Prêmio Caio Sustentabilidade
Sobre a 2a Edição
Prêmio
Sobre o Prêmio
Patrocinadores
Conselho Diretor
Apoiadores
Mídia Partner
Realização
Fale Conosco
Inscrições
Tutorial de Inscrição
Categorias
Para se Inscrever
Notícias
Acontecendo
Clipping
Jacaré News
Cadastre-se
Edições Anteriores
11ª Edição
Prêmio Caio Sustentabilidade
Prêmio Caio da Década
10ª Edição
9ª Edição
8ª Edição
7ª Edição
6ª Edição
5ª Edição
4ª Edição
3ª Edição
2ª Edição
1ª Edição

Prêmio Caio 11ª Edição

Case: INAUGURAÇÃO C.D. LONDRINA | MASISA
Candidato: G&V Produções e Eventos Ltda/Atmosfera Eventos
Segmento: Eventos
Estado: PR
 
Inauguração CD Londrina | 16 Setembro 2010

Mais Confiança e Mais Proximidade. Essa é a proposta da MASISA

A MASISA é uma das empresas líderes na produção e comercialização de painéis de madeira para móveis e arquitetura de interiores. Ela conta com ativos florestais em grande parte da região, garantindo assim a matéria-prima para o negócio de Painéis. A proposta de valor da MASISA é ser uma marca confiável, próxima de todos os seus públicos, que se antecipa às necessidades dos mercados por meio da inovação em produtos e serviços, e que opera de forma responsável em relação à sociedade e ao meio ambiente.
A empresa conta com 12 fábricas na Argentina, Brasil, Chile, Venezuela e México, todas certificadas pela ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001. Além disso, todos os painéis MASISA possuem a certificação européia E-1, que garante a baixa emissão de formaldeído em seus produtos.
A região norte do Paraná é um dos importantes pólos moveleiros do pais, e seguindo sua proposta de valor, a Masisa trouxe para Londrina (PR) um Centro de Distribuição (CD) com mais de 5.000 metros quadrados. Essa decisão estratégica visa melhorar a eficiência e rapidez no atendimento da crescente demanda por materiais primas de qualidade e estilo na região, principalmente aos fabricantes de móveis de Arapongas e Região.
Por trás da escolha do local para abrigar o CD existiu uma preocupação ambiental. A expectativa da Masisa é de que o transporte dos painéis da fábrica, no Rio Grande do Sul, até o CD, seja feita 100% pelo modal ferroviário. “Se considerarmos um transporte de, em média 84 mil toneladas de produto por ano, a escolha do modal ferroviário nos permite deixar de colocar nas estradas cerca de três mil caminhões, juntos, equivaleriam a uma fila de aproximadamente 60 km. Com isso, geramos também ganhos sociais e ambientais, pois menos caminhões nas estradas equivalem a um menor risco de acidentes e a uma menor emissão de carbono”, explicou o diretor.
Para marcar essa etapa da empresa no Paraná, foi realizado um evento de relacionamento com os stakeholders da empresa. Vindos de várias cidades do norte Paraná e sul de São Paulo, os mais de 200 convidados puderam conhecer in loco o Centro de Distribuição em um evento especial de relacionamento.

Nome do evento: Inauguração CD Londrina
Local: Antigo Galpão do IBC (Instituto Brasileiro de Café)
Data: 16 setembro 2010
Horário: à partir das 19h00
Abrangência: Regional (norte do PR e sul de SP)
Promotor do evento: MASISA
Organizador: Atmosfera Eventos


1) Qualidade, Inovação e Proximidade ao Cliente

A proposta de valor da MASISA é ser uma marca confiável, próxima de todos os seus públicos, que se antecipa às necessidades dos mercados por meio da inovação em produtos e serviços, e que opera de forma responsável em relação à sociedade e ao meio ambiente.
A MASISA tem demonstrado sua capacidade de gerar confiança rapidamente nos mercados que atende. Ainda que existam oportunidades de melhoria, o mercado reconhece a MASISA como a alternativa com melhor serviço e, diferente de seus concorrentes, a Empresa se distingue por sua forma de se relacionar com seus clientes.
Reforçar seus valores junto ao importante pólo moveleiro do norte do paraná era o principal objetivo do evento.


2) Maior Desafio: o local do evento
Um armazém ferroviário da década de 50.


O principal desafio deste evento foi sem dúvidas, o local para a realização do mesmo: um antigo barracão do IBC (Instituto Brasileiro de Café) com mais de 60 anos e 28.500 metros quadrados. O galpão foi construído próximo a linha ferroviária e possui estrutura de trilhos para desembarque das cargas férreas em seu interior.

O primeiro desafio foi definir qual espaço dos 28.500 metros quadrados seriam usados para o evento de 300 pessoas. O galpão possui apenas entradas para a passagem de vagões e uma entrada de serviço e portanto precisávamos criar um acesso próximo à entrada dos veículos e também próximo à linha de trem para a realização da intervenção durante o evento. Para tal foi trabalhado com um marceneiro uma passarela e uma escada de acesso ao galpão, a entrada recebeu cortinagem e cenografia, formando um túnel de acesso ao evento.

Uma vez definido o local a ser utilizado, o próximo desafio foi como delimitar o espaço a ser empregado para o evento, tornando o local agradável e expondo os produtos da empresa. Um solução elegante e financeiramente interessante, foi utilizar os próprios palets de produto como paredes e formando corredores, delimitando os espaços e expondo o produto para os clientes. Para que isso fosse possível, a equipe de logística do CD trabalhou em parceria com a organização do evento, garantindo uma quantidade de palets necessária e dispondo os mesmos de acordo com a planta baixa do evento. Os palets receberam iluminação cênica e banners com os valores da MASISA.

Por ser um galpão ferroviário, o pó torna-se um outro ponto importante para ser estudado para o êxito do evento. Uma equipe de limpeza foi chamada para fazer uma limpeza prévia 2 dias antes do evento - quando demos inicio à montagem - no dia e após o evento. Os trilhos foram constantemente humedecidos para evitar que o pó fosse levantado durante o evento. O mesmo foi feito na área externa do local, onde os carros ficariam estacionados.
A área usada para a cozinha do evento foi isolada do restante do local do evento e recebeu um tratamento espacial quanto à boas práticas de higienização e segurança.

Por fim, o galpão não possuía banheiros em quantidade suficiente e próximos ao local do evento. Como solução, montamos um corredor com os palets onde os convidados (na grande maioria homens) encontrariam banheiros portáteis totalmente equipados, uma mesa com amenities, espelho e sofá. O mesmo ambiente foi recriado para as mulheres.

Tendo em vista a localização do barracão e a intervenção a ser realizada no local do evento, como forma de assegurar a segurança de todos, uma equipe de apoio médico ficou o tempo todo à disposição dos convidados.

Ao final de 3 dias de montagem, o local do evento ficou totalmente remodelado e adequado para surpreender os convidados.


3) No cerimonial, o descerramento de uma.... locomotiva

Surpreender os convidados com elementos diferenciados. Esse foi o objetivo da organização do evento, desde a recepção com uma equipe de valet vestida à antiga até o término do evento onde os convidados recebiam a sua foto tirada na recepção em um belíssimo porta retratos especialmente desenhado e confeccionado com o próprio produto da MASISA. Uma recordação que com certeza ficará nas mesas e prateleiras dos convidados.
Durante o cerimonial a equipe de organização preparou uma intervenção inusitada. No momento da solenidade de descerramento da fita inaugural, uma locomotiva entrou atras do palco, buzinando e trazendo vagões com os produtos. O público, incrédulo, levantou-se para poder filmar e tirar fotos.
Para que isso fosse possível, houve um trabalho de mais de 15 dias com todo o setor de logística da MASISA em conjunto com a equipe de logística da ALL que conseguiram adequar a programação para que a locomotiva e os vagões estivessem em Londrina no dia do evento, sem atrapalhar o restante da logística dessas empresas. A ALL disponibilizou um maquinista para que a intervenção fosse um sucesso. Foram realizados ensaios durante a tarde, de modo que ao término da intervenção os vagões parariam nos locais determinados onde receberiam iluminação cênica e passariam a compor a ambientação do local.
Após o cerimonial, o vagão carroçado da MASISA transformou-se em back drop para o quinteto de JAZZ que tocou um repertório especialmente escolhido para os convidados do evento.


4) programação do evento

Ao chegarem no local do evento, por volta das 19h00, os convidados tinham um serviço de Valet à espera. Uma Hostess dava as boas vinhas no tunel em tecido tencionado montado em uma das entrada dos vagões do galpão. Um piso recoberto de carpet vermelho assim como uma escada de acesso ao galpão foram especialmente produzidos por um marceneiro.

Uma vez no espaço do evento os convidados foram recepcionados pela equipe da MASISA que os convidavam a tirar uma foto em frente a um Back Drop especialmente desenvolvido para esse fim. Os convidados recebiam uma senha numérica para poder retirar a sua foto ao término do evento.

Ao saírem do receptivo os convidados eram direcionados para um corredor formado por palets de placas em MDF da MASISA. Seguindo por esse corredor, os convidados se deparavam com um galpão inteiramente produzido: as "paredes" do espaço usado para o evento foram feitas com os palets de madeira devidamente iluminados. Ao fundo do salão, um belíssimo palco determinava o limite do espaço a ser usado no evento e projeções de imagens da MASISA passavam nos telões e nas TVs de plasma distribuídas pelo ambiente.

Recepcionistas, especialmente treinadas para o evento, deram todo o suporte e a orientação aos convidados durante o evento.

Lounges espalhados por todo o local ofereceram apoio e conforto aos convidados para se sentarem. Para o cerimonial foi montado um espaço em formato auditório. O paisagismo era composto de plantas altas de modo deixar o espaço mais aconchegante. Foram usados arranjos de copos de leite para as mesas e aparadores, conferindo simplicidade e elegancia nesse evento praticamente masculino.

Um item bastante diferente chamava a atenção dos convidados: um trilho de trem passava em toda a lateral do ambiente principal do evento.

O Cerimonial do evento foi bastante objetivo e contou com um belíssimo video institucional da MASISA através do qual os convidados puderam aprofundar os conhecimentos sobre a empresa, seus valores e metas assim como suas ações de responsabilidade ambiental e social. Na sequência, os diretores da empresa fizeram seus pronunciamentos. No momento do descerramento da fita inaugural, uma surpresa. Ao fundo ouve-se uma buzina de trem. Os convidados, incrédulos, levantaram-se de seus lugares para verificar o que estava acontecendo. Uma locomotiva da ALL surge de traz do palco trazendo vagões abertos e outros carroçados com produtos MASISA. O descerramento da fita foi feito abrindo-se as portas do vagão e apresentando a carga. O CD Londrina estava oficialmente inaugurado e os participantes foram convidados a apreciarem o coquetel ao som de um trio de Jazz e MPB.

O serviço de buffet foi volante e em forma de coquetel, assinado pelo tradicional Buffet Planalto. Para finalizar o coquetel os convidados foram agraciados com uma belíssima mesa de café e chás especiais, acompanhados de trufas e petit fours.
Como recordação todos os convidados receberam um porta retratos com a sua foto tirada no inicio do evento. O porta retrato foi especialmente desenvolvido para a MASISA empregado o produto da empresa - as placas de MDF. Para levarem o presente juntamente com um catalogo da empresa, os convidados recebiam uma eco bag das promotoras.


5) Atividades paralelas:

- Confirmação de presença:
No pré evento, além da produção das peças de comunicação do evento a equipe de organização ficou responsável pela confirmação ativa dos convidados e envio do convite por email para reforçar e relembrar o evento.

- Transfers:
Para as convidados que chegariam à Londrina pela via aérea, foram providenciados transferes In/Out do aeroporto para o hotel e do hotel para o local do evento.


6) Materiais produzidos

Todos os materiais produzidos para esse evento seguiram a linha de comunicação institucional da MASISA. Foram produzidas as seguintes peças:

- Placas de sinalização externas: placas de orientação de transito (tamanho 70x30) com tinta reflexiva foram dispostas nas principais vias de acesso ao galpão de forma a orientar os convidados

- Banners: 5 banner impressos em tecido, tamanho 60x300cm com os valores da MASISA. Esses banners foram afixados nas torres de Palets

- Back Drop fotos: Um fundo para a foto de boas vindas foi produzido em vinil fosco, tamanho 260x220cm

- Back Drop Palco: Tamanho 600x400cm em vinil fosco, afixado em treliça

- Convites: 400 convites com envelope

- Crachás: Como a maioria dos convidados não se conheciam, e como forma de facilitar a integração, foram produzidos crachás com 3 cores diferentes de modo a identificar facilmente clientes, equipe MASISA e parceiros.

- Placas de Sinalização: Para o local do evento foram criadas placas em adesivado para aplicação nos púlpitos, além de orientação de acesso aos toaletes, à cozinha, entrada e saída.

- Porta retrato: 300 porta retratos foram produzidos com as placas de MDF da MASISA. A foto que os convidados tiraram na recepção do evento era entrega ao término do evento nesse porta retratos. Para facilitar a logística de entrega, uma senha era entregue ao convidado com o número da foto.

- Eco Bag: 300 eco bag da MASISA foram entregues aos convidados para levarem seu porta retratos juntamente com um catálogo de produtos da empresa

- Fita Inaugural: A fita inaugural também foi personalizada e impressa em tecido.

Galeria de imagens
Local do cerimonial
Cenografia
Foto | Boas Vindas
Cerimonial
Palco
vallet
Entrada do maquinista
Pallets e locomotiva
Descerramento da fita inaugural
Coquetel
Comunicação Visual
Banda de Jazz / MPB
Porta retratos
Porta retratos_2
Convite | frente
Convite | Verso
       

 


Para que o evento fosse perfeito em todos os detalhes, iniciamos a montagem do evento 7 dias antes com um limpeza prévia do local do evento e com a disposição dos palets de placas na posição pré estabelecida de acordo com a planta baixa. A disposição das "paredes" foi amplamente estudada para que fossem criadas as diversas áreas do evento; respeitando as limitações técnicas inerentes à manipulação dos palets.
Dois dias antes do evento, uma nova limpeza do piso foi feita e então iniciou-se a montagem das estruturas de palco e iluminação, sob a supervisão de uma equipe de engenheiros. Nesse dia também foram dispostos os mobiliários, extintores adicionais (com orientação do corpo de bombeiros), banheiros portáteis e plantas altas, criando lounges e espaços para que os convidados pudessem acomodar-se.
No período da noite foram afinadas todas as luzes cênicas para que a cenografia ficasse impecável.
No dia do evento foram colocados os banners e a decoração final. O maquinista ensaiou a entrada da locomotiva e foram determinados os pontos de aceleração e frenagem para que os vagões parassem nos pontos pré determinados e para que pudéssemos preparar a iluminação dos mesmos uma vez no lugar.
Após esse ensaio uma nova limpeza fina foi feita no local. Todo o pátio e trilhos foram humedecidos novamente para evitar qualquer suspensão de pó no local.
Os testes com as apresentações, vídeos, últimos ajustes de iluminação e a passagens de som foram feitas no início da tarde de forma a garantir que todo o evento ficasse perfeito antes que o cliente chegasse ao local para vistoria final.
Para a entrega das fotografias, desenvolvemos um sistema para emissão de senha no momento da foto de modo a agilizar a entrega da mesma ao término do evento. Um estúdio fotográfico móvel foi levado ao local do evento e as fotos foram impressas e colocadas no porta retrato no local do evento. Ao término do evento, a mesa usada para a recepção e entrega dos crachás aos participantes, foi usada para dispor as fotos por ordem sequencial e duas recepcionistas ficaram auxiliando na entrega do brinde.

O principal objetivo do evento que era tornar esse evento social em um momento único e diferenciado, definitivamente foi alcançado.
Para a realização do evento foram envolvidos mais de 100 profissionais e contratadas várias empresas do trade, para os serviços abaixo relacionados

- Recepcionistas
- Uniforme recepcionistas:
- Confirmação de presença ativa
- Kit amenities para toaletes
- Mestre de cerimonias
- Fotógrafos
- Trio de Jazz
- Impressão digital (banners e chachás)
- Brindes
- Locação de extintores
- Serviço de ambulância da plantão: SOS
- Locação de Ventiladores
- Sistema de sonorização (palco principal e palco do show)
- Iluminação e projeção
- Buffet
- Cortinagem (túnel de entrada, paredes falsas e acabamentos para o palco)
- Locação de móveis
- Decoração
- Limpeza pré e pós evento
- Banheiros portáteis
- Serviço de Valet
- Vans para transfer hotel / CD / Hotel
- Marceneiro - montagem de escada de acesso ao galpao


De acordo com a analista de Marketing da Masisa
"A inauguração do Centro de Distribuição (CD) Masisa foi reconhecido pelos nossos clientes como um evento original por ser realizado no próprio CD e por utilizar nossos materiais como parte da estrutura, quando dividimos os ambientes com “paredes” formadas pelos nossos painéis de MDF.

A organização foi muito bem conduzida pela equipe da Atmosfera Eventos e, por ser o primeiro trabalho, conseguiram mostrar que são proativos, parceiros e experiente no que se propõe a fazer. Nossa maior satisfação foi o fato do processo de pré-evento (envio de convites, confirmações, contato com fornecedores, entre outros) ter sido tranquilo, ou seja, mesmo estando em outra cidade, conseguimos resolver o que era preciso por e-mail e/ou telefone.

Como mencionei no início, o feedback de nossos clientes foi muito positivo e, no que diz respeito a Masisa, se houver outra oportunidade, com certeza devemos contatar a Atmosfera Eventos"

 
  • Telefones para contato: (11) 2936-9030 - (11) 7569-9892