foi monitorada pela equipe de Comunicação da White House.

Marcado por um forte esquema de segurança internacional o evento contou também com o envolvimento do Detran, Polícia Civil, Polícia Militar, Polícia Federal e Forças Armadas, que juntos foram responsáveis por toda movimentação do Presidente Obama em solo brasileiro, incluindo as definições de logística de saída do Presidente Obama do Itamaraty (onde ele teria compromisso anterior com a Presidente Dilma) e chegada ao Brasil 21 (local do evento).

O Encontro contou com a presença de 400 convidados brasileiros selecionados entre autoridades federais e grandes empresários. CEO´s de grandes empresas nacionais como Gerdau, Votorantim, Banco Itaú, Petrobrás, Vale, Fiat, Volkswagen, Shell, Vivo, estiveram presentes, além dos empresários e autoridades americanas que acompanharam a Comitiva.

Galeria de imagens
Almoço Empresarial
Cardápio especial
Barack Obama encerrou o evento
Presidente dos EUA foi muito aplaudido em seu discurso
Petit four
Entrada especial para área VIP
Imprensa Mundial
Mediador William Waak
Plenária Internacional
Palestrantes Nacionais e Internacionais
Salão inferior montado para almoço
       

 

Para a realização do evento foi necessária uma logística especial guiada pelas normas e protocolos da White House e do Security Service e que nos impuseram grandes desafios.

1. O Centro de Convenções Brasil 21 foi totalmete cercado e isolado para o evento, da garagem aos andares de escritório próximos ao Auditório. Uma determinação que trouxe muita indisposição junto aos Condôminos que possuem salas no edifício. Apesar de ser um sábado, no dia da visita ninguém poderia entrar no prédio.
Com 15 dias de antecedência começaram a ser enviadas circulares aos condôminos, uma delas inclusive assinada pelo próprio Serviço Secreto Americano explicando a necessidade da ação. Com essa antecedência os condôminos puderam se programar para não usarem seus escritórios naquele dia.

2. Imprensa. O mundo inteiro acompanha os passos do Presidente dos Estados Unidos, consequentemente a imprensa do mundo inteiro estaria presente ao evento. Para recebê-los foi montada uma estrutura gigantesca para atendimento às necessidades e demandas dos veículos de comunicação. Além de uma sala paralela ao evento, de 200 m², com 50 computadores e 10 links dedicados de internet, foi montada, dentro do próprio auditório, uma área de 430m² com estrutura de 10mx15m para câmeras e fotógrafos e 25 mesas com notebooks e link de internet para redação. Toda estrutura necessária para que os veículos pudessem fazer suas matérias e enviá-las em tempo real.
Ao todo foram 110 veículos, de todo o mundo, presentes ao evento. O Encontro com os empresários foi notícia nos principais veículos de comunicação.
O evento contou até mesmo com a presença do CQC, que tinha a missão de entregar uma bola de futebol americano ao presidente, mas foi barrado pela segurança e obrigado a deixar a bola do lado de fora do Centro de Convenções.
Doze caminhões satélites, de diferentes veículos, foram colocados em local discutido e autorizado para transmissão de imagens do evento.


3. Dois dias antes do evento recebemos a informação da Aeronáutica de que o espaço aéreo brasileiro seria totalmente fechado nas 2 horas que antecedessem a chegada do avião do Presidente e 02 horas depois de qualquer deslocamente que ele fizesse.
A programação do nosso Encontro entre empresários brasileiros e americanos e os Secretários de Governo americanos tinha início às 10 horas e 90% do empresariado que iria comprarecer ao evento, viria de fora de Brasília. Alguns em aviões particulares, outros em aviões de carreira, mas o fato é que todos deveriam agora chegar com 01 dia de antecedência.
Isso impactava na agenda de vários deles, mas felizmente conseguimos contornar, inclusive com o nosso moderador, Willian Wack, que deveria terminar o Jornal da Globo e voar de madrugada em avião particular.
Conseguimos também, com a Aeronáutica, a liberação de rotas de vôo alternativas dando a possibilidade de descida do avião em Luziânia - GO e vinda de carro até Brasília ( xx km). Muitos emrpesários atenderam à sugestão.

4. Um outro desafio foi conciliar nosso evento ao anterior ao nosso. O Presidente Obama tinha em sua agenda um almoço com a Presidente Dilma Roussef no Itamaraty e logo depois viria ao Encontro com os empresários.
Até aí tudo bem. O problema é que para saída do Itamaraty e deslocamento ao Brasil 21 o trânsito seria totalmente fechado e colocado no sentido inverso. Isso não seria problema se não estivessem no almoço do Itamaraty o presidente da CNI, Ministros de Estado e Parlamentares que participariam no Encontro no Brasil 21, e se não houvesse a proibição, por parte do Serviço Secreto Americano de acompanhamento do Presidente nesse fluxo.
Também não haveria problema se não houvesse a proibição expressa de entrada, de qualquer pessoa no Edifício após a entrada do Presidente Obama.
Foram muitos dias de negociação intensa em que a Comunicato esteve diretamente em contato com as autoridades americanas na tentativa de viabilizar esse deslocamente conjunto.
Às vésperas do evento conseguimos autorização para deslocamento de 01 único ônibus, com 41 lugares, que veio acompanhado por 02 seguranças americanos dentro do veículo e escoltado pela Policia Militar.
Outro desafio, após a autorização, foi garantir que não haveria mais que 41 autoridades para entrarem no ônibuis, uma vez que todas as 150 pessoas que estavam no almoço foram convidadas para o Encontro.
Felizmente o ônibus saiu com 41 autoridades, dentre elas os Ministros Guido Mantega, Fernando Pimentel, Aloísio Mercadante, Edison Lobão, Pedro Novais e outros.

5. Outro grande desafio foi a realização do Meet and Greet. Evento realizado pela Embaixada Americana para encontro do Presidente Obama com cidadãos americanos residentes no Brasil. Um evento paralelo e independente do Encontro da Cúpula Empresarial, mas que deveria obrigatoriamente ser realizado no mesmo local, por uma questão de logística.
A Comunicato foi convidada também a fazer esse evento, o que facilitou bastante as negociações entre as partes envolvidas, sendo possível viabilizá-los de forma independente e sem interferência entre os mesmos.
Apesar de acontecerem em andares diferentes, o que separa um espaço de outro é apenas uma escada. A entrada principal para os salões também é a mesma. E o público era totalmente diferente.
Fizemos então o isolamente total das áreas, fechando as escadas de acesso com grandes painéis. Conseguimos também fazer a chegada e saída para o Meet and Greet por uma entrada secundária. Assim, os públicos não se misturaram e os eventos aconteceram com equipe e estruturas totalmente independentes.

Galeria de imagens
Encerramento realizado por Barack Obama
Estrutura montada para palestra durante almoço
Credenciamento Informatizado
Cyber
Registro de presença eletrônico
         

 

O investimento para este evento foi todo feito pela Confederação Nacional da Indústria, com recursos próprios, e indiscutivelmente o retorno e o ganho de imagem conseguidos foram incomensuráveis.
A CNI esteve presente em toda repercussão que a mídia deu ao evento e seu presidente foi citado não só nos principais veículos nacionais como também intenacionais de comunicação.
Além disso o objetivo do evento que foi a discussão da abertura do mercado americano para os produtos nacionais foi abordada pelo Presidente Obama em seu discurso e chegou a ser tema da Revista Veja da semana seguinte ao evento. Houve então a promessa do Presidente em atender aos anseios brasileiros.
Melhor retorno do investimento feito no evento e a incalculável oportunidade de geração de negócios para o Brasil nos EUA, certamente não poderia acontecer.

O evento trouxe ainda grandes oportunidades de negócios aos empresários nacionais, que puderam, durante o almoço, fazer um extenso network com os empresários americanos presentes.

Galeria de imagens
Certificado entregue pela Casa Branca
       

 

 
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